Lieferanten professionell verwalten: Was die Einkäuferin bei der Anfrage sieht
Zu einem Lieferanten gehören mehr als Adresse und Telefonnummer: Konditionen, Zertifikate, eine Zweitquelle und ein Status. Liegt das alles an einem Ort, beantwortet die Einkäuferin eine Anfrage in wenigen Minuten. Und sie bestellt nie aus Versehen bei einem gesperrten Lieferanten.
Dienstag, 09:20, Einkauf eines Maschinenbauers mit 60 Mitarbeitenden, 180 aktiven Lieferanten und 4’000 Zukaufteilen. Die Produktionsleitung steht in der Tür: 40 Hydraulikzylinder für den Auftrag Rüegg, Montagebeginn in vier Wochen. Der Hauptlieferant hat am Vortag acht Wochen Lieferzeit bestätigt. Die Einkäuferin braucht jetzt vier Antworten: Wer ist die zweite Quelle für diesen Zylinder? Welche Konditionen haben wir dort? Ist das Zertifikat des Lieferanten noch gültig, weil der Auftrag Rüegg eine Werksbescheinigung verlangt? Und war da nicht eine Sperre nach der Beanstandung im Frühling?
Sie findet alle vier Antworten. Die zweite Quelle steht in einer Mail des Vorgängers aus dem Jahr 2024. Die Konditionen stehen in der Excel-Tabelle “Konditionen”, Stand unklar. Das Zertifikat liegt als PDF im Ordner “Lieferanten”, abgelaufen im März. Die Sperre kennt der Kollege, der diese Woche in den Ferien ist, und am Telefon sagt er: “Ja, die hatten wir gesperrt, aber ich glaube, das ist erledigt.” Fünf Orte, 35 Minuten, und am Ende eine Bestellung bei einem Lieferanten, von dem niemand sicher weiss, ob er freigegeben ist.
Was Lieferantenverwaltung im Alltag ist - und was nicht
Lieferantenverwaltung klingt nach Stammdatenpflege, nach Adressen, UID-Nummern und Bankverbindungen. Das ist der Teil, der in jedem Betrieb irgendwo gepflegt ist, weil die Buchhaltung sonst nicht zahlen kann. Der Teil, der im Einkauf fehlt, ist ein anderer: die Akte, die beantwortet, ob die Einkäuferin bei diesem Lieferanten heute bestellen darf, zu welchen Bedingungen und mit welcher Lieferzeit.
Diese Akte besteht aus vier Angaben, die alle ein Enddatum haben:
- Konditionen: Zahlungsfrist, Rabatt, Mindestmenge, Lieferzeit je Artikel, gültig bis.
- Nachweise: Zertifikate, Werksbescheinigungen, Versicherungen, gültig bis.
- Zweitquelle: Welcher andere Lieferant liefert denselben Artikel, zu welchem Preis, in welcher Zeit.
- Status: Freigegeben, bevorzugt, gesperrt, und seit wann mit welchem Grund.
Was nicht in diese Akte gehört, ist die Bewertung der Lieferleistung. Termintreue und Mengentreue entstehen beim Wareneingang und stehen im Beitrag Lieferantenleistung bewerten. Die Akte hier beantwortet die Frage davor: Kommt dieser Lieferant überhaupt in Frage, und zu welchen Bedingungen.
Kurz gesagt: Ein Lieferant ist keine Adresse, sondern eine Akte mit Enddaten. Konditionen, Zertifikate, Zweitquelle und Status laufen ab oder ändern sich - und wer das Enddatum nicht sieht, bestellt mit alten Bedingungen bei einem gesperrten Lieferanten.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einer Lieferantenakte im System sieht die Einkäuferin die vier Antworten dort, wo die Frage entsteht: beim Artikel. Am Hydraulikzylinder stehen zwei Lieferanten in Rangfolge, mit Preis, Mindestmenge und Lieferzeit. Der Hauptlieferant mit acht Wochen, die Zweitquelle mit drei. An der Zweitquelle hängt die Kondition mit Enddatum, das Zertifikat mit Ablaufdatum und der Status. Steht dort “Sperre 04.2026 bis 08.2026, Grund: Beanstandung Charge 2211, freigegeben nach Nachbesserung”, ist die Frage an den Kollegen in den Ferien beantwortet, bevor sie gestellt wird.
Ihr Dienstag sieht dann anders aus. Die Anfrage der Produktionsleitung dauert fünf Minuten statt 35, und die Antwort ist belastbar: Die Zweitquelle ist freigegeben, liefert in drei Wochen, das Zertifikat gilt bis März 2027, der Rabatt von 8 Prozent läuft Ende Jahr aus. Der Auftrag Rüegg ist gesichert, und die Einkäuferin hat nebenbei etwas gesehen, das vorher niemand sah: dass beim Hauptlieferanten die Konditionen am 31.12. auslaufen und die Verhandlung in den November gehört.
Steht an der Zweitquelle "Sperre 04.2026 bis 08.2026, freigegeben", ist die Frage an den Kollegen in den Ferien beantwortet, bevor sie gestellt wird.
