Welche Zeiten wirklich erfasst werden sollten: Was die Projektmitarbeiterin um 17:10 einträgt
Für eine gute Zeiterfassung reichen vier Angaben: Projekt, Dauer, verrechenbar oder nicht und ein kurzer Satz. Damit dauert ein Eintrag zwanzig Sekunden und wird am selben Tag gemacht. Die Rechnung beruht dann auf echten Stunden, nicht auf einer Schätzung vom Freitag.
Freitag, 17:10, Ingenieurbüro mit 30 Mitarbeitenden, fünfzehn laufende Projekte. Die Projektmitarbeiterin öffnet die Zeiterfassung, weil der Monatsabschluss sie dazu zwingt: fünf Tage, fünf Projekte, 40 Stunden, die sie jetzt verteilen muss. Zur Auswahl stehen 40 Tätigkeitskategorien, von “Konzeption” über “Koordination intern” bis “Dokumentation Variante B”. Von Dienstag weiss sie noch, dass sie am Projekt Werkhof war und dass es lang wurde. Ob die zwei Stunden Abstimmung mit dem Bauherrn zum Werkhof gehören oder zum Nachbarprojekt desselben Bauherrn, weiss sie nicht mehr.
Sie trägt ein, was plausibel ist. 8 Stunden pro Tag, gerundet auf halbe Stunden, verteilt nach Gefühl. Am Monatsende stehen auf dieser Schätzung drei Dinge: die Rechnung an den Bauherrn nach Aufwand, die Nachkalkulation, aus der die Projektleitung lernt, ob die Offerte gestimmt hat, und die Auslastung, mit der die Geschäftsleitung entscheidet, ob eine Stelle frei wird.
Was erfasst werden muss - und was nicht
Zeiterfassung scheitert selten daran, dass niemand will. Sie scheitert an zwei Dingen: an zu vielen Kategorien und an der Erfassung zum falschen Zeitpunkt. Wer 40 Tätigkeiten unterscheiden soll, braucht pro Eintrag eine Minute zum Suchen und erfasst deshalb am Freitag. Wer am Freitag erfasst, schätzt. Vier Angaben je Eintrag reichen, und mehr sind nicht genauer, sondern nur später:
- Das Projekt, und bei grösseren Projekten das Arbeitspaket. Das ist die Zuordnung, die Rechnung und Nachkalkulation brauchen.
- Die Dauer in Viertelstunden. Genauer wird nicht richtiger, weil niemand sechs Minuten Abstimmung von neun unterscheidet. Gröber wird falsch, weil die halbe Stunde Rundung sich über 15 Projekte zu Tagen addiert.
- Verrechenbar oder nicht. Der eine Haken, der über die Rechnung entscheidet und den später niemand mehr rekonstruieren kann.
- Ein Satz, was gemacht wurde. Nicht für die Kontrolle, sondern für den Bauherrn, der auf der Rechnung lesen will, wofür er zahlt.
Alles Weitere, die 40 Kategorien, die Unterscheidung zwischen Sitzung und Vorbereitung der Sitzung, die Phase nach Honorarordnung, lässt sich am Arbeitspaket hinterlegen, statt es bei jedem Eintrag abzufragen. Dann wählt die Mitarbeiterin das Arbeitspaket, und die Auswertung weiss den Rest.
Kurz gesagt: Eine Zeiterfassung mit vier Angaben, die zwanzig Sekunden dauert, passiert nach jeder Tätigkeit. Eine mit 40 Kategorien passiert am Freitag aus dem Gedächtnis. Die erste liefert Zahlen, die zweite Schätzungen, und auf beiden steht dieselbe Rechnung.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einer Erfassung, die am Arbeitspaket hängt und auf dem Gerät läuft, das die Mitarbeiterin ohnehin offen hat, sieht derselbe Dienstag so aus: Um 09:00 beginnt sie am Werkhof, startet die Zeit am Arbeitspaket “Ausführungsplanung” und arbeitet. Um 11:15 ruft der Bauherr an, sie wechselt auf das Arbeitspaket “Abstimmung Bauherr” des Nachbarprojekts, weil es um das geht, und zurück, als das Gespräch fertig ist. Am Abend stehen 8.25 Stunden am Tag, verteilt auf vier Einträge, jeder mit einem Satz, und keiner davon ist geschätzt.
