6 unterschätzte Odoo-Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag beschleunigen
Wenn wir bei Kunden in laufende Odoo-Systeme schauen, fällt uns regelmässig dasselbe auf: Die Software könnte mehr, als das Team ihr abverlangt. Nicht, weil Module fehlen – sondern weil die Bedienung Umwege macht. Da wird durch fünf Menüs geklickt, um einen Kontakt zu finden. Da werden zwanzig Angebote einzeln bestätigt. Da baut jemand jede Woche denselben Filter von Hand.
Die gute Nachricht: Die grössten Zeitgewinne im Odoo-Alltag kosten nichts. Sie stecken in Funktionen, die im Standard längst da sind – und die viele Nutzer schlicht nicht kennen. Hier sind sechs davon, inklusive der Stellen, an denen Vorsicht angebracht ist.
1. Die globale Suche: alles finden, ohne zu navigieren
Die schnellste Art, in Odoo etwas zu finden, ist nicht der Weg über App und Menü – es ist die globale Suche. Ein Druck auf die Schrägstrich-Taste (/) öffnet sie von überall her. Wer zu tippen beginnt, sieht sofort Treffer über alle Bereiche hinweg: Kontakte, Aufträge, Rechnungen, Produkte, Tickets.
Praktisch dabei:
- Die Suche versteht auch Teilbegriffe und Platzhalter (*) – der Kundenname muss nicht exakt stimmen.
- Mit den Pfeiltasten navigieren Sie durch die Treffer, Enter öffnet den Datensatz – die Hand bleibt auf der Tastatur.
- Auch E-Mail-Adressen oder Auftragsnummern funktionieren als Suchbegriff.
Wer sich diesen einen Handgriff angewöhnt, spart täglich Dutzende Klicks. In unseren Schulungen ist das regelmässig der Moment, in dem jemand sagt: «Das hätte ich gerne früher gewusst.»
2. Mehrere Tabs und Ansichten parallel nutzen
Odoo läuft im Browser – und darf auch so benutzt werden. Wer einen Menüpunkt oder Datensatz mit gedrückter Ctrl-Taste (Mac: Cmd) anklickt oder per Rechtsklick «In neuem Tab öffnen» wählt, arbeitet in mehreren Bereichen gleichzeitig: links die Angebotsliste, rechts der Kundenstamm, daneben der Kalender.
Das klingt banal, verändert aber die Arbeitsweise: Statt zwischen Vorgängen hin- und herzuspringen und dabei den Kontext zu verlieren, bleibt jeder Vorgang in seinem Tab stehen. Dazu kommt der Wechsel zwischen Listen-, Kanban- und Kalenderansicht innerhalb eines Bereichs – dieselben Daten, je nach Aufgabe anders aufbereitet: die Liste zum Abarbeiten, das Kanban für den Überblick, der Kalender für die Planung.
3. Tastaturkürzel: die Maus öfter liegen lassen
Odoo hat ein eigenes Kürzel-System, das kaum jemand nutzt. Ein Druck auf das Fragezeichen (?) blendet die Übersicht der verfügbaren Kürzel ein – etwa g + m für den Sprung ins Hauptmenü oder c, um direkt einen neuen Datensatz anzulegen. Welche Kürzel genau zur Verfügung stehen, hängt von Version und Kontext ab; die eingeblendete Übersicht zeigt jeweils, was im aktuellen Bildschirm gilt.
Den grössten Effekt haben Kürzel bei repetitiven Abläufen: neue Leads im CRM erfassen, Tickets im Helpdesk anlegen, Aufgaben erstellen. Wer solche Vorgänge dutzendfach am Tag ausführt, spart mit der Tastatur nicht Sekunden, sondern Stunden pro Monat.
4. Filter speichern statt jedes Mal neu bauen
Die Filterleiste über jeder Odoo-Liste kann deutlich mehr als die Standardfilter. Eigene Bedingungen lassen sich frei kombinieren – zum Beispiel «alle offenen Angebote über CHF 1’000, älter als 14 Tage». Der entscheidende Schritt, den viele auslassen: Speichern Sie diese Kombination als Favorit.
Damit wird aus einer wiederkehrenden Fleissarbeit ein einziger Klick. Und es geht noch weiter:
- Ein Favorit lässt sich als Standardansicht festlegen – die Liste öffnet dann immer gleich richtig gefiltert.
- Favoriten können mit dem Team geteilt werden. So schauen alle auf dieselben Zahlen, statt dass jede Person ihre eigene Filterlogik pflegt.
- Gespeicherte Filter sind auch die Basis für wiederkehrende Auswertungen – konsistent statt jedes Mal leicht anders.
