Wenn ein Unternehmen bei uns anfragt, kommt fast immer zuerst dieselbe Frage: “Können Sie uns ein Angebot für Odoo machen?” Die ehrliche Antwort lautet fast immer: noch nicht. Nicht, weil wir zögerlich wären, sondern weil ein seriöses Angebot etwas voraussetzt, das an diesem Punkt schlicht noch nicht existiert - ein geklärtes Bild davon, was im Unternehmen tatsächlich gebraucht wird.
Deshalb beginnt bei uns fast jedes Projekt mit einem Odoo Bedarfs- und Entscheidungsworkshop, nicht mit einem Angebot. Das mag auf den ersten Blick wie ein zusätzlicher Verkaufsschritt wirken. Tatsächlich ist es das Gegenteil: der professionelle Standardweg, an dessen Ende auch stehen kann, dass Odoo gar nicht die richtige Wahl ist.
Niemand baut ein Haus ohne Bauplan
Die Analogie ist simpel, aber sie trifft den Kern: Niemand würde einen Architekten bitten, direkt mit dem Betonieren zu beginnen, weil man schon weiss, dass man “ein Haus mit drei Zimmern” will. Bevor ein Bagger anrollt, gibt es Baugrunduntersuchung, Grundrissplanung, Statik, Materialwahl. Nicht, weil Bauherren das lieben, sondern weil ein Haus, das auf falschen Annahmen steht, teuer, instabil oder schlicht unbewohnbar wird.
Ein ERP-System ist nicht weniger komplex als ein Haus - es trägt Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltung und oft auch Produktion oder Projektabwicklung. Trotzdem beginnen viele Odoo-Projekte mit einer Liste von Apps: CRM, Verkauf, Lager, Buchhaltung. Das wirkt konkret und gibt ein Gefühl von Fortschritt. Es sagt aber nichts darüber aus, wie ein Unternehmen tatsächlich arbeitet - welche Freigaben es braucht, welche Sonderfälle regelmässig auftreten, welche Schnittstelle zum bestehenden System kritisch ist.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein KMU meldet sich mit dem Wunsch nach “CRM, Verkauf und Lager”. Klingt nach einem überschaubaren Projekt. Im Workshop zeigt sich dann, dass die Buchhaltung heute in einer separaten Software läuft, die zwingend angebunden werden muss, dass es drei unterschiedliche Freigabeprozesse für Bestellungen gibt, je nach Betrag und Abteilung, und dass ein Teil des Verkaufsteams draussen bei Kunden arbeitet und deshalb eine mobile Lösung braucht. Nichts davon stand auf der ursprünglichen Modulliste - und jeder dieser Punkte hätte, wäre er erst mitten im Projekt aufgetaucht, zu Verzögerungen und Mehrkosten geführt.
Eine Modulliste beschreibt, was ein System kann. Ein Workshop beschreibt, was Ihr Unternehmen tatsächlich braucht.
Genau diese Lücke schliesst der Workshop. Er ersetzt die Modulliste durch eine strukturierte Analyse der echten Prozesse - bevor irgendjemand über Lizenzen, Konfiguration oder Projektumfang spricht.
Was ein Workshop konkret leistet
Im Kern ist der Workshop eine systematische Bestandsaufnahme, keine Verkaufsveranstaltung. Wir schauen uns gemeinsam an, wie Ihr Unternehmen heute arbeitet, wo es harzt, und was ein neues System leisten müsste, damit sich der Aufwand lohnt. Konkret analysieren wir:
- Prozesse - wie läuft eine Anfrage heute tatsächlich bis zur Rechnung, nicht in der Theorie, sondern im Alltag.
- Systemlandschaft - welche Werkzeuge sind heute im Einsatz, und welche davon müssen bleiben.
- Daten und Schnittstellen - was muss wohin fliessen, damit nichts doppelt erfasst wird.
- Rollen und Verantwortlichkeiten - wer trifft heute welche Entscheidung, und wo fehlt eine klare Zuständigkeit.
- Prioritäten und Risiken - was ist geschäftskritisch, und wo liegt das grösste Risiko, wenn es schiefgeht.
Diese Punkte werden nicht isoliert betrachtet, sondern immer im Zusammenhang: Eine Rolle ist erst dann vollständig verstanden, wenn auch klar ist, mit welchen Daten sie arbeitet und welche Schnittstelle sie benötigt. Ein Risiko ist erst dann bewertbar, wenn klar ist, welche Priorität dahintersteht. Genau diese Verknüpfung unterscheidet einen Workshop von einem einfachen Fragebogen oder einem unverbindlichen Kennenlerngespräch.
Am Ende steht keine vage Empfehlung, sondern eine strukturierte Ausgangslage, ein empfohlener Projektumfang, eine Modul- und Prozesslandkarte, eine Aufwandsschätzung und eine Risikoeinschätzung - kurz: eine Entscheidungsgrundlage, die auch vor einer Geschäftsleitung oder einem Verwaltungsrat Bestand hat. Diese Dokumente sind kein Nebenprodukt des Workshops, sondern sein eigentliches Ziel: Sie machen eine Investitionsentscheidung überprüfbar, statt sie auf Vertrauen in eine Präsentation zu stützen.