Was sie dabei sieht, ist für sie selbst nützlich: Das Arbeitspaket “Ausführungsplanung” hat 60 Stunden Budget, 52 sind verbraucht, und sie ist noch nicht fertig. Das weiss sie am Dienstag, nicht die Projektleitung am Monatsende. Sie sagt es in der Sitzung am Mittwoch, und die Projektleitung redet mit dem Bauherrn über den Nachtrag, bevor die Stunden verbraucht sind, nicht danach.
Am Abend stehen 8.25 Stunden am Tag, verteilt auf vier Einträge, und keiner davon ist geschätzt.
Was die Projektmitarbeiterin nicht mehr tut: am Freitag 40 Stunden rekonstruieren, in 40 Kategorien suchen, Zeiten auf halbe Stunden runden und erklären, warum der Dienstag im Nachhinein anders aussieht als in der Rechnung. Was sie stattdessen tut: die Zeit starten, wenn sie anfängt, und wechseln, wenn das Telefon klingelt. Das ist die ganze Disziplin, und sie ist kleiner als das Suchen in 40 Kategorien.
Dieselben Stunden, zwei Lesarten
Die erfassten Stunden liest die Mitarbeiterin am Abend je Arbeitspaket. Die Projektleitung liest sie wöchentlich je Projekt, die Geschäftsleitung monatlich über alle. Für die eine sind sie ein Stand, für die anderen eine Prognose.
| Zahl | Projektmitarbeiterin, täglich | Projektleitung, wöchentlich |
|---|---|---|
| Verbrauch am Arbeitspaket | Wie viel Budget habe ich noch, bevor ich es sagen muss? | Welches Arbeitspaket kippt, und ist der Nachtrag noch verhandelbar? |
| Verrechenbare Stunden | Was davon zahlt der Bauherr, was ist intern? | Wie viel vom erfassten Aufwand wird fakturiert, und wo versickert der Rest? |
| Stunden pro Tag | Ist der Tag vollständig, oder fehlt die Sitzung? | Wie viel Kapazität ist im nächsten Monat wirklich frei? |
Die zweite Zeile ist die, die niemand sieht, solange “verrechenbar” am Freitag entschieden wird. Was aus Verbrauch, Fortschritt und Prognose für die Steuerung eines Projekts wird, steht im Beitrag Projekte wirtschaftlich steuern, warum Zeiterfassung ohne Misstrauen eingeführt werden muss, in Warum Zeiterfassung mehr ist als Leistungskontrolle.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo hängt die Zeit an der Aufgabe des Projekts, also am Arbeitspaket, und die Aufgabe weiss, ob sie verrechenbar ist, zu welcher Phase sie gehört und wie viel Budget sie hat. Die Mitarbeiterin startet die Zeit an der Aufgabe und stoppt sie, oder trägt am Abend die Viertelstunden ein, mit einem Satz. Der Rest ist hinterlegt. An der Aufgabe sieht sie den Verbrauch gegen das Budget, die Projektleitung sieht dasselbe über alle Aufgaben, und die Rechnung nach Aufwand entsteht aus genau diesen Einträgen, mit dem Satz, den die Mitarbeiterin geschrieben hat, als Rechnungszeile.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Die Zahl der Arbeitspakete je Projekt ist eine Entscheidung der Projektleitung, und wer 40 Aufgaben anlegt, hat die 40 Kategorien nur umbenannt. Fünf bis acht Arbeitspakete je Projekt reichen in den meisten Büros. Und ob die Stunden am Dienstag oder am Freitag erfasst werden, entscheidet keine Software, sondern die Gewohnheit im Team, und die beginnt bei der Projektleitung, die ihre eigenen Stunden am Abend einträgt. Was die Projekt-App insgesamt abdeckt, steht in Projekte mit Odoo verwalten.
Fazit
Welche Zeiten erfasst werden sollten, ist schnell beantwortet: Projekt oder Arbeitspaket, Dauer in Viertelstunden, verrechenbar oder nicht, ein Satz. Alles Weitere gehört ans Arbeitspaket, nicht in den Eintrag. Dann dauert die Erfassung zwanzig Sekunden und passiert am Dienstag, die Rechnung steht auf Zahlen statt auf Schätzungen, und das Arbeitspaket, das kippt, fällt der Mitarbeiterin auf, nicht der Nachkalkulation.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Zeiterfassung · Lösung Projektmanagement. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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