Kundenportal mit Odoo
Das Kundenportal wird in jedem Odoo-Projekt mitgeliefert und in vielen nie eingeschaltet. Dabei löst es genau die Anrufe, die den Innendienst den ganzen Tag beschäftigen: Wo ist meine Lieferung, was habe ich bestellt, schicken Sie mir die Rechnung nochmals. Was das Portal im Standard leistet, wo seine Grenze liegt und wann es sich nicht lohnt.
In fast jedem Odoo-Projekt ist es dabei, und in erstaunlich vielen bleibt es aus: das Kundenportal. Es braucht keine zusätzliche App und kein eigenes Projekt - es ist der Bereich, in dem ein Kunde die Belege sieht, die ohnehin schon für ihn im System liegen.
Genau deshalb lohnt sich ein nüchterner Blick darauf. Nicht weil es spektakulär wäre, sondern weil es die Anrufe abfängt, die den Innendienst jeden Tag unterbrechen: Wo ist meine Lieferung? Was genau habe ich damals bestellt? Können Sie mir die Rechnung nochmals schicken?
Kurz gesagt: Das Portal ist kein Shop und kein zusätzliches Modul, sondern ein Lesezugang auf die eigenen Belege. Es beantwortet Rückfragen, statt sie an den Innendienst weiterzuleiten - und externe Portalnutzer zählen laut Odoo nicht als zahlende Nutzer.
Was das Portal im Standard leistet
Die Odoo-Dokumentation beschreibt Portalnutzer als Kunden und Lieferanten, denen ein Unternehmen Zugriff auf bestimmte Dokumente gewährt. Dokumentiert sind unter anderem diese Möglichkeiten:
- Aufträge verfolgen, ansehen und bezahlen
- Rechnungen verfolgen, herunterladen oder bezahlen, einschliesslich Teilzahlungen und Anzahlungen
- Zahlungsmittel verwalten
- Abonnements verwalten
- Adressen hinzufügen, ändern oder entfernen
Das klingt unscheinbar, deckt aber den Grossteil dessen ab, weswegen Kunden im Tagesgeschäft anrufen. Für Serviceleistungen kommt hinzu, dass Belege dort liegen, wo sie entstehen - der Kunde sieht dieselbe Rechnung, die auch in Ihrer Buchhaltung steht, ohne dass jemand ein PDF sucht und verschickt.
Was es ausdrücklich nicht ist
Hier lohnt Genauigkeit, weil im Markt gern mehr hineingelesen wird. Die Dokumentation hält ausdrücklich fest: Portalnutzer haben nur Lese- und Ansichtsrechte und können keine Dokumente in der Datenbank bearbeiten.
Das Portal ist also kein Selbstbedienungs-Backend. Ein Kunde ändert dort keine Auftragspositionen, verschiebt keine Liefertermine und pflegt keine Artikelstämme. Er sieht, was ihn betrifft, und kann bezahlen - mehr nicht.
Es ist auch kein Onlineshop. Ein Shop gewinnt neue Kunden und verkauft aktiv; das Portal entlastet bestehende Kunden. Diese beiden Aufgaben werden im Erstgespräch regelmässig verwechselt - wir haben sie in einem eigenen Beitrag gegeneinander abgegrenzt.
Das Portal verkauft nichts. Es beantwortet Fragen, bevor sie zum Telefonat werden.
Was es wirtschaftlich bringt
Der Nutzen ist unspektakulär und deshalb leicht zu unterschätzen. Er entsteht an drei Stellen.
Weniger Rückfragen. Statusanfragen sind Arbeit ohne Wertschöpfung: Jemand unterbricht seine Tätigkeit, sucht einen Beleg, antwortet. Jede Anfrage, die der Kunde selbst beantwortet, ist eingesparte Zeit im Innendienst - und der Kunde bekommt die Antwort schneller, als ein Rückruf je sein könnte.
Schnellere Zahlungen. Wenn die Rechnung samt Zahlungsmöglichkeit einen Klick entfernt liegt, verkürzt das den Weg zum Geldeingang. Das ist kein Mahnwesen-Ersatz, aber es nimmt der häufigsten Ausrede - “die Rechnung ist untergegangen” - die Grundlage.
Kein Lizenzposten. Laut Odoos Preisangaben sind externe Nutzer, die über das Portal auf ihre Rechnungen zugreifen, keine zahlenden Nutzer: Bezahlt werden interne Mitarbeitende, die im Backend arbeiten. Das Portal skaliert also mit der Kundenzahl, ohne dass die Lizenzkosten mitwachsen. Prüfen Sie das dennoch für Ihren konkreten Vertrag - Preismodelle ändern sich.
Wie Zugänge vergeben werden
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten und läuft über die Kontakte-App: Kontakt öffnen, im Aktionsmenü Portalzugriff gewähren wählen, die E-Mail-Adresse für die Anmeldung eintragen und den Zugang erteilen. Der Kontakt erhält daraufhin eine Nachricht, dass er nun Portalnutzer dieser Datenbank ist.
Zwei Details sind im Betrieb nützlich: Für ein Unternehmen mit mehreren Ansprechpartnern lassen sich die Zugänge in einem Durchgang über die Kontaktliste vergeben. Und in derselben Ansicht steht, wann ein Zugang zuletzt genutzt wurde - so sehen Sie, ob das Portal tatsächlich ankommt, statt es zu vermuten. Entziehen lässt sich ein Zugang jederzeit an derselben Stelle.
Wann sich das Portal nicht lohnt
Damit die Einordnung ehrlich bleibt: Es gibt Fälle, in denen der Aufwand den Nutzen nicht trägt.
Wenn Sie wenige Kunden mit engem persönlichem Kontakt haben, ersetzt das Portal kein Gespräch, das ohnehin stattfindet - dort ist der Anruf der bessere Kanal. Wenn Ihre Belege im System nicht sauber geführt sind, macht das Portal diese Lücken für den Kunden sichtbar, statt sie zu schliessen; dann gehört die Datenqualität zuerst in Ordnung gebracht. Und wenn Ihre Kunden aktiv bestellen sollen statt nur nachzusehen, brauchen Sie einen Shop - und damit die Frage, wie Shop und ERP zusammengehören.
Fazit
Das Kundenportal ist die unauffälligste Funktion in einem Odoo-Projekt und eine der wenigen, die sich ohne eigenes Vorhaben aktivieren lässt. Es macht aus Belegen, die Sie ohnehin führen, eine Auskunft, die Ihre Kunden selbst abrufen.
Der Massstab dafür ist einfach: Zählen Sie eine Woche lang, wie viele Anrufe im Innendienst mit “Wo ist…” oder “Können Sie mir nochmals…” beginnen. Wenn die Zahl Sie überrascht, lohnt sich der Blick ins Portal. Wie Verkauf und Kundenprozesse insgesamt zusammenspielen, zeigt unsere Seite zu Verkauf und Kundenprozessen.
Weiterführend: Themenwelt E-Commerce & Kundenportale · Lösung CRM. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Wie viele Statusanfragen beantwortet Ihr Innendienst täglich?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns an, welche davon ein Portal übernehmen könnte.
