Lieferantenleistung bewerten: Was der Einkäufer jeden Montag sieht
Zwölf überfällige Bestellungen, sechs davon vom selben Lieferanten, drei braucht die Produktion am Mittwoch. So beginnt in vielen KMU die Einkaufswoche. Was danach passiert, entscheidet darüber, ob Lieferantenbewertung eine Scorecard bleibt oder ein Nebenprodukt des Tagesgeschäfts wird.
Der Einkäufer eines Metallbaubetriebs mit 45 Mitarbeitenden beginnt die Woche mit einer Liste: zwölf Bestellungen, deren bestätigter Liefertermin verstrichen ist. Sechs davon betreffen denselben Lieferanten. Drei davon braucht die Produktion am Mittwoch. Bis hierhin ist nichts ungewöhnlich, in den meisten KMU sieht dieser Montag so aus. Ungewöhnlich ist, was danach passiert: Er ruft an. Nicht einmal, sondern sechsmal.
Jede Nachfrage kostet mit Rückruf zehn bis fünfzehn Minuten. Das sind an diesem Montag anderthalb Stunden, die nicht in die Verhandlung des Rahmenvertrags fliessen, der im November ausläuft. Und das, was er dabei erfährt, landet in seinem Kopf oder in einer Excel-Liste, die ausser ihm niemand öffnet. Am nächsten Montag beginnt es von vorne.
Was Lieferantenbewertung im Alltag ist - und was nicht
Lieferantenbewertung klingt nach Jahresgespräch, Scorecard und einem Formular mit zwanzig Kriterien. Im Alltag ist sie etwas Einfacheres: die Antwort auf die Frage, ob der Einkäufer diesem Lieferanten den Termin glauben kann. Diese Antwort entsteht nicht im Jahresgespräch. Sie entsteht bei jedem Wareneingang, wenn jemand festhält, ob die Lieferung pünktlich, vollständig und in Ordnung war.
Drei Zahlen reichen für die allermeisten Entscheidungen im Einkauf:
- Termintreue: Anteil der Positionen, die am bestätigten Termin oder früher eintrafen.
- Mengentreue: Anteil der Positionen ohne Teil- oder Fehlmenge.
- Beanstandungen: Wareneingänge mit Reklamation je hundert Lieferungen.
Alles Weitere, Preisentwicklung, Reaktionszeit auf Anfragen, Zahlungsbedingungen, gehört in die Verhandlung und nicht in den Montagmorgen. Wer eine Lieferantenbewertung mit zwanzig Kriterien einführt, bekommt nach einem Quartal ein Formular, das niemand mehr ausfüllt. Wer mit drei Zahlen beginnt, die ohnehin beim Wareneingang anfallen, hat nach einem Quartal Daten.
Kurz gesagt: Lieferantenbewertung ist kein Projekt, sondern ein Nebenprodukt sauber erfasster Wareneingänge. Die Zahl entsteht dort, wo die Ware ankommt, nicht dort, wo das Jahresgespräch stattfindet.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einem System, das Bestellung und Wareneingang verbindet, entsteht die Bewertung nebenbei. Die Lagermitarbeiterin bucht den Wareneingang ein, wie sie es ohnehin tut. Das Eingangsdatum steht damit dem bestätigten Termin gegenüber, und fertig ist ein Datenpunkt. Nach drei Monaten hat der Einkäufer pro Lieferant eine Termintreue, die niemand gepflegt hat.
Sein Montag sieht dann anders aus. Die Liste der verspäteten Bestellungen gibt es noch, aber sie ist sortiert. Lieferanten, die zu 95 Prozent pünktlich liefern, bekommen keinen Anruf, sondern zwei Tage Geduld. Der eine Lieferant mit 71 Prozent bekommt den Anruf, und zwar mit der Zahl in der Hand. “Sie waren in den letzten zwölf Monaten bei 29 Prozent unserer Positionen zu spät” ist ein anderes Gespräch als “wo bleibt die Lieferung”.
Der Lieferant mit 71 Prozent bekommt den Anruf, und zwar mit der Zahl in der Hand.
Was der Einkäufer nicht mehr tut: Termine aus Auftragsbestätigungen abtippen, Lieferstatus per Mail erfragen, vor dem Quartalsgespräch eine Excel-Liste aus Erinnerungen zusammenbauen. Das ist die Kapazität, die am Montag für den Rahmenvertrag übrig bleibt.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Die drei Zahlen sind für den Einkäufer und für die Bereichsleitung dieselben. Gelesen werden sie verschieden. Der Einkäufer liest sie täglich und pro Bestellung: Welche Position ist gefährdet, wen rufe ich an. Die Bereichsleitung liest sie monatlich und pro Lieferant: Welcher Lieferant kostet uns Produktionsstillstand, bei wem lohnt sich ein zweiter Bezugsweg, wo verhandeln wir nach.
| Zahl | Einkäufer, täglich | Bereichsleitung, monatlich |
|---|---|---|
| Termintreue | Wem glaube ich den Termin? | Welcher Lieferant ist ein Risiko für die Produktion? |
| Mengentreue | Muss ich nachbestellen? | Brauchen wir höhere Sicherheitsbestände bei diesem Lieferanten? |
| Beanstandungen | Prüfe ich diese Lieferung genauer? | Rechtfertigt der Preisvorteil die Qualitätskosten? |
Entscheidend ist, dass beide aus derselben Quelle lesen. Solange der Einkäufer seine Excel-Liste führt und die Bereichsleitung eine Auswertung aus der Buchhaltung bekommt, streiten beide im Quartalsgespräch darüber, welche Zahl stimmt. Welche Kennzahlen darüber hinaus für Einkauf und Lager zählen, steht im Beitrag zu den Führungskennzahlen für Einkauf und Lager.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo steht die Termintreue direkt auf der Lieferantenkarte: eine Pünktlichkeitsrate über die letzten zwölf Monate, berechnet aus jedem Wareneingang gegen den bestätigten Termin. Der Einkäufer sieht sie, wenn er eine neue Bestellung bei diesem Lieferanten anlegt, also genau dann, wenn sie seine Entscheidung beeinflusst. Die Einkaufsanalyse zeigt dazu die durchschnittlichen Tage von der Bestellung bis zum Eingang je Lieferant, und die Liste der offenen Bestellungen lässt sich nach überschrittenem Termin ordnen. Das ist die Montagsliste, nur ohne Excel.
Voraussetzung ist, dass bestätigte Termine überhaupt erfasst werden und dass der Wareneingang am Tag der Ankunft gebucht wird, nicht am Freitag für die ganze Woche. Das ist eine Disziplinfrage im Lager, keine Softwarefrage. Wie Einkauf, Wareneingang und Bestand in Odoo zusammenhängen, zeigt der Beitrag Einkauf und Lager mit Odoo.
Was Odoo nicht ersetzt: das Gespräch mit dem Lieferanten und die Entscheidung, ob 71 Prozent noch tragbar sind. Es sorgt dafür, dass beide auf Zahlen beruhen, die niemand extra erfasst hat.
Fazit
Lieferantenbewertung ist kein Projekt, sondern ein Nebenprodukt sauber erfasster Wareneingänge. Wer sie als Scorecard mit zwanzig Kriterien einführt, scheitert an der Pflege. Wer sie aus dem Tagesgeschäft entstehen lässt, hat nach einem Quartal Zahlen, mit denen der Einkäufer anders telefoniert und die Bereichsleitung anders verhandelt. Der erste Schritt ist nicht die Bewertung, sondern der Einkaufsprozess, in dem bestätigte Termine und Wareneingänge an einem Ort landen.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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