Warum Monatsabschlüsse zu lange dauern
Fragen Sie nach der Dauer des Monatsabschlusses, bekommen Sie selten eine Zahl. Das ist bereits das erste Symptom. Die fünf Ursachen, warum Abschlüsse in Schweizer KMU zehn Arbeitstage und länger brauchen - und weshalb schnellere Software allein nichts daran ändert.
Fragen Sie in einem KMU, wie lange der Monatsabschluss dauert, bekommen Sie selten eine Zahl. Sie bekommen ein “kommt darauf an”. Das ist bereits die erste Auskunft: Wo niemand die Dauer kennt, gibt es auch keinen Fahrplan, sondern eine Gewohnheit.
Wo doch gemessen wird, liegt die Antwort in vielen Betrieben zwischen acht und fünfzehn Arbeitstagen. Das heisst: Wenn die Geschäftsleitung Mitte Monat über den Vormonat spricht, spricht sie über Zahlen, die einen halben Monat alt sind - und über einen Monat, der bereits zur Hälfte gelaufen ist.
Der Abschluss ist nicht die Arbeit, sondern die Nacharbeit
Der eigentliche Abschluss - Abgrenzungen buchen, Konten prüfen, Auswertungen erstellen - dauert in einem gut geführten KMU einen bis zwei Tage. Alles andere ist Nacharbeit an einem Monat, der nicht mitgeführt wurde.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wo man ansetzt. Wer den Abschluss beschleunigen will, optimiert meist die letzten zwei Tage. Die Zeit liegt aber in den zehn davor.
Wo die Tage tatsächlich verloren gehen
Aus unseren Projekten wiederholen sich fünf Ursachen. Selten wirkt nur eine davon.
Die Belege kommen zu spät und einzeln. Lieferantenrechnungen liegen auf Schreibtischen, in Mailfächern und in der Ablage eines Projektleiters, der gerade auf der Baustelle ist. Erst wenn die Buchhaltung nachfasst, bewegen sie sich. Nachfassen ist keine Buchhaltung, sondern Suchdienst - und es kostet regelmässig die ersten Tage des Folgemonats.
Der Bankabgleich ist Handarbeit. Ohne Referenz auf der Zahlung muss jemand entscheiden, welcher Eingang zu welcher Rechnung gehört. Bei Teilzahlungen, Sammelzahlungen und Abzügen wird daraus Detektivarbeit. Wo die QR-Rechnung konsequent genutzt wird, verschwindet ein grosser Teil dieser Arbeit - sie ist dafür gebaut.
Jede Abgrenzung wird neu erfunden. Dieselben Sachverhalte kommen jeden Monat wieder: Versicherungen, Mieten, Boni, angefangene Arbeiten. Wenn sie jedes Mal von Hand erfasst statt als wiederkehrende Buchung hinterlegt werden, ist jeder Monat ein kleines Projekt.
Die Zahlen liegen in mehreren Systemen. Verkauf im einen, Zeiterfassung im zweiten, Buchhaltung im dritten. Der Abschluss beginnt dann mit Exporten und endet mit der Frage, warum zwei Auswertungen unterschiedliche Umsätze zeigen. Die Antwort zu suchen, kostet oft mehr Zeit als der Abschluss selbst.
Niemand hat einen Fahrplan. Es gibt keinen Termin, bis wann Belege eingereicht sein müssen, keine Zuständigkeit für Rückfragen, keine Reihenfolge. Der Abschluss läuft, bis er fertig ist - und er ist fertig, wenn niemand mehr etwas findet.
Der Abschluss dauert nicht lange, weil er kompliziert wäre. Er dauert lange, weil der Monat nicht mitgeführt wurde.
Was die Verzögerung die Führung kostet
Solange es nur um Ordnung geht, klingt das nach einem Thema für die Buchhaltung. Es ist aber ein Führungsthema, und zwar aus drei Gründen.
