Projekte, deren Marge Sie nicht erst am Ende kennen
Von der Offerte bis zur verrechneten Stunde: Wir machen Ihr Projektgeschäft durchgängig – mit sichtbarem Budget, sauberer Zeiterfassung und einer Verrechnung, die nichts vergisst. Das System dahinter: Odoo.
Projektprozesse prüfen lassen
Typische Probleme im Projektgeschäft
- Zeiten werden nachträglich erfasst – am Freitag, aus dem Gedächtnis, lückenhaft.
- Der Budgetstand ist unbekannt, bis das Projekt abgeschlossen und nachkalkuliert ist.
- Zusatzaufwände werden geleistet, aber nie verrechnet – aus Kulanz oder Vergesslichkeit.
- Planung lebt in getrennten Tools: Excel für Ressourcen, Aufgaben im zweiten System, Stunden im dritten.
- Der Projektstand steht in Status-Meetings statt im System.
- Ob ein Projekt Geld verdient, zeigt erst die Nachkalkulation – Wochen zu spät.
Im Projektgeschäft ist die Marge das Erste, was leise verschwindet
Kein einzelner Fehler tut weh. Aber jede vergessene Stunde und jede späte Zahl kostet – Projekt für Projekt.
Verschenkte Stunden
Nicht erfasste und nicht verrechnete Stunden sind direkte Margenverluste – unsichtbar, weil sie in keiner Auswertung auftauchen. Schon wenige verlorene Stunden pro Woche kosten übers Jahr mehr als die ganze Systemeinführung.
Überraschungen statt Steuerung
Wenn der Budgetstand erst in der Nachkalkulation sichtbar wird, lässt sich nichts mehr korrigieren. Das Projekt ist fertig – und der Verlust auch.
Ungleich verteilte Last
Ohne Auslastungssicht arbeiten die einen am Anschlag, während andere Kapazität hätten. Engpässe fallen erst auf, wenn Termine kippen – und dann hilft nur noch Feuerwehr.
Diskussionen ohne Belege
Wer Zusatzaufwände nicht dokumentiert, verhandelt am Projektende aus dem Gedächtnis. Ohne Belege verliert entweder die Marge – oder die Kundenbeziehung.
Offerten ohne Fundament
Ohne saubere Nachkalkulation bleibt jede neue Offerte eine Wette. Dieselben Unterschätzungen wiederholen sich – Projekt für Projekt.
So sieht ein durchgängiger Projektprozess aus
Unabhängig vom System: Das ist der Soll-Prozess, an dem wir jedes Projekt ausrichten.
Offerte wird zum Projekt
Aus dem gewonnenen Angebot entsteht das Projekt mit Budget, Aufgaben und Team – ab Tag eins, ohne Neuerfassung.
Planen und zuteilen
Auslastung und Verfügbarkeit sind sichtbar, bevor Engpässe entstehen – geplant wird im System, nicht im Flurfunk.
Zeiten laufend erfassen
Stunden werden direkt auf der Aufgabe erfasst – am Desktop oder mobil, in Sekunden statt am Freitagabend.
Zusatzaufwand als Nachtrag
Mehrleistungen werden festgehalten und freigegeben – verrechnet statt verschenkt, belegt statt diskutiert.
Verrechnen ohne Zusammensuchen
Rechnungen entstehen aus den erfassten Daten – nach Aufwand, Pauschale oder Meilenstein.
Marge in Echtzeit
Zeiten, Kosten und Erlöse laufen pro Projekt zusammen – die Rentabilität ist sichtbar, solange sich noch steuern lässt.
Umgesetzt mit Odoo – mehr als «nur ein Projekttool»
Für dieses Zielbild setzen wir auf Odoo: Dort sind Verkauf, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung eine Plattform – die Stunde, die am Morgen erfasst wird, steht am Abend in der Verrechnung und in der Marge.
- Projekte aus der Offerte: Gewonnene Angebote werden automatisch zu Projekten mit Budget und Aufgaben
- Zeiterfassung ohne Umweg: Stunden direkt auf der Aufgabe – am Desktop oder mobil
- Flexible Verrechnung: Nach Aufwand, Pauschale oder Meilenstein – Rechnungen entstehen aus den erfassten Daten
- Ressourcen im Blick: Auslastung und Verfügbarkeit des Teams, bevor Engpässe entstehen
- Margen in Echtzeit: Zeiten, Kosten und Erlöse laufen pro Projekt zusammen
Typische Anwendungsfälle
Aufwandsprojekte mit Stundenverrechnung
Erfasste Stunden fliessen direkt in den Rechnungsentwurf: Am Monatsende steht die Abrechnung inklusive Tätigkeitsnachweis – ohne dass jemand Excel-Listen zusammenträgt.