Fünf Ausgangslagen, in denen sich ein Workshop besonders lohnt
Nicht jedes Gespräch braucht sofort einen vollständigen Workshop - aber es gibt Situationen, in denen er sich fast immer auszahlt:
- Vor einer Odoo-Einführung - wenn ein Unternehmen zum ersten Mal auf ein einheitliches System wechselt und die Tragweite der Entscheidung entsprechend gross ist.
- Bei unklaren Anforderungen - wenn intern noch keine Einigkeit besteht, was das neue System eigentlich leisten muss.
- Bei mehreren betroffenen Abteilungen - sobald Verkauf, Lager und Buchhaltung gleichzeitig betroffen sind, wachsen die Abhängigkeiten schnell.
- Bei Budget- oder Risikoentscheidungen - wenn eine Investition dieser Grössenordnung eine belastbare Grundlage für die Geschäftsleitung braucht.
- Bei stockenden Projekten - wenn ein laufendes Projekt bereits ins Stocken geraten ist und eine nüchterne Aussenperspektive fehlt.
Diese fünf Situationen haben eines gemeinsam: In jeder davon ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass unterschiedliche Personen im Unternehmen unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was das Projekt eigentlich lösen soll. Ein Workshop bringt diese Vorstellungen an einen Tisch, bevor sie sich erst mitten in der Umsetzung als widersprüchlich herausstellen.
So gehen wir standardmässig vor: Der Workshop läuft in vier Schritten ab - Vorbereitung, der eigentliche Workshop-Termin, unsere Auswertung und eine gemeinsame Ergebnisbesprechung. Am Ende steht eine klare Empfehlung, keine vorgefertigte Lösung.
Warum das kein Verkaufs-Vorwand ist
Der naheliegende Verdacht: Ist der Workshop nicht einfach ein cleverer Weg, um zusätzliche Beratungsstunden zu verkaufen, bevor überhaupt über das eigentliche Projekt gesprochen wird? Die Antwort ist nein - und der Grund dafür ist einfach nachvollziehbar. Ein Workshop, der ausschliesslich zum Verkauf des grösstmöglichen Projekts dient, würde am Ende immer dasselbe Ergebnis liefern: “Sie brauchen die vollständige Umsetzung.” Das tut unserer nicht.
Am Ende eines Workshops steht eine von mehreren möglichen Empfehlungen: die Umsetzung mit Binadoo, eine interne Entscheidung ohne externe Begleitung, das Einholen einer zweiten Meinung - oder im Einzelfall auch ein Projektstopp, weil Odoo für die konkrete Situation nicht die richtige Wahl ist. Genau das ist der Unterschied zu einem klassischen Verkaufsgespräch: Die Empfehlung entsteht aus der Analyse, nicht aus dem Wunsch, ein Angebot zu platzieren.
Das kostet uns kurzfristig Umsatz, wenn ein Workshop zum Schluss kommt, dass ein Projekt (noch) nicht sinnvoll ist. Langfristig zahlt es sich aus - für beide Seiten. Kunden, die aufgrund einer sauberen Analyse entscheiden, sind zufriedener, brechen Projekte seltener ab und empfehlen uns eher weiter, als Kunden, die sich zu früh auf eine Lösung festgelegt haben.
Hinzu kommt ein zweiter, oft unterschätzter Effekt: Ein Workshop schafft intern ein gemeinsames Verständnis, lange bevor die eigentliche Umsetzung beginnt. Geschäftsleitung, Fachbereiche und IT sprechen danach über dasselbe Projekt - mit denselben Begriffen, denselben Prioritäten und demselben Bild der Ausgangslage. Diese Klarheit ist in unserer Erfahrung einer der stärksten Gründe, warum Projekte mit vorgeschaltetem Workshop deutlich seltener aus dem Ruder laufen als Projekte, die direkt mit der Umsetzung starten.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet
Falls Sie gerade darüber nachdenken, ob Sie für Ihr Vorhaben bereits einen vollständigen Workshop brauchen oder ob ein erstes klärendes Gespräch reicht: Dafür gibt es den kostenlosen Projekt-Check, der genau diese Frage in 30 Minuten beantwortet. Zeigt sich dabei, dass die Ausgangslage komplexer ist oder mehrere Abteilungen betrifft, ist der Workshop der nächste logische Schritt.
In den kommenden Artikeln dieser Serie gehen wir im Detail darauf ein, wie Sie sich auf einen Workshop vorbereiten, was während des Termins tatsächlich passiert, und was Sie danach konkret in der Hand halten. Wenn Sie nicht warten möchten: Der Odoo Bedarfs- und Entscheidungsworkshop ist der Ausgangspunkt für praktisch jedes Odoo-Projekt, das wir begleiten - und oft auch der Punkt, an dem sich zeigt, welches Projekt Sie eigentlich lösen wollen.
Bereit für den ersten Schritt?
Im Bedarfs- und Entscheidungsworkshop klären wir gemeinsam, was Ihr Unternehmen wirklich braucht - bevor Budget, Zeit und Vertrauen gebunden werden.