Erstens werden Entscheidungen auf alten Zahlen getroffen. Wer am 15. über den Vormonat spricht, korrigiert eine Entwicklung, die schon sechs Wochen läuft.
Zweitens entsteht Misstrauen gegenüber den eigenen Zahlen. Wenn zwei Auswertungen nicht übereinstimmen und niemand sicher sagen kann, welche stimmt, entscheidet am Ende wieder das Bauchgefühl - und die Buchhaltung liefert nur noch die Bestätigung im Nachhinein.
Drittens bindet der Abschluss jeden Monat dieselben Personen für dieselbe Nacharbeit. Das ist Kapazität, die weder für Controlling noch für Analyse zur Verfügung steht.
Symptom oder Ursache
Die häufigste Fehlreaktion ist, das Symptom zu behandeln: mehr Druck in den Abschlusstagen, ein zusätzlicher Mitarbeiter für zwei Wochen, eine neue Software mit dem Versprechen, alles gehe schneller. Das verschiebt die Arbeit, es entfernt sie nicht.
Kurz gesagt: Ein Abschluss lässt sich nicht beschleunigen, er lässt sich nur vorbereiten. Alles, was während des Monats erledigt ist, muss am Monatsende nicht mehr passieren.
Was tatsächlich hilft
Der Hebel liegt darin, den Abschluss vom Ereignis zur Routine zu machen. Konkret heisst das dreierlei.
Belege laufen fortlaufend ein, nicht am Monatsende. Digitaler Eingang, Erfassung beim Eintreffen, Freigabe nach hinterlegten Regeln. Ob das über ein ERP läuft oder über eine schlanke Belegerfassung, ist zweitrangig - entscheidend ist, dass kein Beleg auf einen Sammeltermin wartet.
Zahlungen ordnen sich selbst zu. Mit sauberen Referenzen läuft der Bankabgleich weitgehend automatisch. Was übrig bleibt, sind die echten Ausnahmen, und die sind überschaubar.
Der Abschluss hat einen Fahrplan. Fixer Stichtag für Belege, benannte Zuständigkeiten, wiederkehrende Buchungen hinterlegt, eine feste Reihenfolge. Ein Fahrplan auf einer halben Seite reicht - er muss nur existieren und eingehalten werden.
Was Software leistet - und was nicht
Ein integriertes System nimmt vor allem die Übergaben weg: Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung, aus der Rechnung der Buchungssatz, der Zahlungseingang schliesst den offenen Posten. Damit fallen der Export, der Abgleich und die Suche nach Differenzen weg - genau die Arbeit, die den Abschluss aufbläht. Wie das im Zusammenspiel aussieht, beschreibt der Beitrag Buchhaltung mit Odoo.
Was Software nicht kann: einen Beleg erfassen, den niemand einreicht. Wenn die Ursache Disziplin oder eine fehlende Zuständigkeit ist, verschiebt ein Systemwechsel das Problem nur in eine neue Oberfläche. Dann lohnt es sich, zuerst den Ablauf zu klären und erst danach über Software zu sprechen.
Der erste Schritt ist eine Messung
Bevor Sie etwas ändern, messen Sie einen einzigen Abschluss ehrlich durch: An welchem Arbeitstag lagen die Zahlen vor? Wie viele Belege kamen nach dem Stichtag? Wie viele Zahlungen mussten von Hand zugeordnet werden? Wie viele Rückfragen gab es, und an wen?
Vier Zahlen, eine Stunde Aufwand - und meist eine sehr eindeutige Antwort darauf, wo die zehn Tage liegen. Erst danach ist die Frage sinnvoll, ob das eine Frage der Organisation oder des Systems ist.
Wenn Sie diese Einordnung nicht allein vornehmen möchten, ist der kostenlose Projekt-Check der richtige nächste Schritt. Wie wir Finanzprozesse in Projekten umsetzen, zeigt unsere Lösungsseite Finanzen & Controlling.
Weiterführend: Lösung Buchhaltung · Lösung ERP. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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