Mitarbeitende optimal auf Projekte verteilen
Wer wie viel Zeit für welches Projekt hat, ist in vielen Dienstleistungsunternehmen Kopfsache einer einzelnen Person. Wie sich Mitarbeitende systematisch auf Projekte verteilen lassen - und was dabei am häufigsten übersehen wird.
Wer wie viel Zeit für welches Projekt hat, ist in vielen Dienstleistungsunternehmen keine dokumentierte Grösse, sondern Kopfsache einer einzelnen Person - meist der Projektleitung, die sich merkt, wer gerade “noch Kapazität hat”. Das funktioniert, solange das Unternehmen klein und übersichtlich bleibt. Sobald mehrere Projekte gleichzeitig laufen, wird aus dieser Praktikabilität ein Risiko.
Warum Ressourcenplanung aus dem Kopf nicht skaliert
Eine Person kann die Auslastung von fünf Mitarbeitenden über zwei Projekte im Kopf behalten. Bei fünfzehn Mitarbeitenden über acht gleichzeitige Projekte ist das praktisch unmöglich - nicht, weil die Person unfähig wäre, sondern weil die Zahl der Kombinationen zu gross wird, um sie verlässlich im Gedächtnis zu behalten.
Kurz gesagt: Ressourcenplanung aus dem Gedächtnis funktioniert nur, solange Team und Projektzahl klein bleiben. Ab einer gewissen Grösse wird aus der Praktikabilität ein Risiko - Überlastung fällt erst auf, wenn sie bereits eingetreten ist.
Woran sich das Problem im Alltag zeigt
Vier Situationen deuten darauf hin, dass die Ressourcenplanung an ihre Grenzen stösst:
- Eine Person wird in zwei Projekten gleichzeitig fest eingeplant, ohne dass jemand die Summe prüft
- Ein neues Projekt wird zugesagt, bevor geklärt ist, wer dafür überhaupt Zeit hat
- Überlastung fällt erst auf, wenn eine Deadline bereits gefährdet ist, nicht während der Planung
- Einzelne Personen generieren Überzeit, während andere im selben Team nicht ausgelastet sind - eine Schieflage, die für die Geschäftsführung besonders teuer ist: Sie erzeugt Mehrkosten, ohne dass dadurch mehr Wertschöpfung entsteht
Was eine systematische Verteilung ausmacht
Eine systematische Ressourcenplanung beantwortet drei Fragen, bevor eine Zusage gemacht wird:
- Wer hat die passende Qualifikation für die anstehende Aufgabe?
- Wer hat tatsächlich freie Kapazität, unter Berücksichtigung aller laufenden Projekte?
- Was passiert mit bestehenden Projekten, wenn diese Person zusätzlich eingeplant wird?
Ressourcenplanung aus dem Gedächtnis funktioniert, solange Team und Projektzahl klein bleiben - danach wird aus Praktikabilität ein Risiko.
Der dritte Punkt wird am häufigsten übersehen: Eine neue Zusage betrifft nie nur das neue Projekt, sondern verändert automatisch den Spielraum aller bereits laufenden Projekte.
Wie sich die Verteilung in der Praxis absichern lässt
Drei Prinzipien helfen, unabhängig von der eingesetzten Software:
- Auslastung projektübergreifend sichtbar machen, nicht projektweise getrennt betrachten
- Neue Zusagen erst nach einem Kapazitätscheck geben, nicht vor
- Qualifikationen dokumentieren, statt sie nur im Kopf der Projektleitung zu haben
Was Odoo an der Ressourcenplanung ändert
In Odoo lässt sich die Auslastung aller Mitarbeitenden über alle Projekte hinweg auf einen Blick einsehen, bevor eine neue Zusage gemacht wird - ein Konflikt wird sichtbar, während die Planung noch entsteht, nicht erst, wenn zwei Projektleitungen unabhängig voneinander dieselbe Person eingeplant haben. Qualifikationen und bisherige Projekteinsätze bleiben am Mitarbeitenden hinterlegt, statt nur im Gedächtnis einer einzelnen Person zu existieren.
Fazit
Mitarbeitende optimal auf Projekte zu verteilen, ist ab einer gewissen Unternehmensgrösse keine Aufgabe mehr, die sich aus dem Gedächtnis lösen lässt. Wer Auslastung projektübergreifend sichtbar macht, statt sie einer einzelnen Person zu überlassen, erkennt Überlastung, bevor sie zum Problem wird - nicht erst danach.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Ressourcenplanung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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