Monatsabschluss in fünf Arbeitstagen: Was die Buchhalterin am dritten Arbeitstag sieht
Ein schneller Monatsabschluss entsteht nicht in der ersten Woche des Folgemonats, sondern während des Monats. Werden Belege und Zahlungen laufend erfasst, sieht die Buchhalterin am dritten Tag, was noch fehlt. Die Finanzleitung hat ihre Zahlen am 5. des Monats.
Mittwoch, 4. November, 07:50, Buchhaltung eines Handelsunternehmens mit 55 Mitarbeitenden, drei Bankkonten und rund 150 Lieferantenrechnungen im Monat. Dritter Arbeitstag des neuen Monats. Die Buchhalterin sieht den Oktober-Abschluss als Liste mit 14 Positionen. Neun sind erledigt, drei laufen, zwei warten auf andere. Die Bank ist abgestimmt: 412 Zeilen auf drei Konten, vier davon offen, alle vier Zahlungen ohne Referenz von Privatkunden. Die Kreditoren sind zu 94 % gebucht. Sechs Belege fehlen, vier davon beim Projektleiter, zwei beim Marketing, dazu zwei Spesenabrechnungen aus dem Aussendienst. Die Liste nennt die Personen, nicht nur die Zahl.
Vor zwei Jahren sah derselbe Mittwoch anders aus. Die Buchhalterin schrieb die erste von drei Erinnerungsmails “Bitte Belege Oktober einreichen”, druckte die Kontoauszüge aus und begann, Zahlungen von Hand den Rechnungen zuzuordnen. Die Abgrenzungen für Miete, Versicherung und Leasing erfasste sie neu, wie jeden Monat. Der Abschluss war am 20. fertig, manchmal am 22. Die Geschäftsleitung bekam die Oktoberzahlen, als der November fast vorbei war. Heute steht als Abschlusstermin der Freitag, der 6. November. Tag 5.
Was ein Monatsabschluss im Alltag ist - und was nicht
Ein Monatsabschluss ist keine Arbeit, die am Monatsende beginnt. Er ist der Moment, in dem die Buchhaltung feststellt, dass der Monat vollständig ist: alle Belege da, alle Zahlungen zugeordnet, alle wiederkehrenden Buchungen gesetzt, die Mehrwertsteuer abgestimmt. Wie lange das dauert, entscheidet sich nicht in der Abschlusswoche, sondern in den vier Wochen davor. Warum Monatsabschlüsse zu lange dauern, haben wir im August beschrieben: Belege kommen spät und einzeln, der Bankabgleich ist Handarbeit, Abgrenzungen werden jeden Monat neu erfunden, und niemand hat einen Fahrplan.
Dieser Beitrag beschreibt die Gegenseite: wie der Abschluss aussieht, wenn die vier Ursachen behoben sind. Nicht als Zielbild für die Geschäftsleitung, sondern als das, was die Buchhalterin am dritten Arbeitstag auf dem Schirm hat. Die Checkliste existiert in beiden Welten. Der Unterschied ist, ob sie in Excel steht und von Hand abgehakt wird, oder ob sie ein Zustand ist, der sich aus den Buchungen ergibt.
Kurz gesagt: Eine Abschluss-Checkliste, die sich selbst führt, zeigt am dritten Arbeitstag nicht, was zu tun ist, sondern was fehlt und bei wem. Der Unterschied zwischen Tag 20 und Tag 5 ist nicht Tempo, sondern Vollständigkeit während des Monats.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Die 14 Positionen der Liste sind dieselben wie vor zwei Jahren. Was sich geändert hat, ist, woher ihr Status kommt. Die Position “Bank abgestimmt” ist erledigt, weil 408 von 412 Kontoauszugszeilen einer Rechnung oder einer Buchung zugeordnet sind, nicht weil jemand ein Häkchen gesetzt hat. Die Zuordnung ist während des Monats passiert, jeden Morgen beim Einlesen des Auszugs, mit QR-Referenz bei den Debitoren und mit Betrag und Lieferant bei den Kreditoren. Die vier offenen Zeilen sind die echten Ausnahmen: Privatkunden, die den Betrag ohne Referenz überwiesen haben. Vier Entscheidungen, keine 412.
Die Position “Kreditoren gebucht” steht auf 94 %, und dahinter stehen sechs Rechnungen im Entwurf. Sie sind nicht verschollen, sondern erfasst und warten auf die sachliche Prüfung einer Person, die namentlich dort steht: viermal der Projektleiter, zweimal das Marketing. Die Buchhalterin schreibt keine Sammelmail mehr. Sie sieht, dass der Projektleiter seit Freitag vier Rechnungen offen hat, und ruft ihn an, einmal. Wie die Rechnungen dorthin kommen, ohne dass jemand sie abtippt, hat die Kreditoren-Sachbearbeiterin im Oktober beschrieben.
Am dritten Arbeitstag sieht die Buchhalterin nicht, was zu tun ist, sondern was fehlt und bei wem.
Die Abgrenzungen sind am 1. November von selbst gebucht worden: Miete, Versicherungsprämie, Leasingraten, als wiederkehrende Buchungen hinterlegt, einmal eingerichtet, seither jeden Monat gleich. Die Abschreibungen ebenfalls. Was die Buchhalterin noch von Hand entscheidet, sind die Abgrenzungen, die jeden Monat anders sind: angefangene Aufträge, eine Bonusrückstellung, eine Gutschrift, die der Kunde noch nicht hat. Das sind drei Buchungen im Oktober. Vor zwei Jahren waren es 31, weil die 28 wiederkehrenden dazwischen standen.
