Mindest- und Sicherheitsbestände richtig definieren: Was die Disponentin bei der Nachschubmeldung sieht
Ein Mindestbestand ist keine feste Zahl, sondern ergibt sich aus Lieferzeit, Verbrauch und Reserve. Rechnet das System ihn täglich neu, bestellt die Disponentin nur dort, wo es wirklich eng wird. So gibt es weniger Fehlmengen und weniger Geld, das im Lager liegt.
Donnerstag, 29. Oktober, 08:10, Disposition eines technischen Handelsunternehmens mit 35 Mitarbeitenden und 3’200 Artikeln. Auf der Nachschubliste stehen 23 Artikel unter dem Mindestbestand. Beim vierten, dem weissen Sanitärsilikon in der 310-ml-Kartusche, sind es 140 Stück bei einem Minimum von 200. Die Disponentin bestellt 500, wie bei der letzten Meldung und der davor. Der Lieferant bestätigt neun Arbeitstage: Eintreffen am 11. November.
Was auf der Liste nicht steht: Das Silikon geht seit dem Frühjahr 28 Stück am Tag hinaus, weil ein Installateur den Artikel in sein Standardsortiment aufgenommen hat. 140 Stück reichen bis zum 4. November. Vier Arbeitstage lang wird das Lager leer sein, vier Tage, in denen der Innendienst Kunden vertröstet und der Installateur bei einem anderen Händler bestellt. Der Mindestbestand von 200 wurde 2019 festgelegt. Damals gingen 8 Stück am Tag hinaus. Die Zahl hat sich seither nicht bewegt, der Verbrauch hat sich mehr als verdreifacht.
Einen Artikel weiter unten dasselbe Bild mit umgekehrtem Vorzeichen: ein Dichtungssatz mit Mindestbestand 300, Verbrauch 2 Stück am Tag. Die Meldung löst eine Bestellung über 600 aus. Das sind 450 Tage Reichweite und 4’200 Franken, die ein Jahr lang im Regal liegen.
Was ein Mindestbestand im Alltag ist - und was nicht
Ein Mindestbestand ist keine Zahl, sondern eine Regel. Er beantwortet eine einzige Frage: Wie viel muss noch im Regal liegen, wenn ich heute bestelle, damit die Ware ankommt, bevor das letzte Stück hinausgeht? Die Antwort hat zwei Teile. Der erste ist der Verbrauch während der Lieferzeit: neun Arbeitstage mal 28 Stück sind 252. Der zweite ist der Sicherheitsbestand, die Reserve für alles, was nicht wie geplant läuft: ein Grossauftrag am Mittwoch, ein Lieferant, der zwölf statt neun Tage braucht. Drei Tage Verbrauch als Reserve sind 84 Stück. Der Meldepunkt für das Silikon liegt heute bei 336, nicht bei 200.
Mit den Zahlen von 2019 ergibt dieselbe Regel 72 plus 24, also 96. Die 200 waren damals mehr als doppelt zu hoch und sind heute zu tief. Das ist der Kern des Problems: Eine Zahl, die einmal festgelegt wurde, kennt den Verbrauch nicht. Eine Regel rechnet ihn jeden Tag neu. Welche Bestandshöhe je Artikel grundsätzlich sinnvoll ist, haben wir in Welche Bestände wirklich notwendig sind hergeleitet. Hier geht es um den Moment, in dem die Regel auf die Disponentin trifft.
Kurz gesagt: Meldepunkt = Lieferzeit mal Tagesverbrauch plus Sicherheitsbestand. Die beiden ersten Grössen liefert das System aus den letzten Monaten, die dritte ist eine Entscheidung der Leitung: Wie viele Tage Reserve ist ein Fehlbestand bei diesem Artikel wert?
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Die Disponentin sieht am Donnerstag nicht mehr “140 von 200”, sondern “reicht bis 4. November, Lieferung am 11. November”. Das ist dieselbe Information in einer anderen Einheit: Tage statt Stück. Und mit Tagen kann sie entscheiden. Beim Silikon ist die Lücke vier Arbeitstage gross, also nimmt sie heute die Expresslieferung für 80 Franken Aufpreis oder eine Teilmenge beim zweiten Lieferanten, der in drei Tagen liefert. Beim Dichtungssatz ist die Reichweite 150 Tage, also bestellt sie nichts, auch wenn die alte Meldung es verlangt.
Was sie nicht mehr tut: Sie führt keine Excel-Tabelle mehr, in der sie für 420 Artikel mit Mindestbestand den Verbrauch der letzten drei Monate nachträgt. Sie ruft nicht mehr im Lager an, um zu fragen, ob die 140 Stück noch stimmen oder ob gestern schon ein Auftrag gerüstet wurde. Und sie bestellt nicht mehr “500 wie immer”, weil die Vorschlagsmenge aus Verbrauch und Lieferzeit entsteht und nicht aus der Gewohnheit. Die zwanzig Minuten pro Meldung werden zu zwei. Bei 23 Meldungen am Donnerstag ist das ein halber Arbeitstag, den die Disponentin für die sechs Artikel hat, bei denen die Regel allein nicht reicht: den neuen Artikel ohne Verbrauchshistorie, den Lieferanten, der gerade die Lieferzeit verlängert hat, den Grossauftrag, der nächste Woche kommt.
