Digitale Belegverarbeitung: Was die Kreditoren-Sachbearbeiterin mit der Lieferantenrechnung macht
Digitale Belegverarbeitung heisst nicht scannen, sondern die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang verbinden. Zwei Drittel der Rechnungen brauchen dann keine Freigabe mehr. Die Sachbearbeiterin prüft nur noch die Abweichungen, und kein Skonto geht mehr verloren.
Dienstag, 08:15, Buchhaltung eines Produktionsbetriebs mit 70 Mitarbeitenden und rund 450 Lieferantenrechnungen im Monat. Die Kreditoren-Sachbearbeiterin öffnet die Post und das Mailfach “rechnungen@”: 23 Rechnungen. Jede druckt sie aus, auch die, die als PDF kamen, stempelt das Eingangsdatum darauf, klebt den Kontierungsstempel daneben und legt sie in das Fach des Abteilungsleiters, der die Bestellung ausgelöst hat. Dort liegt sie, bis er aus der Halle kommt.
Drei Tage später kommt der Stapel zurück, visiert. Jetzt tippt sie ab: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer, Fälligkeit, QR-Referenz. Sechs Minuten pro Rechnung, 45 Stunden im Monat. Die Rechnung des Stahlhändlers über 28’000 Franken hat zwei Prozent Skonto bei Zahlung innert zehn Tagen angeboten. Sie wird am Tag elf bezahlt. 560 Franken, verfallen auf einem Pult.
Was Belegverarbeitung im Alltag ist - und was nicht
Digitale Belegverarbeitung klingt nach Scanner und Texterkennung. Das ist der kleinste Teil. Im Alltag entscheidet sich der Durchlauf einer Rechnung an drei Fragen, und keine davon beantwortet ein Scanner:
- Gehört zu dieser Rechnung eine Bestellung? Wenn ja, und wenn Menge und Preis mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen, gibt es nichts zu prüfen. Die sachliche Prüfung hat der Einkauf beim Bestellen gemacht und das Lager beim Wareneingang.
- Wer muss freigeben, wenn nicht? Rechnungen ohne Bestellung, der Handwerker, die Beratung, das Inserat, brauchen eine Person. Die Frage ist, ob die Rechnung zu dieser Person geht oder auf ein Pult.
- Bis wann lohnt sich die Zahlung? Skonto ist ein Datum, kein Prozentsatz. Es muss dort stehen, wo die Zahlung ausgelöst wird, nicht auf dem Papier im Ordner.
Im Betrieb aus dem Beispiel haben 300 der 450 Rechnungen eine Bestellung. Für sie ist die Freigabe durch den Abteilungsleiter eine Wiederholung dessen, was er beim Bestellen schon entschieden hat. Die drei Tage auf seinem Pult prüfen nichts, sie kosten nur Skonto.
Kurz gesagt: Der Scanner spart das Abtippen. Die Bestellung spart die Freigabe. Zwei Drittel der Rechnungen brauchen keine Person mehr, sondern nur den Abgleich mit dem, was beim Bestellen und beim Wareneingang schon geprüft wurde.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einem System, in dem die Rechnung an der Bestellung hängt, sieht derselbe Dienstag so aus: Die 23 Rechnungen liegen um 08:15 als Belege im Eingang, die per Mail direkt, die aus der Post nach einem Scan. Lieferant, Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und QR-Referenz sind ausgelesen, die Sachbearbeiterin kontrolliert sie, statt sie zu tippen. Bei 15 der 23 Rechnungen steht die Bestellung daneben, mit Wareneingang, und die Positionen stimmen überein. Diese 15 sind nach einem Blick buchungsreif, ohne Visum, ohne Pult.
Fünf Rechnungen haben keine Bestellung. Sie gehen als Aufgabe an die Person, die den Auftrag erteilt hat, mit Frist, und die Sachbearbeiterin sieht, bei wem sie liegen und seit wann. Drei Rechnungen weichen von der Bestellung ab, zwei Prozent mehr Menge, ein anderer Preis. Die gehen an den Einkauf, mit der Abweichung markiert, nicht mit der ganzen Rechnung zum Nachrechnen. Und die Rechnung des Stahlhändlers trägt das Skontodatum 22.10., und der Zahlungsvorschlag sortiert sie danach.
