Bieri Food: Digitalisierung Schritt für Schritt statt Grossprojekt
57 Mitarbeitende, 18 Lieferwagen, 5’000 Palettenplätze in drei Temperaturzonen und über 2’500 Artikel: Bieri Food ist weit mehr als ein Lebensmittelhändler. Das Schweizer KMU beschafft Produkte aus der ganzen Welt, lagert und kommissioniert sie und übernimmt mit der eigenen Fahrzeugflotte auch die Distribution. Entsprechend vielfältig sind die Prozesse hinter dem Unternehmen.
Gemeinsam mit Binadoo verfolgt Bieri Food deshalb einen langfristigen Ansatz: Statt die gesamte Systemlandschaft in einem einzigen Grossprojekt zu verändern, wird Odoo schrittweise als integrierte Unternehmensplattform ausgebaut. Den Anfang machten die Personalprozesse, die seit längerem produktiv auf Odoo laufen. Der jüngste Schritt: die neue Website - bewusst ebenfalls auf Odoo.
Ausgangslage
Digitalisierung bedeutet für Bieri Food nicht, für jede neue Anforderung ein weiteres Tool einzuführen. Denn mit jedem zusätzlichen System entstehen neue Schnittstellen, separate Datenbestände und zusätzlicher Pflegeaufwand. Website, CRM, Recruiting, HR und Dokumentenmanagement funktionieren dann zwar einzeln - aber nicht zwingend miteinander.
Diese Haltung hat sich im Personalbereich bereits bewährt: Dort arbeitet Bieri Food seit längerem mit Odoo - von der Mitarbeitendenverwaltung über Recruiting, Abwesenheiten, Spesen und Arbeitszeiten bis zu Lohnverarbeitung, Dokumenten und elektronischen Signaturen. Aus einzelnen Anwendungen ist ein zusammenhängender Employee Lifecycle geworden: Eine Bewerbung kann zum Mitarbeitenden führen, Dokumente und unterzeichnete Vereinbarungen werden im gleichen System weitergeführt, Beurteilungen und Lohnverarbeitung greifen ineinander.
Ausgerechnet die Website stand jedoch noch ausserhalb dieser Welt. Der bestehende Auftritt war in die Jahre gekommen und als isoliertes System vom Rest der Prozesse getrennt. Konkret spürbar wurde das etwa im Recruiting: Offene Stellen wurden intern in Odoo geführt - auf der Website mussten sie separat gepflegt werden, und Bewerbungen erreichten das Unternehmen ausserhalb des eigentlichen Prozesses.
Ziel
Ein moderner digitaler Auftritt, der nicht wieder eine Insellösung ist, sondern Teil der bestehenden Plattform: Die Website soll dort, wo es sinnvoll ist, direkt auf die Prozesse und Daten in Odoo zugreifen - ohne Schnittstellen, ohne Doppelpflege.
Der neue Schritt: Die Website wird Teil der Unternehmensplattform
Gemeinsam mit Bieri Food entwickelte Binadoo den neuen digitalen Auftritt auf Basis von Odoo. Dabei entstand nicht einfach eine neue Website. Umgesetzt wurden unter anderem:
- Neues Webdesign und Seitenstruktur
- Content Management für die redaktionelle Pflege im eigenen Haus
- Formulare mit Anbindung an das CRM
- Blog und aktuelle Inhalte
- Karrierebereich, direkt verbunden mit dem Odoo-Recruiting
- Tracking und Suchmaschinenoptimierung
- Integration von Daten aus Odoo
Damit verändert sich die Rolle der Website grundlegend. Sie ist nicht mehr nur eine digitale Visitenkarte, sondern die sichtbare Oberfläche der bestehenden Unternehmensprozesse.
Das Beispiel Recruiting: Vom Inserat bis zur Anstellung ein Prozess
Am deutlichsten zeigt sich der Nutzen dort, wo interne Prozesse und Aussenauftritt zusammenkommen. Eine offene Stelle wird einmal im Odoo-Recruiting erfasst - und erscheint automatisch im Karrierebereich der Website. Wird die Stelle besetzt, verschwindet sie dort wieder. Niemand pflegt Inserate doppelt, nichts bleibt versehentlich online.
Bewerbungen gehen direkt über die Website ein und landen ohne Medienbruch im Recruiting-Prozess: gleiche Kandidatenakte, gleicher Bewerbungsstatus, gleiche Kommunikation. Und weil bei Bieri Food der gesamte Employee Lifecycle in Odoo abgebildet ist, führt der Weg von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag mit elektronischer Signatur bis zur Personalakte durch ein einziges System.
Genau dafür wurde die Website auf Odoo gebaut: nicht wegen des Webdesigns allein, sondern weil jeder weitere Prozess - Formulare ins CRM, Veranstaltungen, später vielleicht ein Kundenportal oder E-Commerce - auf demselben Fundament eingebunden werden kann, statt eine neue Schnittstelle zu brauchen.
