Arbeitszeiten richtig erfassen: Was das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt
Vollständige Zeiterfassung ist in der Schweiz die gesetzliche Regel - nicht die Ausnahme. Was das Arbeitsgesetz und die ArGV1 tatsächlich verlangen, welche drei Modelle seit 2016 erlaubt sind, wer ausgenommen ist - und warum im Streitfall zählt, wer etwas beweisen kann.
“Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden - wir kontrollieren nicht jede Minute.” Ein verständlicher Satz, mit dem viele KMU ihren Verzicht auf Zeiterfassung begründen. Rechtlich ist er trotzdem meist falsch: Vollständige Zeiterfassung ist in der Schweiz die gesetzliche Regel, nicht die Ausnahme. Wer davon abweichen will, braucht eine Grundlage dafür - keine Haltung.
Vorab die übliche Einordnung: Wir sind Odoo-Spezialisten, keine Anwälte. Dieser Beitrag ordnet die öffentlich zugängliche Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung - bei Unsicherheit gehört die Beurteilung Ihres Einzelfalls in juristische Hände, zum Beispiel zu Matthias R. Schönbächler von BPS Legal, der Unternehmen in solchen Fragen berät. Die technische Umsetzung übernehmen dann gerne wir.
Kurz gesagt: Das Arbeitsgesetz verlangt grundsätzlich vollständige Zeiterfassung für nahezu alle Mitarbeitenden. Vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht sind nur unter klar definierten Voraussetzungen erlaubt - nicht per Firmenentscheid, sondern per Vereinbarung.
Was das Gesetz konkret verlangt
Grundlage ist Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG): Arbeitgeber müssen die Verzeichnisse und Unterlagen führen, die zur Durchführung des Gesetzes und seiner Verordnungen nötig sind. Konkretisiert wird das in Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1). Die vollständige Zeiterfassung verlangt für jeden Mitarbeitenden:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
- Lage und Dauer der Pausen ab 30 Minuten
- Geleistete Überzeit und deren Kompensation oder Auszahlung
- Aufbewahrung während 5 Jahren, zugänglich für Kontrollorgane
Das gilt unabhängig davon, ob auf Papier, in Excel oder digital erfasst wird - die Form ist nicht vorgeschrieben, der Inhalt schon. Ein Monatssaldo ohne Tagesdetail reicht nicht.
Drei Modelle seit 2016 - nicht alle für jeden
Seit einer Anpassung der ArGV1 im Jahr 2016 gibt es neben der vollständigen Zeiterfassung zwei weitere, klar eingegrenzte Modelle:
- Vollständige Zeiterfassung (Art. 73 ArGV1) - der gesetzliche Normalfall, siehe oben.
- Vereinfachte Zeiterfassung (Art. 73a ArGV1) - es wird nur die täglich geleistete Gesamtarbeitszeit erfasst, ohne exakten Beginn, Ende und Pausenlage. Voraussetzung: eine Vereinbarung mit den Arbeitnehmenden (im Betrieb mit Personalvertretung mit dieser, sonst mit der Mehrheit der betroffenen Mitarbeitenden oder per Gesamtarbeitsvertrag) und eine erhebliche Autonomie bei der Gestaltung der eigenen Arbeitszeit.
- Verzicht auf Zeiterfassung (Art. 73a Abs. 6 ArGV1) - nur möglich, wenn zusätzlich zur Autonomie entweder ein hohes, von der SECO periodisch angepasstes Jahreseinkommen erreicht wird oder eine Kaderfunktion mit eigener Entscheidungskompetenz vorliegt. Zusätzlich nötig: eine schriftliche Einzelvereinbarung mit jedem betroffenen Mitarbeitenden, die jährlich widerrufbar ist.
Wichtig: Ein Verzicht per einseitigem Firmenentscheid - “bei uns wird nicht erfasst” - erfüllt keines der beiden Ausnahmemodelle. Ohne dokumentierte Vereinbarung gilt automatisch die vollständige Pflicht.
Wer ganz ausgenommen ist
Eine kleine Gruppe fällt bereits nach Art. 3 lit. d ArG in Verbindung mit Art. 9 ArGV1 vollständig aus dem Arbeitsgesetz heraus: Personen in “höherer leitender Tätigkeit” - also mit weitreichender Entscheidungsbefugnis über die Unternehmenspolitik, nicht schon jede Kaderposition mit Personalverantwortung. Diese Abgrenzung wird in der Praxis eng ausgelegt und ist regelmässig Gegenstand von Gerichtsentscheiden - ein Grund mehr, sie im Einzelfall rechtlich prüfen zu lassen, statt sie firmenintern grosszügig zu deuten.
Ohne dokumentierte Vereinbarung gilt automatisch die vollständige Zeiterfassungspflicht - eine Haltung ersetzt keine Rechtsgrundlage.
Was im Streitfall wirklich zählt
Zeiterfassung wird selten zum Thema, solange alles gut läuft. Relevant wird sie bei Kontrollen der kantonalen Arbeitsinspektorate oder des SECO - und bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, etwa über Überzeit oder eine fristlose Kündigung. Hier gilt ein Grundsatz, der viele Arbeitgeber überrascht: Wer nicht erfasst, trägt im Streitfall die Beweislast trotzdem - und verliert sie meist. Schweizer Gerichte haben wiederholt entschieden, dass fehlende Zeitaufzeichnungen zulasten des Arbeitgebers gewürdigt werden, wenn Mitarbeitende plausibel Überzeit geltend machen. Fehlende Zeiterfassung ist also nicht “kein Risiko”, sondern ein verlagertes Risiko - es taucht nur später auf, dafür teurer.
Praktische Umsetzung mit Odoo
Odoo bringt für alle drei Modelle passende Werkzeuge mit, ohne dass Sie ein separates Zeiterfassungstool anbinden müssen:
- Odoo Attendances erfasst Kommen und Gehen per Badge, Kiosk-Terminal oder Mobile App - inklusive automatischer Pausenlogik und Überzeitberechnung für die vollständige Erfassung nach Art. 73 ArGV1.
- Für die vereinfachte Erfassung lässt sich die Ansicht auf die tägliche Gesamtdauer reduzieren, ohne einzelne Kommt-/Geht-Zeiten für alle sichtbar zu machen.
- Odoo Time Off verknüpft Absenzen direkt mit der Zeiterfassung, sodass Ferien, Krankheit und effektive Arbeitszeit im selben Saldo landen statt in getrennten Listen.
- Auswertungen und die gesetzlich verlangte 5-jährige Aufbewahrung laufen automatisch mit - kein Ordner, der bei einer Kontrolle erst gesucht werden muss.
Entscheidend ist, das Modell vor der Konfiguration festzulegen - nicht danach. Wer zuerst ein System einrichtet und sich erst bei der Kontrolle fragt, ob die Daten reichen, hat die Reihenfolge vertauscht. Wie Zeiterfassung sich in die übrige HR-Digitalisierung einfügt, haben wir im Überblick zu HR-Prozessen mit Odoo eingeordnet - dieser Beitrag hier geht bewusst in die Tiefe der rechtlichen Grundlage.
Fazit
Vollständige Zeiterfassung ist der gesetzliche Normalfall - vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht sind Ausnahmen, die eine dokumentierte Vereinbarung und klare Voraussetzungen brauchen, keine Firmenkultur. Wer das jetzt sauber einrichtet, spart sich nicht nur eine mögliche Busse, sondern vor allem die Beweisnot im nächsten Streitfall.
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