Vom Auftrag bis zur Auslieferung: Der ideale Prozess
Zwischen Bestelleingang und Auslieferung liegen mehrere Übergaben zwischen Verkauf, Lager und Finanzen - jede davon ein möglicher Bruchpunkt. Wie ein durchgängiger Auftragsabwicklungsprozess aussieht.
Ein Auftrag entsteht im Verkauf, wird im Lager kommissioniert und endet in der Finanzbuchhaltung mit einer bezahlten Rechnung. Auf dem Papier ein einziger, durchgängiger Prozess - in der Praxis oft drei getrennte Welten, die sich Informationen per Zettel, E-Mail oder mündlicher Absprache zuwerfen.
Vier Stationen, drei Übergaben
Ein Auftrag durchläuft typischerweise vier Stationen:
- Bestelleingang - der Verkauf erfasst, was der Kunde will und bis wann
- Kommissionierung - das Lager stellt die Ware zusammen
- Versand - die Ware wird verpackt und dem Kunden zugestellt
- Fakturierung - die Finanzbuchhaltung stellt Rechnung und verfolgt den Zahlungseingang
Jede der drei Übergaben zwischen diesen Stationen ist ein möglicher Bruchpunkt. Verliert das Lager eine Information aus dem Verkauf, wird falsch oder zu spät geliefert. Verliert die Finanzbuchhaltung eine Information aus dem Versand, wird zu spät oder falsch fakturiert.
Kurz gesagt: Nicht die einzelnen Stationen sind das Problem, sondern die Übergaben dazwischen. Wo Informationen manuell weitergegeben werden, entstehen Verzögerungen und Fehler - unabhängig davon, wie gut jede Abteilung für sich arbeitet.
Wo Aufträge in der Praxis hängen bleiben
Drei Muster wiederholen sich in den meisten KMU:
- Der Verkauf sagt Termine zu, ohne die Lagerverfügbarkeit zu kennen - das Lager erfährt erst am Liefertag von einem Engpass
- Das Lager meldet den Versand nicht zurück, weshalb die Finanzbuchhaltung nicht weiss, wann fakturiert werden darf
- Änderungen am Auftrag - eine andere Menge, ein anderer Liefertermin - erreichen nicht alle Beteiligten gleichzeitig
Nicht die einzelnen Stationen sind das Problem, sondern die Übergaben dazwischen.
Warum das für die Geschäftsführung zählt
Eine brüchige Auftragsabwicklung wirkt sich auf drei Grössen aus:
- Liefertreue - zugesagte Termine, die nicht mit der Realität im Lager abgeglichen wurden, werden regelmässig verfehlt
- Cashflow - jeder Tag, an dem eine Rechnung später gestellt wird, verlängert die Zeit bis zum Zahlungseingang
- Kundenbindung - wiederholte Lieferverzögerungen oder falsche Rechnungen kosten Vertrauen, das schwer zurückzugewinnen ist
Wie sich die Übergaben in der Praxis absichern lassen
Drei Massnahmen wirken am schnellsten:
- Liefertermine nur mit Blick auf die tatsächliche Verfügbarkeit zusagen, nicht aus Kulanz gegenüber dem Kunden
- Den Versand automatisch an die Fakturierung melden, statt auf eine manuelle Rückmeldung zu warten
- Auftragsänderungen an einer einzigen Stelle erfassen, auf die Verkauf, Lager und Finanzbuchhaltung gemeinsam zugreifen
Was Odoo an diesem Prozess ändert
In Odoo ist ein Auftrag von der Bestellung bis zur Rechnung ein einziger Datensatz. Das Lager sieht in Echtzeit, was der Verkauf zugesagt hat, ein abgeschlossener Versand löst automatisch die Fakturierung aus, und Änderungen sind für alle Beteiligten sofort sichtbar - ohne dass jemand aktiv eine E-Mail verschicken muss.
Fazit
Eine funktionierende Auftragsabwicklung ist kein Verdienst einer einzelnen Abteilung, sondern das Ergebnis sauber abgesicherter Übergaben zwischen Verkauf, Lager und Finanzbuchhaltung. Wer diese Übergaben systematisch statt manuell absichert, gewinnt Liefertreue und Cashflow gleichermassen.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Lager. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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