Was die Einkäuferin nicht mehr tut: Mailordner nach der letzten Offerte durchsuchen, Konditionen aus Excel in die Bestellung abtippen, Zertifikate beim Lieferanten anfordern, weil niemand weiss, ob das PDF im Ordner das aktuelle ist, und Kollegen fragen, ob eine Sperre noch gilt. Das ist die Kapazität, die für den Aufbau einer zweiten Quelle bei den zwanzig Artikeln übrig bleibt, die heute nur ein Lieferant liefert.
Dieselben Angaben, zwei Lesarten
Die vier Angaben der Akte sind für die Einkäuferin und für die Geschäftsleitung dieselben. Gelesen werden sie verschieden. Die Einkäuferin liest sie täglich und pro Anfrage: Darf ich hier bestellen, zu welchem Preis, in welcher Zeit. Die Geschäftsleitung liest sie quartalsweise und über alle Lieferanten: Wo hängt die Produktion an einer einzigen Quelle, welche Verträge laufen aus, wo fehlt ein Nachweis, der im Audit verlangt wird.
| Angabe | Einkäuferin, pro Anfrage | Geschäftsleitung, pro Quartal |
|---|---|---|
| Lieferzeit je Artikel und Lieferant | Welche Quelle schafft den Termin? | Bei wie vielen A-Teilen gibt es nur einen Lieferanten? |
| Konditionen mit Enddatum | Welcher Preis gilt heute? | Welche Rahmenverträge laufen in den nächsten 90 Tagen aus? |
| Zertifikate mit Ablaufdatum | Darf ich diesen Nachweis mitliefern? | Wie viele A-Lieferanten haben kein gültiges Zertifikat? |
| Status mit Grund und Datum | Ist dieser Lieferant freigegeben? | Welche Sperren sind älter als sechs Monate und nie entschieden worden? |
Entscheidend ist, dass beide aus derselben Akte lesen. Solange die Einkäuferin ihre Excel-Tabelle führt und die Geschäftsleitung die Lieferantenliste aus der Buchhaltung bekommt, zählt die eine 180 Lieferanten und die andere 240, und keine weiss, bei wie vielen davon im letzten Jahr bestellt wurde. Wie ein Einkaufsprozess aussieht, in dem Anfrage, Bestellung und Lieferantendaten zusammenhängen, steht im Beitrag zum professionellen Einkaufsprozess.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo ist die Lieferantenakte die Lieferantenkarte mit ihrem Einkaufsteil. Dort stehen Zahlungsbedingung und Lieferantenpreisliste: je Artikel der Preis, die Mindestmenge, die Lieferzeit in Tagen und die Gültigkeit mit Anfangs- und Enddatum. Dieselben Zeilen erscheinen umgekehrt am Artikel, als Liste der Lieferanten in Rangfolge, und genau dort sieht die Einkäuferin sie, wenn die Produktionsleitung in der Tür steht. Zertifikate liegen als Dokumente an der Karte, mit Ablaufdatum und Erinnerung davor. Ein Sperrvermerk steht als Warnung auf der Karte und erscheint in dem Moment, in dem jemand eine Bestellung bei diesem Lieferanten anlegt, mit Datum und Grund.
Voraussetzung ist, dass Konditionen mit Enddatum erfasst werden und nicht als Zahl ohne Gültigkeit, und dass eine Sperre im System steht und nicht in einer Mail an die Abteilung. Beides ist eine Disziplinfrage im Einkauf, keine Softwarefrage. Wie Einkauf, Wareneingang und Bestand in Odoo zusammenhängen, zeigt der Beitrag Einkauf und Lager mit Odoo.
Was Odoo nicht ersetzt: die Entscheidung, bei welchen zwanzig Artikeln eine zweite Quelle aufgebaut wird, und das Gespräch, in dem ein gesperrter Lieferant wieder freigegeben wird. Es sorgt dafür, dass die Einkäuferin beide Entscheidungen auf einer Akte trifft, die nicht im Kopf eines Kollegen liegt.
Fazit
Ein Lieferant ist eine Akte mit Enddaten, keine Adresse. Konditionen, Zertifikate, Zweitquelle und Status beantworten die Frage, ob die Einkäuferin heute bei diesem Lieferanten bestellen darf, und diese Frage stellt sich bei jeder Anfrage aus der Produktion. Wer die Akte in Mails, Excel und Ordnern verteilt, zahlt 35 Minuten pro Anfrage und bestellt gelegentlich bei einem gesperrten Lieferanten. Wer sie an einem Ort führt, gewinnt pro Anfrage eine halbe Stunde und sieht nebenbei, welche Verträge im November verhandelt werden müssen. Der zweite Schritt ist dann die Bewertung der Lieferleistung, die aus dem Wareneingang entsteht.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Wie viele Orte braucht Ihr Einkauf für eine Lieferantenfrage?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns Lieferantenstamm, Konditionen und Zweitquellen als eine Akte an - und wo heute Mails, Excel und Ordner auseinanderlaufen.
