Fahrzeiten und Wegpauschalen verrechnen: Was die Sachbearbeiterin am Montagmorgen sieht
Fahrzeiten gehen oft verloren, weil sie auf dem Rapport fehlen oder niemand weiss, welche Regel gilt. Wird die Regel einmal pro Kunde festgelegt, kommt die Fahrt automatisch auf die Rechnung. Die Sachbearbeiterin prüft nur noch Ausnahmen, und die Rechnungen gehen früher raus.
Montag, 08:10, Administration eines Gebäudetechnik-Betriebs mit 35 Mitarbeitenden und sechs Servicetechnikern. Auf dem Tisch der Sachbearbeiterin liegen 38 Rapporte von letzter Woche. Auf 27 steht eine Fahrzeit, handschriftlich, auf Viertelstunden gerundet oder auch nicht. Auf elf steht keine. Daneben liegt die Excel-Tabelle “Kundenkonditionen”: Für die Metzgerei Brunner gilt die Wegpauschale von 60 Franken, für das Pflegeheim am Bach die effektive Fahrzeit zu 95 Franken die Stunde, für den Gewerbepark in Zone 2 die Pauschale von 120 Franken, und bei den 14 Kunden mit Wartungsvertrag ist die Fahrt im Vertrag enthalten. Was in der Tabelle nicht steht: ob die Fahrt vom Werkhof oder vom letzten Kunden gerechnet wird.
Für die elf Rapporte ohne Fahrzeit öffnet sie Google Maps, schätzt, und schreibt dem Techniker eine Frage in die Gruppe. Die Antworten kommen bis Freitag. Dann gehen die Rechnungen raus, vier Tage nach dem Montag und elf Tage nach dem ersten Einsatz der Woche. Drei davon tragen keine Fahrt, weil in der Tabelle kein Eintrag war und die Sachbearbeiterin im Zweifel nichts verrechnet. Das ist nicht falsch. Es ist nur jede Woche so.
Was eine Fahrzeit im Alltag ist - und was nicht
Eine Fahrzeit ist keine Zahl auf dem Rapport, sondern eine Regel am Kunden. Dieselben 40 Minuten vom Werkhof zur Metzgerei Brunner kosten den Kunden 60 Franken, wenn die Pauschale gilt, rund 71 Franken, wenn effektiv verrechnet wird, 120 Franken in Zone 2 und nichts, wenn ein Wartungsvertrag die Anfahrt deckt. Die Fahrt ist in allen vier Fällen dieselbe. Was auf der Rechnung steht, entscheidet die Regel, und die Regel steht heute in einer Tabelle, die nicht weiss, wer gestern wo war.
Vier Angaben müssen an der Regel stehen, damit sie im Alltag trägt und nicht am Montag interpretiert wird:
- Was gilt. Pauschale pro Einsatz, effektive Fahrzeit, Zonenpauschale oder im Vertrag enthalten. Eine Angabe je Kunde, nicht je Rapport.
- Ab wo gerechnet wird. Vom Werkhof oder vom vorherigen Kunden. Bei effektiver Verrechnung macht das bei vier Einsätzen am Tag eine Stunde Unterschied, und sie wird heute auf dem Rapport entschieden, von sechs Technikern sechsmal anders.
- Wie gerundet wird. Viertelstunden. Genauer ist nicht richtiger, gröber summiert sich über 150 Einsätze im Monat zu Tagen.
- Zu welchem Tarif. Fahrtarif und Arbeitstarif sind in den meisten Betrieben nicht dieselben, und die Rechnung muss beide zeigen, weil der Kunde sonst die Fahrt als Arbeitszeit liest und reklamiert.
Alles Weitere, der Zuschlag am Samstag, die zweite Anfahrt wegen fehlendem Teil, die Fahrt zum Lieferanten zwischendurch, ist eine Regel derselben Art. Wer die vier Angaben am Kunden hat, braucht die Excel-Tabelle nicht mehr, weil die Regel die Rechnungszeile schreibt, statt dass jemand sie aus dem Rapport ableitet.
Kurz gesagt: Eine Fahrzeit auf dem Rapport ist eine Schätzung, die am Montag interpretiert wird. Eine Regel am Kunden mit Art, Startpunkt, Rundung und Tarif ist eine Rechnungszeile, die am Einsatztag entsteht, für jeden Techniker gleich.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einer Fahrt, die der Techniker beim Statuswechsel auf dem Tablet erfasst, und einer Regel, die am Kunden hinterlegt ist, sieht derselbe Montag so aus: Um 08:10 öffnet die Sachbearbeiterin die Liste der 38 Einsätze von letzter Woche. Jeder hat eine Fahrzeit, weil der Techniker beim Losfahren “unterwegs” und beim Ankommen “vor Ort” gesetzt hat, und die Zeit dazwischen ist die Fahrt. Jeder hat eine Rechnungszeile für die Anfahrt, weil die Regel am Kunden sie geschrieben hat: Pauschale 60 Franken bei Brunner, 0.75 Stunden zu 95 Franken beim Pflegeheim, nichts bei den 14 Vertragskunden, dort steht “im Vertrag enthalten” als Zeile mit null Franken, damit der Kunde sieht, was er bekommt.