Ergebnis
- Keine Doppelpflege - Stellen, Inhalte und Formulare werden an einem Ort geführt
- Durchgängiges Recruiting vom Inserat bis zur unterschriebenen Anstellung, ohne Medienbrüche
- Mehr Kontrolle über die eigenen Inhalte - Änderungen brauchen keine externe Umsetzung
- Eine Basis für weitere Etappen, weil Website und Prozesse dieselbe Plattform teilen
Eine Plattform statt immer mehr Einzellösungen
Genau hier zeigt sich der strategische Ansatz hinter dem Projekt. Für Website, Recruiting, Mitarbeiterverwaltung, Dokumente, elektronische Signaturen, Abwesenheiten oder Spesen könnten jeweils spezialisierte Einzellösungen eingesetzt werden. Jede davon könnte ihre Aufgabe hervorragend erfüllen. Die entscheidende Frage lautet jedoch: Wie viele Systeme braucht ein Unternehmen wirklich?
Mit jedem zusätzlichen System steigen Schnittstellenbedarf, Datenpflege, Administration und Abhängigkeiten. Bieri Food verfolgt deshalb gemeinsam mit Binadoo einen anderen Weg - und hat mit der Website bewusst kein neues Einzelsystem geschaffen, sondern die bestehende Plattform erweitert.
Warum Schritt für Schritt?
Neue Systeme betreffen nie nur die Technologie. Sie verändern Prozesse, Verantwortlichkeiten, Daten und die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden. Je mehr Bereiche gleichzeitig verändert werden, desto grösser werden Projekt- und Veränderungsrisiken. Digitale Transformation muss deshalb nicht als Grossprojekt über alle Bereiche gleichzeitig stattfinden.
Bei Bieri Food wird die Plattform in kontrollierten Etappen ausgebaut: Zielbild definieren, sinnvollen Einstiegspunkt wählen, produktiv setzen, Erfahrungen sammeln, Nutzen realisieren, nächsten Prozess integrieren. Die Personalprozesse haben gezeigt, dass dieser Weg funktioniert - die Website ist die konsequente nächste Etappe auf derselben Plattform.
Rolle von Binadoo
Unsere Aufgabe endet nicht mit der technischen Implementierung einzelner Odoo-Module. Wir begleiten Bieri Food beim schrittweisen Ausbau der Systemlandschaft - von den Personalprozessen über die neue Website bis zu den Etappen, die noch folgen. Dabei gilt für uns: Integration vor Insellösung. Standard vor Individualisierung. Business-Nutzen vor Funktionsumfang. Und Evolution dort, wo ein Big Bang keinen zusätzlichen Nutzen schafft.
Die Perspektive
Mit Personalprozessen und Website ist die Entwicklung nicht abgeschlossen, sie geht weiter. Perspektivisch soll Odoo bei Bieri Food zusätzliche Unternehmensprozesse übernehmen und sich schrittweise zur zentralen Unternehmensplattform entwickeln. Welche Prozesse wann folgen, wird nicht von der Anzahl verfügbarer Odoo-Apps bestimmt. Massgebend sind der betriebliche Nutzen, die Abhängigkeiten zwischen den Prozessen und die Fähigkeit der Organisation, die Veränderung nachhaltig umzusetzen.
Eingesetzte Odoo-Bereiche
Mitarbeitende · Recruiting · Mitarbeitendengespräche · Abwesenheiten · Spesen · Arbeitszeiten · Lohnverarbeitung · Dokumente · Elektronische Signatur · Website · CMS · Blog · Formulare · CRM
Lernpunkt
Wer bereits produktiv mit Odoo arbeitet, hat bei jeder neuen Anforderung eine Wahl: ein weiteres Spezialsystem mit eigener Schnittstelle - oder die bestehende Plattform erweitern. Bieri Food zeigt, dass auch eine Website eine Plattform-Entscheidung ist: Auf Odoo gebaut, wird sie vom Aushängeschild zum Teil der Prozesskette. Entscheidend ist, dass jede Etappe für sich Nutzen bringt und trotzdem auf dasselbe Zielbild einzahlt. Wie ein solcher Ausbau im Personalbereich über Jahre aussieht, zeigt unsere Case Study zur HR-Digitalisierung bei der Hosberg AG.
Über den Kunden: Die Bieri Food AG beschafft, lagert und liefert Lebensmittel für den Schweizer Markt. Mit 57 Mitarbeitenden, 18 Lieferwagen und 5’000 Palettenplätzen in drei Temperaturzonen deckt das Unternehmen die gesamte Kette von der weltweiten Beschaffung über Lagerung und Kommissionierung bis zur eigenen Distribution ab.
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