Projekte wirtschaftlich steuern
Die meisten KMU erfahren die Marge eines Projekts, wenn es abgeschlossen ist. Das ist Buchhaltung, nicht Steuerung - und es ist der Grund, warum sich nichts mehr korrigieren lässt.
In vielen KMU wird die Wirtschaftlichkeit eines Projekts genau einmal beurteilt: wenn die Schlussrechnung geschrieben ist. Dann steht fest, ob es sich gelohnt hat - und es lässt sich nichts mehr daran ändern.
Steuern heisst, während der Umsetzung zu wissen, wo das Projekt steht. Dafür braucht es keine Controlling-Abteilung, sondern vier Grössen und einen festen Rhythmus.
Die vier Grössen
Budget. Der kalkulierte Aufwand, in Stunden und in Franken. Er stammt aus dem Angebot und wird nicht nachträglich angepasst - sonst verschwindet der Massstab.
Verbrauch. Die tatsächlich erfassten Stunden plus die angefallenen Fremdkosten. Diese Grösse ist die einzige, die ohne Interpretation auskommt - vorausgesetzt, es wird zeitnah erfasst.
Fortschritt. Der Anteil der Arbeit, der tatsächlich erledigt ist. Nicht der Anteil der verbrauchten Zeit - das ist der häufigste Fehler und macht die Grösse wertlos.
Restaufwand. Die Schätzung, was noch nötig ist. Sie ist die einzige der vier Grössen, die in die Zukunft schaut, und deshalb die wichtigste für eine Entscheidung.
Aus Verbrauch und Restaufwand ergibt sich die Prognose. Aus der Prognose gegen das Budget ergibt sich die Frage, ob gehandelt werden muss. Alles andere ist Ausschmückung.
Kurz gesagt: Verbrauch allein sagt nichts. Erst Verbrauch gegen Fortschritt zeigt, ob ein Projekt wirtschaftlich läuft - und erst der geschätzte Restaufwand macht daraus eine Prognose, auf die sich handeln lässt.
Der Fortschritt ist der schwierige Teil
Verbrauch lässt sich messen, Budget steht fest, Restaufwand wird geschätzt. Der Fortschritt ist die Grösse, bei der die meisten Projekte unehrlich werden - meist ohne Absicht.
Zwei Methoden funktionieren im KMU zuverlässig:
Arbeitspakete zählen. Das Projekt wird in zehn bis dreissig Pakete geschnitten, jedes ist entweder fertig oder nicht. Halbfertige Pakete zählen als nicht fertig. Das klingt grob und ist genau deshalb belastbar.
Meilensteine mit Abnahme. Bei grösseren Projekten definieren vier bis sechs Meilensteine den Fortschritt, jeder mit einem prüfbaren Ergebnis. Der Fortschritt springt dann in Stufen statt kontinuierlich - was der Realität näher kommt als eine gleitende Prozentzahl.
Was nicht funktioniert: die Selbsteinschätzung in Prozent. Sie bleibt monatelang bei achtzig.
Der Rhythmus entscheidet mehr als die Methode
Ein Projekt, das monatlich angeschaut wird, lässt sich steuern. Ein Projekt, das quartalsweise angeschaut wird, lässt sich dokumentieren.
Für die meisten KMU-Projekte mit zwei bis sechs Monaten Laufzeit ist ein zweiwöchentlicher Blick der richtige Takt - fünfzehn Minuten je Projekt, mit denselben vier Grössen. Wichtiger als die Länge ist die Regelmässigkeit: Ein Termin, der stattfindet, wenn es kritisch wird, findet zu spät statt.
Was tun, wenn die Prognose kippt
Ein Projekt, das auf eine Überschreitung zuläuft, kennt drei Eingriffe - und es lohnt sich, sie in dieser Reihenfolge zu prüfen:
Umfang anpassen. Der wirksamste und am seltensten genutzte Eingriff. Was war zugesagt, was ist dazugekommen, was lässt sich in eine spätere Phase verschieben? Diese Klärung mit dem Kunden ist unangenehm, aber sie kostet weniger als die Alternative.
Vorgehen ändern. Andere Person, anderes Verfahren, weniger Abstimmungsschleifen. Wirkt nur früh im Projekt.
Verlust akzeptieren und dokumentieren. Legitim, wenn die Beziehung zum Kunden wichtiger ist als die Marge dieses Projekts - aber als Entscheidung, nicht als Unterlassung. Und mit einer Notiz, die beim nächsten Angebot gelesen wird.
Ein bewusst akzeptierter Verlust ist Steuerung. Ein unbemerkter Verlust ist ein Betriebsunfall, der sich beim nächsten Projekt wiederholt.
Was sich mit Odoo daran ändert
Der Aufwand liegt selten im Denken und fast immer im Zusammentragen der Zahlen. Wer Stunden aus einer Excel-Liste, Fremdkosten aus der Buchhaltung und den Fortschritt aus dem Kopf des Projektleiters zusammensucht, macht das nicht alle zwei Wochen.
Genau diesen Teil nimmt eine durchgehende Umgebung ab: Budget aus dem Angebot, Verbrauch aus der Zeiterfassung und den Lieferantenrechnungen, Fortschritt aus dem Status der Aufgaben - alles auf demselben Projekt. Die zweiwöchentliche Durchsicht wird damit zu einem Blick auf eine Übersicht statt zu einer Recherche.
Welche Kennzahlen dabei tatsächlich zählen, ist in Welche Kennzahlen Projektleiter benötigen beschrieben; wie sich das konkret einrichten lässt, in Projektcontrolling mit Odoo.
Fazit
Wirtschaftliche Projektsteuerung braucht vier Grössen, einen zweiwöchentlichen Rhythmus und die Bereitschaft, den Fortschritt ehrlich zu messen statt zu schätzen.
Der entscheidende Unterschied zu dem, was in den meisten KMU passiert, ist nicht die Methode. Es ist der Zeitpunkt: während des Projekts statt danach.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Projektmanagement. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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