Drei Einsätze sind markiert. Bei einem liegt die Fahrzeit über eineinhalb Stunden, obwohl der Kunde in Zone 1 ist, und die Sachbearbeiterin sieht am Rapport, dass der Techniker unterwegs beim Lieferanten war. Sie entscheidet, ob die Umwegfahrt zum Kunden gehört oder zum Betrieb. Das ist die Entscheidung, für die sie da ist. Die anderen 35 brauchen keine. Um 08:50 sind die Rechnungen gestellt, und die Fahrten von letzter Woche sind auf jeder, auf der sie nach Regel hingehören.
Um 08:50 sind die 38 Rechnungen gestellt, und die Sachbearbeiterin hat drei Entscheidungen getroffen statt elf Schätzungen.
Was die Sachbearbeiterin nicht mehr tut: Fahrzeiten aus Google Maps schätzen, Technikern am Montag Fragen zu Fahrten von Dienstag stellen, in der Excel-Tabelle nachschlagen, welche Regel für welchen Kunden gilt, und im Zweifel nichts verrechnen. Was sie stattdessen tut: die drei Einsätze anschauen, bei denen die Fahrt nicht zur Regel passt, und entscheiden. Dafür braucht sie Erfahrung, und die hat sie. Für das Schätzen brauchte sie nur Zeit.
Dieselben Fahrten, zwei Lesarten
Die Fahrzeiten liest die Sachbearbeiterin wöchentlich je Einsatz. Die Serviceleitung liest sie monatlich je Kunde und je Techniker, die Geschäftsleitung als Betrag. Für die eine sind sie eine Rechnungszeile, für die anderen ein Preis, den der Betrieb für seine Region zahlt.
| Zahl | Sachbearbeiterin, wöchentlich | Serviceleitung, monatlich |
|---|---|---|
| Fahrzeit je Einsatz | Ist sie erfasst, oder muss ich fragen? Passt sie zur Regel am Kunden? | Welcher Anteil der Einsatzzeit ist Fahrt, je Techniker, je Region? Bei 24 Prozent ist die Tourenplanung das Thema, nicht der Tarif. |
| Verrechnete Fahrt | Steht die Zeile auf der Rechnung, und zeigt sie den Fahrtarif getrennt? | Wie viele Fahrstunden werden nicht verrechnet, und warum: Vertrag, fehlende Regel, Kulanz? Fünf Stunden die Woche sind bei 95 Franken rund 2’000 Franken im Monat. |
| Im Vertrag enthalten | Erscheint die Zeile mit null Franken, damit der Kunde den Wert sieht? | Decken die Vertragspreise die enthaltenen Fahrten noch, oder fahren wir bei drei Kunden häufiger hin, als der Vertrag annimmt? |
Die zweite Zeile ist die, die heute niemand sieht, weil nicht verrechnete Fahrten auf keiner Rechnung stehen und darum in keiner Auswertung. Welche Kennzahlen daraus für die Führung des Service werden, steht in Welche Kennzahlen Serviceleiter benötigen, und wie die Rapporte entstehen, aus denen die Fahrt kommt, in Arbeitsrapporte erfassen: Was der Servicetechniker beim Kunden um 16:40 unterschreiben lässt.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo hängt die Fahrt am Einsatz, und die Regel am Kunden. Der Techniker setzt den Einsatz auf dem Tablet auf “unterwegs” und beim Kunden auf “vor Ort”, die Fahrzeit steht damit am Einsatz. Was daraus auf der Rechnung wird, bestimmt das Produkt, das am Kunden oder an seinem Vertrag hinterlegt ist: die Wegpauschale als Stückposition, die effektive Fahrt als Zeitposition zum Fahrtarif, die Zone als eigene Pauschale, der Vertrag als Zeile ohne Betrag. Die Sachbearbeiterin sieht in der Liste der Einsätze je Zeile die Fahrzeit, die Regel und die Rechnungszeile, und sie sieht, wo die Fahrzeit nicht zur Regel passt. Das sind die drei, die sie öffnet.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Welche Regel für welchen Kunden gilt, ist eine Entscheidung der Serviceleitung, und sie muss einmal für alle 180 Kunden getroffen werden, sonst steht die Excel-Tabelle nur an einem neuen Ort. Und ob der Techniker den Status beim Losfahren setzt oder erst beim Kunden, entscheidet keine Software, sondern die Gewohnheit im Fahrzeug, und die beginnt beim Serviceleiter, der die drei markierten Einsätze mit dem Techniker bespricht statt mit der Sachbearbeiterin. Was die Field-Service-App insgesamt abdeckt, steht in Field Service mit Odoo.
Fazit
Fahrzeiten und Wegpauschalen verrechnen heisst nicht, am Montag 38 Rapporte zu interpretieren, sondern einmal je Kunde zu entscheiden: was gilt, ab wo, wie gerundet, zu welchem Tarif. Dann entsteht die Fahrzeile am Einsatztag, für jeden Techniker gleich, und die Sachbearbeiterin prüft die drei Einsätze, bei denen die Fahrt nicht zur Regel passt, statt elf zu schätzen. Die Rechnungen gehen am Montag raus statt am Freitag, und die Fahrstunden, die der Betrieb nicht verrechnet, stehen zum ersten Mal in einer Zahl, über die die Serviceleitung entscheiden kann.
Weiterführend: Themenwelt Service & Aussendienst. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Wie viele Fahrstunden verrechnet Ihr Servicebetrieb pro Monat nicht?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns an, wo bei Ihnen die Fahrzeit entsteht, wo die Regel dazu steht und wo zwischen Rapport und Rechnung Stunden verloren gehen.