Pauschalprojekte mit Meilensteinen
Festpreis heisst nicht Blindflug: Meilensteine lösen Teilrechnungen aus, und der interne Aufwand läuft trotzdem mit – so sehen Sie, ob die Pauschale trägt.
Serviceverträge & Retainer
Monatliche Kontingente mit automatischer Verrechnung: Bezogene Leistungen buchen gegen das Kontingent, Überschreitungen werden sichtbar statt verschenkt.
Ressourcen- und Einsatzplanung
Geplante Projekte belegen Kapazität, bevor sie starten. Wer wann verfügbar ist, zeigt die Planung – nicht der Flurfunk.
Kundenfreigaben & Portal
Kunden sehen Fortschritt, Dokumente und Stunden im Portal und geben Meilensteine direkt frei – weniger Status-Mails, mehr Verbindlichkeit.
Nachkalkulation als Offertenbasis
Abgeschlossene Projekte zeigen, wo Aufwand unterschätzt wurde – die nächste Offerte kalkuliert mit echten Zahlen statt mit Hoffnung.
Nutzen nach Rollen
Wählen Sie Ihre Rolle – das ändert sich in Ihrem Alltag.
Ich will wissen, welche Projekte Geld verdienen – solange ich noch eingreifen kann.
Geschäftsführung- Margen pro Projekt in Echtzeit statt in der Nachkalkulation
- Auslastung und Auftragsbestand in einer Sicht
- Verlässliche Basis für Preise und Offerten
Ich will den Budgetstand sehen, bevor ihn der Kunde auf der Rechnung sieht.
Projektleitung- Budget, Fortschritt und offene Punkte jederzeit sichtbar
- Nachträge dokumentiert statt am Projektende diskutiert
- Weniger Status-Meetings, mehr Steuerung
Ich will meine Stunden in Sekunden erfassen – nicht am Freitag rekonstruieren.
Mitarbeitende & Consultants- Zeiterfassung direkt auf der Aufgabe – mobil oder am Desktop
- Klare Aufgaben und Prioritäten statt Zuruf
- Weniger Rückfragen, was verrechnet werden darf
Ich will verrechnen, was geleistet wurde – vollständig und ohne Nachforschen.
Finanzen- Rechnungen entstehen aus erfassten Zeiten und Meilensteinen
- Kontingente, Nachträge und Spesen gehen nicht vergessen
- Saubere Abgrenzung angefangener Arbeiten
Standard, Konfiguration oder Individualisierung?
Die wichtigste Kostenfrage im Projekt. Unsere Haltung: so viel Standard wie möglich, Anpassung nur mit wirtschaftlicher Begründung.
Standard
Die Basis jedes Projekts
- Projekte
- Aufgaben
- Zeiterfassung
- Planung
- Verrechnung
- Kundenportal
- Auswertungen
Deckt den Weg von der Offerte bis zur Rechnung ab – sofort nutzbar und upgradesicher.
Konfiguration
Ohne eine Zeile Code
- Projektvorlagen
- Verrechnungsregeln
- Stundensätze
- Freigaben
- Berechtigungen
- Berichte
Macht den Standard zu Ihrem Projektablauf – anpassbar, ohne Entwicklung.
Individualisierung
Die begründete Ausnahme
- Branchenspezifische Abläufe
- Spezialauswertungen
- Besondere Schnittstellen
Selten nötig – und wenn, dann bewusst entschieden, dokumentiert und wartbar gebaut.
Jede Anpassung kostet doppelt: einmal beim Bau und bei jedem künftigen Upgrade. Deshalb prüfen wir zuerst, ob der Standard mit klugem Prozessdesign reicht – meistens tut er das.
Integrationen und angrenzende Prozesse
Das Projektgeschäft steht nie allein – seine Wirkung entsteht an den Übergängen.
Dienstleistungen eine Plattform, eine Datenbasis
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Vom Prozess her gedacht – in vier Etappen
Projektprozess-Check
Wo verlieren Sie heute Stunden, Marge und Übersicht? Wir sagen ehrlich, wo der grösste Hebel liegt.
Soll-Prozess definieren
Projektarten, Verrechnungslogik, Vorlagen und Verantwortlichkeiten – zuerst der Prozess, dann die Konfiguration.
Umsetzung in Etappen
Erst Projekte, Zeiterfassung und Verrechnung produktiv, dann Ausbau – mit Datenübernahme aus den bisherigen Tools und Schulung des Teams.
Betrieb und Feinschliff
Nach dem Go-live justieren wir nach: Auswertungen, Automatisierungen und die Fragen, die erst im Alltag entstehen.
