Welche Routinearbeiten sich automatisieren lassen
Nicht jede Automatisierung braucht ein grosses Projekt - viele Routinearbeiten lassen sich mit vertretbarem Aufwand sofort abnehmen. Konkrete Beispiele aus dem KMU-Alltag.
Automatisierung klingt oft nach grossem Projekt mit langer Vorlaufzeit. Viele der wirkungsvollsten Automatisierungen sind jedoch klein, konkret und lassen sich mit vertretbarem Aufwand sofort umsetzen - unabhängig davon, welches System im Einsatz ist. Während die grundsätzliche Eignung eines Prozesses für Automatisierung eine Investitionsentscheidung der Geschäftsführung ist, sind die folgenden Routinearbeiten meist ohne grosse Freigabe sofort angehbar.
Vier Kategorien alltäglicher Routinearbeiten
Die meisten automatisierbaren Routinearbeiten im KMU-Alltag lassen sich vier Kategorien zuordnen:
- Daten übertragen - Informationen von einem System oder Dokument ins nächste abtippen
- Erinnern und benachrichtigen - manuell im Kopf behalten, wer wann informiert werden muss
- Sortieren und ablegen - Dokumente und Daten von Hand in die richtige Kategorie einordnen
- Zusammenfassen und berichten - regelmässig wiederkehrende Auswertungen von Hand zusammenstellen
Jede dieser vier Kategorien hat gemeinsam: Sie kosten Zeit, ohne dass dabei eine Entscheidung getroffen werden muss.
Kurz gesagt: Daten übertragen, erinnern, sortieren und zusammenfassen sind die vier häufigsten Routinearbeiten, die sich automatisieren lassen. Keine davon braucht eine Entscheidung - genau das macht sie zu guten Kandidaten.
Konkrete Beispiele aus dem KMU-Alltag
Drei Beispiele zeigen, wie greifbar diese Automatisierung sein kann:
- Kontaktdaten aus einer E-Mail-Signatur werden automatisch ins System übernommen, statt manuell abgetippt zu werden
- Ein System erinnert automatisch an ablaufende Fristen, statt dass jemand eine Excel-Liste im Blick behalten muss
- Ein wöchentlicher Statusbericht wird automatisch zusammengestellt, statt jeden Freitag von Hand erstellt zu werden
Keine dieser Routinearbeiten braucht eine Entscheidung - genau das macht sie zu guten Kandidaten für Automatisierung.
Warum das für die Geschäftsführung zählt
Automatisierte Routinearbeit wirkt sich auf drei Grössen aus:
- Verfügbare Arbeitszeit - jede automatisierte Routineaufgabe gibt Zeit für Arbeit zurück, die tatsächlich Urteilsvermögen braucht
- Fehlerquote - manuelles Abtippen und Zusammenstellen ist eine der häufigsten Fehlerquellen im Tagesgeschäft
- Mitarbeiterzufriedenheit - repetitive Routinearbeit gehört zu den am häufigsten genannten Frustrationsquellen im Büroalltag
Wie sich Routinearbeiten in der Praxis identifizieren lassen
Drei Schritte helfen, die grössten Zeitfresser zu finden:
- Mitarbeitende direkt fragen, welche wiederkehrende Aufgabe am meisten Zeit kostet
- Aufgaben in die vier Kategorien einordnen, um das Automatisierungspotenzial grob einzuschätzen
- Mit der Aufgabe beginnen, die am häufigsten wiederkehrt, nicht mit der aufwändigsten
Was Odoo an diesem Prozess ändert
In Odoo lassen sich viele dieser Routinearbeiten mit Standardfunktionen abdecken: automatische Übernahme von Kontaktdaten, automatische Erinnerungen bei Fristen und automatisch generierte Auswertungen, die sonst jede Woche von Hand zusammengestellt werden müssten.
Fazit
Nicht jede Automatisierung braucht ein grosses Projekt. Wer die alltäglichen Routinearbeiten identifiziert, die keine Entscheidung erfordern, findet meist innerhalb kurzer Zeit mehrere konkrete Automatisierungen, die spürbar Zeit zurückgeben.
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