Online Marketing AG: Effiziente Auftragsverwaltung mit Odoo
Ausgangslage
Die Online Marketing AG, eine führende Agentur aus Zug, verwaltete ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio mit hoher Produktvarianz, Abonnement-Modellen, Teilrechnungen und differenzierten Budgetstrukturen. Die Angebots- und Rechnungsprozesse waren entsprechend komplex – und nicht erfolgsrelevante Medienbudgets mussten sauber von der Ergebnisrechnung getrennt geführt werden.
Ziel
Eine effiziente, durchgängige Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Rechnung, professionelle Kundendokumente – und eine solide Basis, um später weitere Geschäftsbereiche wie HR und Buchhaltung auf derselben Plattform zu integrieren.
Lösung mit Odoo
Odoo wurde als zentrales ERP-System eingeführt, auf die Anforderungen der Agentur zugeschnitten und auf Odoo.sh gehostet:
- Produkt- und Angebotsmanagement: Variantenreiche Dienstleistungen inklusive Abonnement-Modellen und Teilzahlungsoptionen, vollständig verknüpft mit CRM und Auftragsabwicklung
- Offerten- und Rechnungsdesign: Visuell hochwertige PDF-Dokumente, welche die komplexen Leistungsstrukturen transparent darstellen
- Medienbudget-Verwaltung: Separate Erfassung nicht erfolgsrelevanter Budgets ohne Einfluss auf die Ergebnisrechnung – sauber ins Controlling integriert
- Teil- und Abschlagsrechnungen: Flexible Rechnungsstellung mit automatisierten Workflows für regelmässige und projektbezogene Abrechnungen
Rolle von Binadoo
Binadoo verantwortete die Einführung: standardnahe Konfiguration der Verkaufs- und Abrechnungsprozesse, gezielte Anpassungen beim Dokumentendesign und der Medienbudget-Logik, das Hosting-Setup auf Odoo.sh sowie die Vorbereitung des schrittweisen Ausbaus um weitere Module.
Ergebnis
- Deutliche Entlastung im Tagesgeschäft durch automatisierte Angebots- und Rechnungsworkflows
- Weniger manuelle Arbeit und weniger Fehler bei Abos, Teil- und Abschlagsrechnungen
- Erhöhte Transparenz über Aufträge, Budgets und Ergebnisbeiträge
- Professionellere Aussendarstellung durch optisch hochwertige, automatisch erstellte Dokumente
- Skalierbare Basis für die geplante Integration von HR und Schweizer Lohnbuchhaltung
Eingesetzte Odoo-Bereiche
CRM · Sales/Angebote · Subscriptions/Abonnemente · Invoicing/Rechnungen · Controlling/Kostenrechnung (Medienbudgets) · Hosting auf Odoo.sh
Lernpunkt
Komplexe Verrechnungsmodelle sind kein Grund für Sonderlösungen: Mit einem sauber aufgebauten Produkt- und Abomodell bildet der Odoo-Standard auch Agentur-Komplexität ab – Anpassungen braucht es nur an klar begründeten Stellen wie Dokumentendesign und Budgetlogik. Und wer in Phasen einführt, schafft eine Basis, auf der HR und Buchhaltung später ohne Neustart aufsetzen.
Über den Kunden: Die Online Marketing AG unterstützt Unternehmen erfolgreich in digitaler Markenführung und Kampagnenplanung. Aufgrund ihres vielfältigen Dienstleistungsportfolios ist Flexibilität in der Auftragsabwicklung essenziell – weshalb Odoo die ideale ERP-Lösung für das Unternehmen darstellt.
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