Sie liest Tage statt Stück, und mit Tagen kann sie entscheiden.
Die Regel verlangt eine Pflege, die vorher niemand gemacht hat: Alle drei Monate schaut die Disponentin die 40 Artikel an, bei denen Verbrauch oder Lieferzeit sich am stärksten verändert haben, und passt den Sicherheitsbestand an. Das ist eine Stunde im Quartal. Vorher stand diese Stunde nirgends im Kalender, und deshalb blieb das Silikon sieben Jahre lang bei 200.
Dieselben Angaben, zwei Lesarten
Die drei Grössen, die die Disponentin am Donnerstag braucht, sind dieselben, die die Geschäftsleitung am Monatsende braucht. Nur die Einheit wechselt: Die Disponentin liest sie je Artikel und je Tag, die Leitung über alle Artikel und je Monat.
| Angabe | Disponentin, je Meldung | Geschäftsleitung, je Monat |
|---|---|---|
| Reichweite | Reicht der Bestand bis zur Lieferung, oder brauche ich heute den Express? | Wie viele Artikel haben mehr als 180 Tage Reichweite, und wie viel Kapital liegt darin? |
| Sicherheitsbestand | Deckt die Reserve den Grossauftrag von nächster Woche? | Wie viele Tage Reserve halten wir im Mittel, und bei welchen Artikeln lohnt sich mehr? |
| Fehlmenge | Welcher Kundenauftrag wartet heute auf diesen Artikel? | Wie viele Aufträge wurden wegen Fehlbestand verspätet ausgeliefert, und was hat es gekostet? |
Im Oktober waren es sechs Aufträge mit Verspätung wegen Fehlbestand und 1.4 Millionen Franken Lagerwert, davon 380’000 in Artikeln mit mehr als 180 Tagen Reichweite. Die beiden Zahlen gehören auf dasselbe Blatt. Wer nur die Fehlmengen sieht, erhöht alle Mindestbestände und bindet noch mehr Kapital. Wer nur den Lagerwert sieht, senkt sie und produziert die nächste Lücke. Die Regel aus Lieferzeit, Verbrauch und Sicherheit löst beides zugleich, weil sie je Artikel rechnet statt pauschal. Welche Ursachen hinter zu hohen Beständen sonst noch stecken, steht in Zu hohe Lagerbestände: Ursachen und Lösungen.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo sehen die 23 Meldungen des Donnerstags als eine Nachschubliste aus. Je Artikel steht der Bestand am Lager, der prognostizierte Bestand nach allen offenen Kundenaufträgen und Bestellungen, der Mindest- und Höchstbestand, der Lieferant mit seiner Lieferzeit und die vorgeschlagene Bestellmenge. Das Silikon zeigt 140 am Lager, 72 davon bereits für Aufträge reserviert, keine offene Bestellung und einen Vorschlag über 500 Stück beim Stammlieferanten mit Eintreffen am 11. November. Die Lieferzeit kommt aus den letzten Wareneingängen dieses Lieferanten, nicht aus einer Zahl, die jemand einmal eingetragen hat, wie wir in Lieferantenleistung bewerten beschrieben haben. In diesem Moment entscheidet die Disponentin: Vorschlag übernehmen, Menge ändern, oder den zweiten Lieferanten mit drei Tagen Lieferzeit nehmen.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Der Mindestbestand ist im Standard eine feste Zahl je Artikel und Lager; den Verbrauch der letzten Monate zeigt Odoo zwar in der Bestandsprognose, aber es rechnet den Meldepunkt nicht selbst nach. Dafür braucht es die Quartalsstunde der Disponentin oder eine Auswertung, die Lieferzeit mal Verbrauch je Artikel gegen das hinterlegte Minimum stellt. Und wie viele Tage Reserve ein Artikel wert ist, entscheidet das System nicht: Das ist die Frage, wie teuer ein Fehlbestand beim Installateur ist gegenüber 84 Kartuschen im Regal, und die beantwortet die Leitung. Wie Einkauf und Lager in Odoo zusammen laufen, zeigt Einkauf und Lager mit Odoo.
Fazit
Mindest- und Sicherheitsbestände richtig definieren heisst nicht, bessere Zahlen einzutragen, sondern die Zahl durch eine Regel zu ersetzen: Lieferzeit mal Verbrauch plus Reserve, je Artikel, jeden Tag neu gerechnet. Die Disponentin liest dann am Donnerstag Tage statt Stück, bestellt beim Silikon den Express und beim Dichtungssatz nichts. Die Leitung sieht am Monatsende Fehlmengen und gebundenes Kapital auf demselben Blatt. Und die 200 von 2019 bleiben nicht sieben Jahre stehen, weil die Regel sie jeden Morgen an den Verbrauch misst.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Lager · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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