Wie ein professioneller Einkaufsprozess aussieht
Einkauf wird in vielen KMU auf das Auslösen einer Bestellung reduziert - dabei beginnt der Prozess viel früher und endet erst mit der geprüften Lieferantenrechnung. Wie ein professioneller Einkaufsprozess aufgebaut ist.
Einkauf wird in vielen KMU auf eine einzige Handlung reduziert: eine Bestellung auslösen. Tatsächlich beginnt professioneller Einkauf viel früher - bei der Frage, ob und wie viel überhaupt gebraucht wird - und endet erst, wenn die Lieferantenrechnung geprüft und bezahlt ist.
Die Schritte eines vollständigen Einkaufsprozesses
Ein professioneller Einkaufsprozess lässt sich in sechs Schritte gliedern:
- Bedarfsmeldung - eine Abteilung meldet, was sie benötigt
- Anfrage - bei neuem oder grösserem Bedarf werden Angebote bei mehreren Lieferanten eingeholt
- Lieferantenauswahl - der passende Lieferant wird bestimmt, bei wiederkehrendem Bedarf oft bereits vorgegeben
- Bestellung - Menge, Preis und Liefertermin werden verbindlich festgehalten
- Wareneingang - die Lieferung wird auf Menge und Qualität geprüft
- Rechnungsprüfung - die Lieferantenrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen, bevor sie bezahlt wird
Bei wiederkehrendem Bedarf mit einem bereits bewährten Lieferanten fällt die Anfrage oft weg - die Auswahl steht ja schon fest. Bei neuem oder grösserem Bedarf ist sie jedoch der Schritt, der über den Preis entscheidet: Wer nur einen Lieferanten anfragt, verhandelt aus der schwächsten möglichen Position.
Der letzte Schritt wird am häufigsten übersprungen - mit spürbaren Folgen: Ohne Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung fallen Falschlieferungen, Preisabweichungen oder Doppelrechnungen erst auf, wenn das Geld bereits überwiesen ist.
Kurz gesagt: Ein professioneller Einkaufsprozess endet nicht mit der Bestellung, sondern mit der geprüften Rechnung. Wird die Rechnungsprüfung übersprungen, fallen Fehler erst auf, wenn bereits bezahlt wurde.
Wo der Prozess in der Praxis verkürzt wird
Drei Abkürzungen sind in KMU besonders verbreitet - und besonders riskant:
- Bestellung ohne dokumentierte Bedarfsmeldung - es wird bestellt, “weil es gerade auffiel”, nicht weil ein geprüfter Bedarf vorliegt
- Anfrage aus Gewohnheit übersprungen - derselbe Lieferant wird angefragt, ohne regelmässig zu prüfen, ob ein Vergleichsangebot bessere Konditionen brächte
- Rechnungsprüfung als reine Formsache - die Rechnung wird freigegeben, ohne sie wirklich gegen Bestellung und Wareneingang zu halten
Warum das für die Geschäftsführung zählt
Ein sauberer Einkaufsprozess wirkt sich unmittelbar auf drei Grössen aus, die eine Geschäftsleitung interessieren:
- Kosten - wer Lieferanten regelmässig vergleicht statt aus Gewohnheit zu bestellen, verhandelt aus einer stärkeren Position
- Kontrolle - eine dokumentierte Bedarfsmeldung verhindert Bestellungen, die im Nachhinein niemand erklären kann
- Fehlerkosten - jede Abweichung, die erst bei der Zahlung auffällt, ist teurer zu korrigieren als eine, die beim Wareneingang entdeckt wird
Ohne Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung fallen Fehler erst auf, wenn bereits bezahlt wurde.
Wie sich der Prozess in der Praxis absichern lässt
Drei Massnahmen sichern den Einkaufsprozess ab, ohne ihn bürokratisch zu machen:
- Bedarfsmeldungen an einem Ort erfassen, statt sie per E-Mail oder mündlich weiterzugeben
- Lieferantenkonditionen regelmässig überprüfen, nicht nur beim ersten Einkauf verhandeln
- Bestellung, Wareneingang und Rechnung automatisch gegeneinander abgleichen, statt jede Abweichung manuell zu suchen
Was Odoo an diesem Prozess ändert
In Odoo führt eine Bedarfsmeldung mit wenigen Klicks zu einer Anfrage an einen oder mehrere Lieferanten. Aus der ausgewählten Offerte entsteht die Bestellung. Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung bleiben dabei am selben Vorgang hinterlegt, Abweichungen zwischen den drei Dokumenten zeigt das System automatisch an. Das macht ausgerechnet die Rechnungsprüfung - den Schritt, der in der Praxis am häufigsten übersprungen wird - spürbar leichter, statt zusätzlichen Aufwand zu bedeuten.
Fazit
Ein professioneller Einkaufsprozess ist mehr als das Auslösen einer Bestellung - er beginnt bei der Bedarfsmeldung und endet erst mit der geprüften Rechnung. Wer gerade den letzten Schritt konsequent einhält, deckt die teuersten Fehler auf, bevor sie bezahlt sind.
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