Fünfzehn von 23 Rechnungen sind nach einem Blick buchungsreif, ohne Visum, ohne Pult.
Was die Sachbearbeiterin nicht mehr tut: PDF ausdrucken, stempeln, Rechnungen durch das Haus tragen, drei Tage warten, abtippen, Skonti im Kopf behalten, Lieferanten erklären, warum die Rechnung noch nicht bezahlt ist, obwohl sie längst im Haus war. Was sie stattdessen tut: die acht Rechnungen bearbeiten, die eine Entscheidung brauchen. Das ist die Arbeit, für die sie eingestellt wurde, und es sind acht, nicht 23.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Die Sachbearbeiterin liest je Rechnung drei Dinge: Übereinstimmung mit der Bestellung, Freigabe und Skontodatum. Die Finanzleitung liest sie monatlich über alle 450. Für die eine sind es Arbeitsschritte, für die andere die Frage, ob der Einkauf geführt ist.
| Zahl | Sachbearbeiterin, je Rechnung | Finanzleitung, monatlich |
|---|---|---|
| Übereinstimmung mit Bestellung | Kann ich buchen, oder muss jemand hinschauen? | Wie viele Rechnungen kommen ohne Bestellung, und aus welchen Abteilungen? |
| Freigabe | Bei wem liegt sie, und seit wann? | Wo stauen sich Freigaben, und welche Person ist der Engpass? |
| Skontodatum | Bis wann muss die Zahlung raus? | Wie viel Skonto wurde genutzt, wie viel ist verfallen, und was kostet das im Jahr? |
Die erste Zeile ist die, die den Einkauf betrifft, nicht die Buchhaltung. Eine Rechnung ohne Bestellung ist ein Einkauf, der am Prozess vorbei stattgefunden hat. Zehn davon im Monat sind normal, 150 sind ein Führungsthema. Warum Belege, die zu spät und einzeln kommen, den Monatsabschluss um Tage verzögern, steht im Beitrag Warum Monatsabschlüsse zu lange dauern.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo kommt die Lieferantenrechnung als Beleg an einer Mailadresse oder per Scan an, und die Belegerkennung liest Lieferant, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und die QR-Referenz aus. Hat der Lieferant eine offene Bestellung, schlägt Odoo sie vor, und die Rechnungspositionen stehen den bestellten und gelieferten Mengen gegenüber. Stimmt alles überein, ist die Rechnung buchungsreif. Weicht etwas ab, steht die Abweichung an der Position. Die Freigabe ohne Bestellung läuft als Aktivität an die zuständige Person mit Frist, sichtbar für die Sachbearbeiterin. Das Skontodatum kommt aus der Zahlungsbedingung des Lieferanten und steuert den Zahlungsvorschlag. Der Beleg hängt am Buchungssatz, und beim Zahlen übernimmt die QR-Referenz die Zuordnung.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Die Belegerkennung ist eine kostenpflichtige Zusatzleistung je Beleg, und sie liest, sie prüft nicht: Ein falsch ausgelesener Betrag fällt nur auf, wenn jemand hinschaut, deshalb bleibt die Kontrolle der ausgelesenen Werte bei der Sachbearbeiterin. Und mehrstufige Freigaben nach Betrag, bei denen ab 10’000 Franken zusätzlich die Geschäftsleitung visieren muss, sind keine Standard-Einstellung, sondern eine Erweiterung, die vor dem Projekt entschieden gehört. Was die Buchhaltung in Odoo insgesamt abdeckt, steht in Buchhaltung mit Odoo, die Reihenfolge der Automatisierung im Belegweg in Welche Finanzprozesse sich automatisieren lassen.
Fazit
Digitale Belegverarbeitung ist kein Scanner, sondern die Verbindung der Rechnung mit der Bestellung. Zwei Drittel der Rechnungen brauchen dann keine Freigabe mehr, weil die Prüfung beim Bestellen und beim Wareneingang schon stattgefunden hat. Die Sachbearbeiterin bearbeitet acht Rechnungen statt 23, das Skonto wird zum Datum im Zahlungsvorschlag statt zur Erinnerung im Kopf, und die Finanzleitung sieht am Monatsende, wie viel Einkauf am Prozess vorbei läuft. Das ist der Teil, den kein Scanner liefert.
Weiterführend: Themenwelt Finanzen & Controlling · Lösung Buchhaltung · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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