Einkauf für KMU effizient organisieren
In den wenigsten Schweizer KMU gibt es eine Einkaufsabteilung. Eingekauft wird nebenbei - von der Produktion, vom Lager, von der Geschäftsführung. Das funktioniert erstaunlich lange und wird dann teuer. Wie sich Einkauf ohne eigene Stelle organisieren lässt: über Rollen, Betragsgrenzen und wenige klare Regeln.
Fragen Sie in einem Schweizer KMU nach dem Einkauf, und Sie bekommen selten einen Namen. Sie bekommen eine Liste: Der Produktionsleiter bestellt Material, das Lager bestellt nach, die Geschäftsführung verhandelt die grossen Verträge, und Kleinmaterial holt, wer gerade unterwegs ist.
Das ist kein Missstand, sondern der Normalfall. Eine eigene Einkaufsabteilung rechnet sich in dieser Grösse meist nicht. Die Frage ist deshalb nicht, wie man eine Abteilung aufbaut, sondern wie man Einkauf organisiert, wenn es keine gibt.
Kurz gesagt: Verteilter Einkauf ist in Ordnung. Unsichtbarer Einkauf ist es nicht. Es braucht keine Abteilung, aber drei Dinge: klare Zuständigkeit je Materialgruppe, Betragsgrenzen für Freigaben und einen Ort, an dem alle Bestellungen sichtbar sind.
Woran verteilter Einkauf scheitert
Solange das Unternehmen klein ist, funktioniert die informelle Lösung gut - jeder weiss, was er darf, und Absprachen laufen über den Flur. Ab einer gewissen Grösse kippt das, und zwar in vier Mustern.
Niemand kennt die Gesamtmenge. Drei Personen bestellen beim selben Lieferanten, jede für sich. Statt eines Jahresvolumens, über das sich verhandeln liesse, entstehen viele Kleinbestellungen zu Listenpreisen.
Bestellungen ohne Freigabe. Nicht aus Absicht, sondern weil nie festgelegt wurde, ab welchem Betrag jemand fragen muss. Das fällt erst auf, wenn eine Rechnung kommt, die niemand erwartet hat.
Kein Preisvergleich, weil keine Zeit. Wer nebenbei einkauft, bestellt beim bekannten Lieferanten. Das ist effizient und kostet trotzdem Geld - besonders bei Positionen, die jedes Jahr wiederkehren.
Lieferantenwissen sitzt in Köpfen. Konditionen, Ansprechpartner, Erfahrungen mit Terminen - all das ist bekannt, aber nicht festgehalten. Wenn die Person das Unternehmen verlässt, beginnt der Aufbau von vorn.
Die drei Bausteine
Aus diesen Mustern folgt, was es tatsächlich braucht. Es ist weniger, als man denkt.
Zuständigkeit je Materialgruppe. Nicht eine Person für alles, sondern je Gruppe eine benannte Person: Produktionsmaterial, Betriebsmittel, IT, Dienstleistungen. Das bündelt Volumen und Wissen, ohne eine Stelle zu schaffen. Wichtig ist die Benennung - “das macht meistens Herr Meier” ist keine Zuständigkeit.
Betragsgrenzen für Freigaben. Eine kurze Regel genügt: bis zu einem Betrag selbständig, darüber Freigabe durch die Bereichsleitung, ab einem höheren Betrag durch die Geschäftsführung. Die Zahlen sind unternehmensspezifisch; wichtig ist, dass es sie gibt und dass sie eingehalten werden können, ohne den Betrieb aufzuhalten.
Ein Ort, an dem alles sichtbar ist. Der entscheidende Punkt. Solange Bestellungen als E-Mails, Telefonate und Notizen existieren, gibt es keine Gesamtsicht - weder über offene Bestellungen noch über das Jahresvolumen je Lieferant. Erst wenn alle Bestellungen an einer Stelle landen, lassen sich die anderen beiden Bausteine überhaupt kontrollieren.
Es braucht keine Einkaufsabteilung. Es braucht Namen, Grenzen und eine gemeinsame Sicht.
Wann sich mehr Formalisierung lohnt - und wann nicht
Hier ist eine ehrliche Einordnung wichtiger als eine Empfehlung. Mehr Struktur lohnt sich, wenn eines davon zutrifft:
- Sie können nicht sagen, wie viel Sie im letzten Jahr bei Ihrem grössten Lieferanten gekauft haben
- Es gibt regelmässig Rechnungen, die niemand zuordnen kann
- Materialengpässe überraschen Sie, statt sich anzukündigen
- Beim Ausfall einer Person stünde die Beschaffung still
Trifft nichts davon zu, ist Ihr Einkauf für Ihre Grösse gut genug - dann bringt zusätzliche Formalisierung mehr Aufwand als Nutzen. Diese Antwort geben wir häufiger, als man erwarten würde.
Der Schritt von der Organisation zum eigentlichen Ablauf - Bedarfsmeldung, Lieferantenauswahl, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung - ist der nächste; er ist im Beitrag zum professionellen Einkaufsprozess beschrieben.
Was Odoo an der Organisation ändert
Die drei Bausteine oben lassen sich mit Odoo abbilden, ohne dass daraus ein grosses Vorhaben wird.
Bestellungen laufen als Datensätze statt als E-Mails - damit entsteht die Gesamtsicht, die vorher fehlte: offene Bestellungen, erwartete Wareneingänge, Volumen je Lieferant. Freigabegrenzen lassen sich als Regel hinterlegen, sodass eine Bestellung über einem Betrag zur Freigabe geht, statt auf Zuruf zu laufen. Und die Lieferantendaten samt Konditionen und Historie hängen am Lieferanten, nicht in einem Kopf.
Der Nutzen liegt dabei weniger in der einzelnen Funktion als darin, dass Bestellung, Wareneingang und Rechnung denselben Beleg teilen. Genau daran hängt später die Frage, ob Sie Liefertermine verlässlich halten können - und ob Ihre Bestände zur Realität passen. Die Übersicht dazu finden Sie unter Lager, Einkauf und Auftragsabwicklung.
Fazit
Einkauf im KMU muss nicht zentralisiert werden, um funktionieren zu können. Er muss sichtbar sein.
Wer je Materialgruppe eine zuständige Person benennt, Freigabegrenzen festlegt und alle Bestellungen an einer Stelle führt, hat den grössten Teil des Nutzens erreicht - ohne eine Stelle zu schaffen, die sich in dieser Grösse ohnehin nicht rechnen würde.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Einkauf · Lösung Lager. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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