Welche Kennzahlen Einkauf und Lager steuern
Einkauf und Lager erzeugen mehr Zahlen als jeder andere Bereich - und trotzdem lässt sich in vielen KMU nicht sagen, ob beides gut läuft. Fünf Kennzahlen genügen zur Führung, drei verbreitete taugen dafür nicht. Dazu die Voraussetzung, ohne die jede Auswertung wertlos ist.
Kein Bereich erzeugt so viele Zahlen wie Einkauf und Lager: Bestände, Bestellungen, Wareneingänge, Bewegungen, Inventurdifferenzen. Und in kaum einem Bereich fällt die Antwort auf die einfache Frage “läuft das gut?” so schwer.
Der Grund ist selten Datenmangel. Es sind zu viele Zahlen und zu wenige, die etwas entscheiden. Für die Führung genügen fünf.
Kurz gesagt: Fünf Kennzahlen reichen zur Steuerung von Einkauf und Lager. Entscheidend ist nicht, wie viele Sie messen, sondern ob jede einzelne eine Entscheidung auslöst - und ob jemand zuständig ist, sie anzusehen.
Die fünf, die zählen
Lagerreichweite. Wie lange reicht der Bestand beim aktuellen Verbrauch? Diese Zahl sagt mehr als der Bestandswert, weil sie ihn ins Verhältnis zum Geschäft setzt. Zwei Wochen Reichweite bei einem Schnelldreher ist knapp, zwei Jahre bei einem Ersatzteil ist gebundenes Kapital.
Gebundenes Kapital im Lager. Der Frankenbetrag, der im Regal steht statt auf dem Konto. Er gehört ins Führungsgespräch, weil er direkt auf die Liquidität wirkt - und weil er unbemerkt wächst, wie wir im Beitrag zu zu hohen Lagerbeständen beschrieben haben.
Termintreue der Lieferanten. Der Anteil der Lieferungen, die zum bestätigten Termin eintrafen. Ohne diese Zahl ist jede Lieferantenbeurteilung Gefühlssache - und Sie können nicht unterscheiden zwischen einem Lieferanten, der teuer, aber pünktlich ist, und einem, der billig ist und Ihre eigenen Termine gefährdet.
Eigene Termintreue gegenüber Kunden. Die Kehrseite und die einzige dieser Zahlen, die der Kunde selbst erlebt. Sie ist der Frühindikator für Abwanderung - und der Grund, warum die Ursachen verpasster Liefertermine Führungsthema sind.
Bestandsgenauigkeit. Die Abweichung zwischen System und Regal, gemessen über Stichproben. Sie ist die Metakennzahl: Ist sie schlecht, sind alle anderen vier unzuverlässig, weil sie auf denselben Zahlen beruhen.
Bestandsgenauigkeit ist keine Kennzahl unter fünf. Sie ist die Bedingung für die anderen vier.
Drei, die weniger taugen, als sie scheinen
Der reine Bestandswert. Ohne Bezug zum Verbrauch sagt er nichts. Ein steigender Bestandswert kann Wachstum bedeuten oder ein Lager voller Ladenhüter - die Zahl allein unterscheidet das nicht.
Die Anzahl Bestellungen. Wird gern als Aktivitätsmass genommen und misst vor allem Zersplitterung. Weniger, dafür gebündelte Bestellungen sind meist das bessere Ergebnis.
Der erzielte Einkaufsrabatt. Ein Rabatt auf einen zu hohen Listenpreis ist kein Erfolg, und ein Mengenrabatt, der zu einem überhöhten Bestand führt, kostet mehr, als er spart. Aussagekräftig wird die Zahl erst zusammen mit Reichweite und gebundenem Kapital.
Die Voraussetzung: eine gemeinsame Datenbasis
Alle fünf Kennzahlen setzen dasselbe voraus - dass Bestellung, Wareneingang, Bestand und Auftrag denselben Datenbestand teilen. Sobald Bestellungen in E-Mails leben, Bestände in einer Tabelle gepflegt werden und Termine im Kopf, ist keine der Zahlen belastbar.
Das ist auch der Grund, warum wir bei Kennzahlenprojekten selten mit Auswertungen beginnen. Zuerst muss klar sein, wo die Zahlen entstehen. Wie sich das organisatorisch aufsetzen lässt, beschreibt der Beitrag zum Einkauf im KMU.
So sieht das in Odoo aus
Weil Einkauf, Lager und Verkauf in Odoo an denselben Artikeln und Belegen hängen, entstehen die fünf Kennzahlen aus dem laufenden Betrieb statt aus einer Nacherfassung.
Bestand und Bewegungen liegen am Artikel, Bestellungen und ihre bestätigten Termine am Lieferanten, Liefertermine am Verkaufsauftrag. Auswertungen wie Reichweite, Bestandswert oder Termintreue ziehen damit aus derselben Quelle wie das Tagesgeschäft - was den häufigsten Streitpunkt in Führungsgesprächen erledigt, nämlich welche Zahl denn nun stimmt.
Zwei Einschränkungen bleiben. Die Bestandsgenauigkeit macht kein System besser: Wer Entnahmen nicht bucht, bekommt saubere Auswertungen falscher Zahlen. Und die Lieferantentermintreue lässt sich nur messen, wenn bestätigte Termine überhaupt erfasst werden - das ist eine Disziplinfrage, keine Softwarefrage. Die Übersicht zum Bereich finden Sie unter Lager, Einkauf und Auftragsabwicklung.
Rhythmus und Verantwortung
Kennzahlen wirken nur mit einem festen Takt und einer zuständigen Person. Bewährt hat sich: Reichweite und gebundenes Kapital monatlich im Führungsgespräch, Termintreue in beide Richtungen monatlich, Bestandsgenauigkeit quartalsweise über Stichproben.
Wichtiger als der Takt ist die Konsequenz: Jede Kennzahl braucht einen Schwellenwert und jemanden, der handelt, wenn er gerissen wird. Eine Zahl, die niemanden zu etwas verpflichtet, ist eine Zahl, die man sich sparen kann.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Lager · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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