Was die Buchhalterin nicht mehr tut
Sie schreibt keine Erinnerungsmails, weil die Liste die Verantwortlichen nennt und jeder sie selbst sieht. Sie druckt keine Kontoauszüge aus und ordnet keine Zahlungen von Hand zu, weil 99 % der Zeilen beim Einlesen zugeordnet sind. Sie erfasst keine Abgrenzung zweimal, weil die wiederkehrenden hinterlegt sind. Sie pflegt keine Excel-Checkliste, weil der Status aus den Journalen kommt. Und sie gleicht nicht am 18. den Umsatz der Buchhaltung mit dem Umsatz des Verkaufssystems ab, weil es ein System ist und die Rechnung aus der Lieferung entsteht.
Was bleibt, ist Buchhaltung: vier offene Bankzeilen entscheiden, drei Abgrenzungen beurteilen, sechs Rechnungen nachfassen, die Mehrwertsteuer abstimmen, wenn die Kreditoren vollständig sind. Zwei Tage Arbeit, verteilt auf fünf, mit Zeit für die Fragen der Geschäftsleitung dazwischen. Für die Finanzleitung ist das Kapazität: dieselbe Person, die früher bis zum 20. abschloss, führt heute ab dem 8. das Controlling nach.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Die Checkliste liest die Buchhalterin täglich und je Position. Die Finanzleitung liest dieselben Zahlen monatlich, über alle Monate hinweg. Beide Lesarten entstehen aus denselben Buchungen, ohne dass jemand sie abschreibt.
| Zahl | Buchhalterin, täglich | Finanzleitung, monatlich |
|---|---|---|
| Fehlende Belege | Welche sechs, bei wem, seit wann? | Aus welchen Abteilungen fehlen Belege wiederholt, und wen muss ich darauf ansprechen? |
| Offene Bankzeilen | Welche vier Zahlungen gehören zu wem? | Wie hoch ist der Anteil automatisch zugeordneter Zeilen, und steigt er mit der QR-Rechnung? |
| Abschlusstag | Wie viele Tage bis Freitag, und was blockiert? | An welchem Arbeitstag lag der Abschluss in den letzten zwölf Monaten, und wie viele Nachbuchungen kamen danach? |
Die dritte Zeile ist die, die der Geschäftsleitung am meisten sagt. Ein Abschluss am Tag 5 ist nur dann etwas wert, wenn danach nichts mehr kommt. Neun Nachbuchungen im Monat nach dem Abschluss hiessen vor zwei Jahren, dass die Zahlen vom 20. am 28. anders aussahen. Heute wird am Freitag das Sperrdatum gesetzt. Was danach noch auftaucht, ist eine bewusste Entscheidung mit Begründung, kein Versehen, und es sind im Schnitt zwei Buchungen, nicht neun.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo gibt es keine Abschluss-Checkliste als eigene Funktion, und das ist der Punkt: Der Stand ergibt sich aus den Journalen. Die Buchhalterin sieht am dritten Arbeitstag eine Übersicht je Journal. Beim Bankjournal steht, wie viele Zeilen des eingelesenen Auszugs noch nicht zugeordnet sind, im Oktober vier von 412. Beim Kreditorenjournal stehen die Rechnungen im Entwurf mit der Person, die prüfen muss, und dem Datum, seit dem sie dort liegen. Beim Debitorenjournal, ob alle Lieferungen des Monats fakturiert sind. Die wiederkehrenden Buchungen tragen das Datum, an dem sie gelaufen sind. Und das Sperrdatum zeigt, bis wann der Monat offen ist.
Was sie damit entscheidet: in welcher Reihenfolge sie die zwei verbleibenden Tage angeht. Die Mehrwertsteuer wartet, bis die sechs Kreditorenrechnungen gebucht sind, also zuerst der Anruf beim Projektleiter, dann die vier Bankzeilen, dann die drei Abgrenzungen. Das Sperrdatum setzt sie am Freitag, und ab dann sind die Oktoberzahlen das, was die Geschäftsleitung am Montag liest. Wer tiefer einsteigen will: Buchhaltung mit Odoo beschreibt die Journale, der Bankabgleich und die Belegerfassung gehören zu den Finanzprozessen, die sich automatisieren lassen.
Was Odoo nicht ersetzt: die Frist. Dass Belege bis zum zweiten Arbeitstag eingereicht sind, ist eine Regel des Betriebs, die die Geschäftsleitung durchsetzt, nicht das System. Und welche Abgrenzung nötig ist, bleibt eine Beurteilung der Buchhalterin. Odoo zeigt ihr, dass die Liste bis auf sechs Belege vollständig ist. Ob der Oktober wirtschaftlich richtig abgebildet ist, entscheidet sie.
Fazit
Ein Monatsabschluss in fünf Arbeitstagen ist kein Kraftakt in der ersten Novemberwoche, sondern das Ergebnis eines Monats, in dem Belege beim Eintreffen erfasst, Zahlungen beim Einlesen zugeordnet und wiederkehrende Buchungen hinterlegt sind. Für die Buchhalterin heisst das: Am dritten Arbeitstag sieht sie, was fehlt und bei wem, und sie telefoniert einmal statt dreimal zu mailen. Für die Finanzleitung heisst es: Zahlen am 5. statt am 20., und ein Abschlusstag, der nicht mehr wandert.
Die erste Messung ist einfach. Nehmen Sie den Kalender und tragen Sie für die letzten zwölf Monate den Tag ein, an dem der Abschluss fertig war, und die Zahl der Buchungen, die danach noch kamen. Wenn die erste Zahl über zehn liegt und die zweite nicht null ist, wissen Sie, welche Position der Liste als erste ein Zustand werden muss.
Weiterführend: Themenwelt Finanzen & Controlling · Lösung Buchhaltung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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