Welche Kennzahlen Projektleiter benötigen
Projektleitende bekommen meist die Zahlen der Geschäftsleitung zu sehen - Marge, Umsatz, Auslastung im Rückblick. Für die Steuerung eines laufenden Projekts nützen die wenig. Vier Kennzahlen, die tatsächlich zu Entscheidungen führen, und warum die wichtigste davon eine Schätzung ist.
In vielen Unternehmen bekommt die Projektleitung dieselben Auswertungen wie die Geschäftsleitung: Umsatz je Projekt, Marge nach Abschluss, Auslastung im Rückblick. Das sind saubere Zahlen - nur helfen sie beim Steuern nicht, weil sie erst vorliegen, wenn nichts mehr zu steuern ist.
Wer ein laufendes Projekt führt, braucht andere Grössen. Es sind vier, und die wichtigste davon ist keine Messung, sondern eine Schätzung.
Kurz gesagt: Die verbrauchten Stunden sagen, wo Sie waren. Der geschätzte Restaufwand sagt, wo Sie hinkommen. Nur die zweite Zahl lässt sich noch beeinflussen - und genau sie fehlt in den meisten Projektberichten.
Die vier, die zählen
Restaufwand statt Verbrauch. Die entscheidende Grösse. Nicht “wir haben 240 von 300 Stunden verbraucht”, sondern “wir brauchen noch 90”. Das ist eine Schätzung und deshalb unbequem - aber sie ist die einzige Zahl, die eine Entscheidung auslöst, solange das Projekt läuft. Wer nur den Verbrauch kennt, merkt die Überschreitung, wenn sie da ist.
Fortschritt gegen Plan. Nicht die Zahl erledigter Aufgaben, sondern der Anteil des Werks, der steht. Diese Unterscheidung klingt spitzfindig und ist es nicht: Neunzig Prozent der Aufgaben können erledigt sein, während der aufwendigste Teil noch aussteht.
Offene Entscheidungen und Abhängigkeiten. Die am meisten unterschätzte Grösse. Ein Projekt steht selten still, weil niemand arbeitet - es steht still, weil eine Freigabe fehlt, ein Zulieferer nicht liefert oder eine Entscheidung beim Kunden hängt. Wer diese Punkte zählt und datiert, sieht Verzögerungen kommen.
Abweichung im Leistungsumfang. Was wurde zusätzlich vereinbart, seit der Auftrag stand? In der Summe kleiner Zusagen entsteht die Mehrheit aller Budgetüberschreitungen - und zwar unbemerkt, weil jede einzelne für sich harmlos wirkt.
Verbrauchte Stunden sagen, wo Sie waren. Der Restaufwand sagt, wo Sie hinkommen.
Was die Geschäftsleitung stattdessen braucht
Der Unterschied ist wichtig, weil sonst beide Seiten dieselbe Auswertung bekommen und keine damit arbeiten kann.
Die Geschäftsleitung steuert das Portfolio: Welche Projekte tragen, wie ist die Auslastung der nächsten Monate, wo entsteht Risiko. Ihr Takt ist monatlich, ihre Sicht ist die Summe.
Die Projektleitung steuert ein einzelnes Vorhaben: Reicht das Budget, hält der Termin, was blockiert gerade. Ihr Takt ist wöchentlich, ihre Sicht ist das Detail. Wie beide Ebenen im Ablauf zusammenhängen, beschreibt der Beitrag zum idealen Projektprozess.
Die Voraussetzung: Zeiterfassung, die getragen wird
Alle vier Kennzahlen hängen an erfassten Stunden. Und Zeiterfassung ist in Projektorganisationen selten ein technisches, fast immer ein kulturelles Thema.
Wo sie als Kontrollinstrument verstanden wird, wird sie am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis nachgetragen - und dann ist die Zahl wertlos, weil sie zu glatt ist. Wo klar ist, dass sie der Projektsteuerung dient und nicht der Leistungsbeurteilung, wird sie laufend erfasst. Diesen Unterschied haben wir im Beitrag zu Zeiterfassung als Führungsinstrument ausführlicher behandelt.
Was Odoo an dieser Frage ändert
Der entscheidende Punkt ist, dass Aufwand, Planung und Verrechnung am selben Projekt hängen.
Erfasste Stunden laufen auf die Aufgabe, die Aufgabe auf das Projekt, das Projekt auf den Auftrag. Damit ergibt sich der Verbrauch ohne Nacherfassung, und die Gegenüberstellung von geplant und verbraucht ist eine Auswertung statt einer Excel-Übung. Zusatzleistungen lassen sich als eigene Position am Projekt führen, statt in einer Mailkette zu leben - das adressiert die vierte Kennzahl oben.
Zwei ehrliche Einschränkungen. Erstens: Den Restaufwand nimmt Ihnen kein System ab. Er muss geschätzt und gepflegt werden; ein System kann nur dafür sorgen, dass die Schätzung an einer Stelle steht und nicht in einem Kopf. Zweitens: Die Aussagekraft steht und fällt mit der Erfassungsdisziplin - saubere Auswertungen falscher Stunden sind schlechter als gar keine, weil man ihnen glaubt. Wie sich das konkret aufsetzen lässt, zeigt der Beitrag zu Projektcontrolling mit Odoo und die Seite zu Projekten und Dienstleistungen.
Rhythmus und Verantwortung
Wöchentlich gehören Restaufwand, Fortschritt und offene Punkte auf den Tisch der Projektleitung - fünfzehn Minuten reichen, wenn die Zahlen da sind. Die Abweichung im Leistungsumfang wird nicht periodisch geprüft, sondern bei jeder Zusage festgehalten; nachträglich lässt sie sich nicht rekonstruieren.
Und eine Regel, die mehr bewirkt als jede Auswertung: Wer den Restaufwand nach oben korrigiert, tut das Richtige. Wo Korrekturen als Fehlereingeständnis gelten, werden sie unterlassen - und dann trifft die Überraschung alle gleichzeitig.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Projektmanagement · Lösung Zeiterfassung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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