Warum Wissen beim Austritt verloren geht
Eine Kündigung kostet ein KMU selten nur eine Stelle. Was tatsächlich verloren geht, steht nirgends dokumentiert - und genau das ist das Problem.
Eine Mitarbeiterin kündigt nach elf Jahren. Die Stelle wird ausgeschrieben, die Nachfolge gefunden, zwei Wochen Übergabe eingeplant. Auf dem Papier ist der Fall gelöst.
Ein halbes Jahr später fällt auf, dass niemand mehr weiss, warum ein bestimmter Kunde eine Sonderkondition hat, welche Reihenfolge bei der Jahresabrechnung nötig ist und wen man beim Lieferanten anruft, wenn es eilt. Das ist kein Einzelfall, sondern der Normalfall in Unternehmen, in denen Wissen an Personen hängt statt an Abläufen.
Drei Arten von Wissen - nur eine ist dokumentiert
Fachwissen ist das, was in einer Stellenbeschreibung steht: Buchhaltung, Konstruktion, Disposition. Es lässt sich beschreiben, schulen und einkaufen. Dieser Teil ist selten das Problem, weil eine Nachfolge ihn mitbringt.
Ausnahmewissen ist das, was der normale Ablauf nicht abdeckt: Welcher Kunde eine abweichende Rechnungsstellung hat. Warum eine bestimmte Position immer manuell nachgetragen wird. Welche Maschine nach einem Chargenwechsel eine zusätzliche Kontrolle braucht. Es entsteht über Jahre und steht in keinem Handbuch, weil es keinen Anlass gab, es aufzuschreiben.
Beziehungswissen ist das, was man nicht dokumentieren kann, aber vorbereiten: Wer beim Lieferanten tatsächlich entscheidet. Welcher Ansprechpartner beim Kunden verärgert reagiert, wenn man den Verkaufsleiter übergeht.
Verloren gehen praktisch immer die zweite und dritte Kategorie. Und weil beide unsichtbar sind, wird ihr Verlust nicht als Verlust wahrgenommen, sondern als eine Serie kleiner, unerklärlicher Reibungen in den Monaten danach.
Kurz gesagt: Was beim Austritt verloren geht, ist selten Fachwissen. Es ist das Wissen über Ausnahmen und über Menschen - und beides entsteht nicht in der Kündigungsfrist, sondern über Jahre.
Warum die Übergabe zu spät kommt
Die übliche Antwort auf eine Kündigung ist eine Übergabe. Sie funktioniert nur schlecht, und das hat sachliche Gründe.
Erstens ist die Kündigungsfrist die schlechteste denkbare Zeit für eine Bestandsaufnahme. Die austretende Person arbeitet ihre laufenden Aufgaben ab, hat innerlich abgeschlossen und wird gleichzeitig gebeten, ihr gesamtes implizites Wissen zu rekonstruieren.
Zweitens weiss niemand, was er weiss. Ausnahmewissen ist genau deshalb undokumentiert, weil es beim Arbeiten nicht auffällt. Es wird abgerufen, wenn der Fall eintritt, und der Fall tritt vielleicht zweimal im Jahr ein. In einer Übergabesitzung kommt er nicht zur Sprache.
Drittens ist die Nachfolge oft noch nicht da. In vielen KMU liegen zwischen Austritt und Eintritt Wochen bis Monate. Die Übergabe geht dann an eine Kollegin, die selbst voll ausgelastet ist - und die das Material weitergibt, ohne es je gebraucht zu haben.
Woran Sie das Risiko heute erkennen
Der Wissensverlust lässt sich nicht messen, das Risiko dagegen schon. Vier Fragen genügen für eine erste Einschätzung:
Gibt es Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann? Nicht “am besten kann”, sondern überhaupt. Wenn die Antwort mehr als zwei oder drei Aufgaben umfasst, hängt der Betrieb an Anwesenheit.
Was passiert bei einem Ausfall von vier Wochen? Ferien decken das teilweise ab - aber Ferien werden geplant und vorbereitet. Ein Unfall nicht.
Wo laufen Abläufe über persönliche Ablagen? Eine Excel-Liste auf einem lokalen Laufwerk, ein Mailordner, ein Notizbuch. Alles, was nicht im System steht, verlässt das Haus mit der Person.
Wie lange braucht eine neue Person bis zur Selbständigkeit? Wenn die ehrliche Antwort neun Monate lautet, ist das ein Mass für undokumentiertes Wissen, nicht für Komplexität.
Wissen, das nur im Kopf existiert, ist kein Vorteil des Unternehmens. Es ist eine offene Position auf der Risikoseite.
Was das ein KMU tatsächlich kostet
Die Kosten stehen in keiner Auswertung, weil sie sich auf viele kleine Posten verteilen: verlängerte Einarbeitung, Fehler in Ausnahmefällen, Nachfragen bei ehemaligen Mitarbeitenden, Kunden die ihre Sonderregelung noch einmal erklären müssen, Entscheidungen die vertagt werden, weil die Grundlage fehlt.
In den Projekten, die wir begleiten, ist die Einarbeitungszeit die sichtbarste Grösse. Wo die zentralen Abläufe dokumentiert sind, ist eine neue Person nach zwei bis drei Monaten selbständig. Wo sie es nicht sind, sind es sechs bis zwölf - bei gleicher Qualifikation.
Was sich mit Odoo daran ändert
Wissenssicherung ist zuerst eine Führungsfrage und erst danach eine Systemfrage. Was ein System leisten kann, ist trotzdem entscheidend: Es macht Dokumentation zum Nebenprodukt der Arbeit statt zu einer zusätzlichen Aufgabe.
In Odoo lassen sich Notizen, Vereinbarungen und Ausnahmen direkt am Datensatz festhalten, zu dem sie gehören - an der Kundenakte, am Artikel, am Projekt. Damit steht die Sonderkondition dort, wo der Nächste sie sucht, und nicht in einem persönlichen Mailordner. Für strukturierte Anleitungen und Prozessbeschreibungen gibt es Odoo Knowledge als gemeinsamen Ort; wie das im Alltag aussieht, steht in Wissensmanagement mit Odoo Knowledge.
Der zweite Hebel ist der Austrittsprozess selbst. Wenn das Offboarding als Ablauf mit festen Schritten hinterlegt ist - Zugriffe, Geräte, offene Vorgänge, Übergabepunkte je Aufgabenbereich - wird die Übergabe wenigstens vollständig geführt. Wie sich der gesamte Zyklus vom Eintritt bis zum Austritt strukturieren lässt, beschreibt Vom Eintritt bis zum Austritt: der Employee Lifecycle.
Fazit
Wissen geht nicht beim Austritt verloren, sondern lange vorher - in dem Moment, in dem entschieden wird, es nicht festzuhalten. Die Kündigung macht den Verlust nur sichtbar.
Der wirksamste Schritt ist deshalb keine Übergabe-Checkliste, sondern die Entscheidung, welche Abläufe im Unternehmen nicht an einer einzelnen Person hängen dürfen. Diese Liste ist in jedem KMU kürzer, als man befürchtet - und sie lässt sich in einem Nachmittag erstellen.
Weiterführend: Themenwelt Personal & Organisation · Lösung HR · Lösung Dokumentenmanagement. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Wie viel Wissen hängt bei Ihnen an einzelnen Personen?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns an, welche Abläufe nur in einem Kopf existieren.
