Warum Projekte regelmässig zu spät fertig werden
Wenn Projekte fast immer später fertig werden als geplant, ist das kein Zufall und kein Einzelfall. Es ist ein Muster - und Muster haben Ursachen, die sich benennen lassen.
Fragt man in einem KMU, wie viele Projekte im vergangenen Jahr termingerecht abgeschlossen wurden, folgt meist ein Lachen und dann eine Schätzung zwischen einem Drittel und der Hälfte. Fragt man nach den Gründen, kommen Einzelfälle: ein Lieferant, eine Krankheit, ein Kunde, der sich nicht entschieden hat.
Einzelfälle erklären Einzelfälle. Sie erklären kein Muster. Wenn Projekte systematisch später fertig werden, liegt das an vier Ursachen - und drei davon entstehen, bevor das Projekt überhaupt begonnen hat.
Ursache 1: Geschätzt wird der Idealfall
Aufwandsschätzungen im KMU beschreiben regelmässig den störungsfreien Durchlauf: die Arbeit selbst, ohne Rückfragen, ohne Wartezeit auf Zulieferungen, ohne die Korrekturschleife, die es fast immer gibt.
Der Effekt ist bekannt und gut belegt: Menschen schätzen Aufgaben, die sie beherrschen, verlässlich zu kurz. Der übliche Gegenmechanismus - ein pauschaler Zuschlag von zwanzig Prozent - hilft wenig, weil er auf die Arbeitszeit aufschlägt und nicht auf die Wartezeit, in der die eigentliche Verzögerung entsteht.
Was hilft, ist der Blick zurück: Wie lange hat ein vergleichbares Projekt tatsächlich gedauert, von der Auftragserteilung bis zur Abnahme? Diese Zahl ist die ehrlichere Grundlage - vorausgesetzt, sie ist überhaupt verfügbar.
Ursache 2: Termine werden zugesagt, ohne die Kapazität zu prüfen
Der häufigste und teuerste Fehler. Ein Termin wird im Verkaufsgespräch genannt, weil er dem Kunden passt - nicht, weil geprüft wurde, ob die benötigten Personen in dieser Zeit verfügbar sind.
In Betrieben mit fünf bis dreissig Personen liegt der Engpass fast nie in der Gesamtkapazität, sondern in einzelnen Rollen: die eine Person, die konstruieren kann, die eine, die programmiert, die eine, die abnehmen darf. Solange diese Engpässe nicht sichtbar sind, wird jeder Termin zur Wette.
Kurz gesagt: Drei der vier Ursachen liegen vor dem Projektstart: zu optimistische Schätzung, ungeprüfte Kapazität und unklarer Umfang. Nur die vierte - zu späte Sichtbarkeit - entsteht während der Umsetzung.
Ursache 3: Der Umfang war nie sauber abgegrenzt
Wenn im Angebot steht “inklusive Einführung und Schulung”, ohne zu sagen, wie viele Personen, wie lange und an wie vielen Terminen, ist der Umfang Verhandlungssache - und zwar während des Projekts, nicht davor.
Das führt selten zu einem Konflikt und fast immer zu einer schleichenden Ausdehnung: eine zusätzliche Anpassung hier, ein weiterer Abstimmungstermin dort. Jede einzelne Position ist zu klein, um sie zu verrechnen, und in der Summe kostet sie Wochen.
Ein Projekt wird selten durch eine grosse Überraschung verspätet. Es wird durch zwanzig kleine Zusatzleistungen verspätet, die niemand einzeln bemerkt hat.
Ursache 4: Die Verzögerung wird zu spät sichtbar
Die ersten drei Ursachen sorgen dafür, dass ein Projekt in Verzug gerät. Die vierte sorgt dafür, dass niemand rechtzeitig reagiert.
In vielen KMU ist der Projektstand eine Frage, keine Zahl: Man fragt den Projektleiter, und der sagt “wir sind gut dabei”. Das ist ehrlich gemeint und trotzdem unbrauchbar, weil es den Rest der Arbeit gegen das Bauchgefühl schätzt statt gegen die Planung.
Ein Verzug, der in Woche drei sichtbar wird, lässt sich mit Umverteilung oder Priorisierung noch auffangen. Derselbe Verzug in Woche zehn ist ein verschobener Termin. Der Unterschied liegt nicht im Ausmass, sondern im Zeitpunkt der Erkennung.
Woran sich Verzug früh erkennen lässt
Drei Signale reichen für den Anfang und brauchen keine aufwendige Methodik:
Verbrauchte Stunden gegen erledigte Arbeit. Wenn sechzig Prozent des Budgets verbraucht sind, aber erst vierzig Prozent der Arbeitspakete abgeschlossen, ist das kein Verdacht, sondern eine Aussage.
Offene Entscheide beim Kunden. Jeder ausstehende Entscheid ist eine Wartezeit, die bereits läuft. Wer sie mitzählt, sieht die Verzögerung vor dem Termin und nicht danach.
Arbeitspakete ohne Bewegung. Ein Paket, das seit zwei Wochen im selben Status steht, ist entweder blockiert oder vergessen. Beides ist wichtig zu wissen.
Was sich mit Odoo daran ändert
Von den vier Ursachen sind zwei durch ein System direkt adressierbar, die anderen beiden indirekt.
Direkt: Kapazität und Sichtbarkeit. Wenn Projekte, Aufgaben, geplante Stunden und Mitarbeitende in derselben Umgebung liegen, ist vor der Terminzusage sichtbar, wer in welcher Woche wie ausgelastet ist. Und während der Umsetzung entsteht der Projektstand aus erfassten Zeiten und abgeschlossenen Aufgaben statt aus einer Einschätzung - wie sich das steuern lässt, zeigt Welche Kennzahlen Projektleiter benötigen.
Indirekt: Schätzung und Umfang. Beides bleibt eine fachliche Entscheidung, wird aber besser, wenn abgeschlossene Projekte auswertbar sind. Wer sieht, dass ähnliche Projekte im Schnitt dreissig Prozent mehr Stunden brauchten als geplant, schätzt beim nächsten anders. Wie ein sauberer Ablauf von der Planung bis zur Abrechnung aussieht, beschreibt Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung: Der ideale Projektprozess.
Fazit
Verspätete Projekte sind kein Disziplinproblem. Sie sind das Ergebnis von Schätzungen ohne Erfahrungswerte, Terminzusagen ohne Kapazitätsprüfung, Umfängen ohne Grenze und einem Projektstand, den niemand messen kann.
Der wirksamste erste Schritt ist der vierte Punkt: Sichtbarkeit. Er kostet am wenigsten und verändert am schnellsten etwas - weil er die anderen drei Ursachen überhaupt erst belegbar macht.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Projektmanagement. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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