Gerade für Führungskräfte ist das der einfachste Einstieg ins Thema Reporting: Bevor Sie über Dashboards nachdenken, lohnt es sich, die fünf wichtigsten Sichten als geteilte Favoriten zu definieren.
5. Sammelaktionen: Routinearbeit im Stapel erledigen
In jeder Listenansicht lassen sich mehrere Einträge gleichzeitig markieren und über das Aktionen-Menü gemeinsam bearbeiten: Angebote bestätigen, E-Mails an eine Auswahl von Kontakten senden, Aufgaben zuweisen, Status oder Felder anpassen. Was sonst zwanzig identische Einzelvorgänge wären, ist ein einziger.
Hier gehört allerdings ein ehrlicher Warnhinweis dazu: Sammelaktionen sind so schnell wie unbarmherzig. Wer 200 Datensätze markiert und das falsche Feld ändert, hat in Sekunden einen Schaden angerichtet, der sich nicht per Ctrl+Z zurückholen lässt. Deshalb:
- Prüfen Sie vor der Aktion die aktive Filterung – ist wirklich nur ausgewählt, was Sie meinen?
- Massenänderungen an Stammdaten gehören in ruhige Momente, nicht zwischen zwei Telefonate – und bei heiklen Feldern zuerst in eine Testumgebung.
- Überlegen Sie, wer im Team solche Aktionen ausführen darf. Berechtigungen sind hier kein Misstrauen, sondern Datenqualitäts-Schutz.
Richtig eingesetzt, ist die Massenbearbeitung trotzdem einer der grössten Zeitsparer in Odoo – gerade beim Aufräumen von Altdaten oder bei wiederkehrenden Freigaben.
6. Die eingebauten KI-Werkzeuge: Routinetexte und Belege dem System überlassen
Weniger bekannt ist, dass Odoo inzwischen eine ganze Reihe von KI-Funktionen direkt eingebaut hat – ohne separates ChatGPT-Abo und ohne Zusatzmodul. Vier davon haben im Alltag den grössten Effekt:
- Belege auslesen: Gescannte Lieferantenrechnungen und PDFs werden per Texterkennung ausgelesen, die Felder (Lieferant, Betrag, Datum, Positionen) automatisch befüllt – aus Abtippen wird Kontrollieren.
- Zusammenfassen: Lange Nachrichtenverläufe oder umfangreiche Datensätze lassen sich auf die Kernaussagen verdichten – praktisch bei der Übernahme eines fremden Tickets oder Projekts.
- Texte verbessern: Tippfehler korrigieren, die Tonalität anpassen, Entwürfe für E-Mails oder Produktbeschreibungen erzeugen – direkt im Editor.
- Übersetzen: Inhalte werden im System übersetzt, ohne Umweg über externe Tools – für Schweizer KMU mit Kundschaft in mehreren Landessprachen ein stiller Zeitsparer.
Auch hier gehört die ehrliche Einordnung dazu: Welche KI-Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von Version und Edition ab – die Belegerkennung etwa nutzt teilweise kostenpflichtiges Guthaben. Und KI-Ergebnisse bleiben Vorschläge: Eine erkannte Rechnung verdient vor der Verbuchung einen Kontrollblick, ein generierter Text eine Prüfung, bevor er an Kunden geht. Wer Personendaten verarbeitet, sollte zudem klären, welche Dienste dabei im Hintergrund arbeiten – dieselbe Sorgfalt, die wir beim Datenschutz in Odoo-Projekten generell empfehlen. Dass KI in Odoo künftig noch deutlich weiter geht, zeigt übrigens der Blick auf die Odoo-20-Roadmap.
Unser Fazit: Effizienz ist eine Frage der Nutzung, nicht der Module
Fast keine dieser sechs Funktionen kostet etwas extra, keine braucht ein Projekt. Was es braucht, ist jemand, der sie dem Team zeigt. Unsere Empfehlung aus der Praxis:
- Selbst ausprobieren – am besten in einer Test- oder Demo-Umgebung, besonders bei den Sammelaktionen.
- Im Team teilen – ein 15-Minuten-Slot im nächsten Teammeeting reicht für alle sechs Funktionen.
- In die Einarbeitung aufnehmen – neue Mitarbeitende lernen Odoo so von Anfang an effizient statt umständlich.
Und wenn Sie den Eindruck haben, dass in Ihrem Odoo mehr Umwege als nötig stecken: Genau solche Dinge schauen wir uns im kostenlosen Projekt-Check an. Oft liegt der schnellste Fortschritt nicht im nächsten Modul, sondern darin, das Vorhandene richtig zu nutzen.
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Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir auf Ihre Arbeitsweise in Odoo – oft liegen die schnellsten Verbesserungen nicht in neuen Modulen, sondern in der Nutzung.