Warum Binadoo
Wir verkaufen keine Softwarelizenzen, sondern funktionierende Prozesse – und führen unsere eigenen Kundenprojekte genauso in Odoo, wie wir es Ihnen empfehlen.
- Schweizer Odoo-Partner mit Standort Steinhausen ZG
- Fokus auf KMU – wir kennen die Abläufe und Budgets
- Beratung, Umsetzung, Hosting und Support aus einer Hand
- Über 10 Jahre Odoo-Erfahrung
- Standardnähe, wo möglich – Individualisierung, wo begründet
- Deutschsprachige Betreuung und feste Ansprechpartner
- Ehrliche Empfehlungen – auch wenn sie «noch nicht» lauten
- Keine Lock-in-Strategie: Daten und Dokumentation gehören Ihnen
Online Marketing AG: Komplexe Verrechnung ohne Sonderlösungen
Für die Digitalagentur aus Zug haben wir Angebots- und Rechnungsprozesse mit Abo-Modellen, Teilrechnungen und Medienbudgets in Odoo aufgesetzt – standardnah konfiguriert, mit gezielten Anpassungen nur beim Dokumentendesign und der Budgetlogik.
Das Projekt zeigt das Prinzip dieser Seite: Auch komplexe Dienstleistungs-Verrechnung braucht keine Sonderlösung, sondern einen sauber aufgebauten Prozess im Standard.
Case Study lesenHäufige Fragen zu Projekten & Dienstleistungen
Nur, wenn sie schnell geht und etwas zurückgibt. Deshalb bauen wir die Erfassung so, dass sie direkt auf der Aufgabe passiert – wenige Sekunden statt Wochenrapport – und das Team davon profitiert: klare Aufgaben, weniger Rückfragen, keine Freitag-Rekonstruktion. Wichtig ist auch die Regel, dass Zeiten der Verrechnung und Planung dienen, nicht der Überwachung.
Gerade dann: Bei Pauschalen entscheidet der interne Aufwand über die Marge, und genau der bleibt ohne Erfassung unsichtbar. Odoo bildet Festpreis, Meilenstein-Rechnungen und Aufwand nebeneinander ab – Sie verrechnen die Pauschale und sehen trotzdem, ob sie trägt.
Laufende Projekte werden mit Budgetstand und offenen Aufgaben übernommen – meist zu einem definierten Stichtag, ab dem neu erfasst wird. Die Historie muss nicht vollständig nachgebaut werden; entscheidend ist ein sauberer Schnitt, damit die Verrechnung ab Tag eins stimmt.
Einkauf und Fremdleistungen buchen direkt auf das Projekt: Die Marge rechnet mit echten Kosten statt nur mit internen Stunden. Subunternehmer-Rechnungen lassen sich dem Projekt zuordnen und – wo vereinbart – mit Aufschlag weiterverrechnen.
Ja. Tätigkeitsnachweise entstehen aus den erfassten Zeiten, und über das Kundenportal sehen Ihre Kunden Fortschritt, Dokumente und Stunden laufend selbst. Das ersetzt einen grossen Teil der Status-Mails – und die Diskussionen am Monatsende gleich mit.
Eine fokussierte erste Etappe – Projekte, Zeiterfassung, Verrechnung – beginnt für ein KMU erfahrungsgemäss im tiefen fünfstelligen Bereich; dazu kommen Odoo-Lizenzen pro Nutzer und Monat. Die ehrliche Antwort hängt an Projektarten, Verrechnungsmodellen und Datenlage – im kostenlosen Projektprozess-Check geben wir Ihnen eine erste Einordnung.
Diese Tools sind in der Aufgaben- und Ablaufplanung stark – sie enden aber bei der Frage, was eine Stunde kostet und wer sie bezahlt. Odoo verbindet Aufgaben mit Budget, Verrechnung und Finanzbuchhaltung. Wenn Ihr Engpass reine Team-Organisation ist, kann ein spezialisiertes Tool genügen; sobald Stunden zu Rechnungen und Margen werden sollen, spielt die Plattform ihren Vorteil aus.
Meistens ist es weniger speziell als gedacht – Aufwand, Pauschale, Kontingent und Meilenstein decken fast alle Modelle ab, und Standardnähe spart Geld bei Einführung und jedem Upgrade. Wo es echte Besonderheiten gibt, individualisieren wir gezielt: bewusst entschieden, dokumentiert und wartbar. Genau diese Einordnung liefert der Workshop.
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Erzählen Sie uns, wie Sie Projekte heute steuern – wir sagen Ihnen ehrlich, wo Stunden und Marge verloren gehen und was der sinnvolle erste Schritt ist.
