Welche Projektprozesse sich automatisieren lassen
Projektarbeit ist Kopfarbeit und bleibt es. Automatisierbar ist das, was drumherum passiert - und das ist in vielen KMU ein Fünftel des Projektaufwands.
Bei Automatisierung im Projektgeschäft entsteht schnell ein Missverständnis. Die Projektarbeit selbst - konstruieren, beraten, entwickeln, bauen - ist Kopfarbeit und bleibt es.
Automatisierbar ist das Drumherum: Aufgaben anlegen, Termine setzen, Zeiten weiterreichen, Rechnungen vorbereiten, Fristen überwachen, Statusmeldungen verschicken. In den Projekten, die wir sehen, macht das je nach Betrieb fünfzehn bis fünfundzwanzig Prozent des Gesamtaufwands aus - und fast nichts davon ist wertschöpfend.
Bereich 1: Der Projektstart
Der grösste Einzelposten und der einfachste Einstieg. Bei wiederkehrenden Projektarten - eine Wartungsrunde, eine Anlageninstallation, eine Softwareeinführung - ist die Struktur jedes Mal dieselbe: dieselben Phasen, dieselben Arbeitspakete, dieselben Zuständigkeiten, dieselben Checklisten.
Diese Struktur einmal als Vorlage zu hinterlegen, spart bei jedem Projekt zwei bis vier Stunden Einrichtung - und, wichtiger, es verhindert, dass wiederkehrende Schritte vergessen gehen. Der Nutzen liegt weniger in der Zeit als in der Vollständigkeit.
Der zweite Teil ist der Übergang vom Verkauf ins Projekt. Wenn aus einem angenommenen Angebot automatisch ein Projekt mit den verkauften Positionen als Arbeitspaketen entsteht, entfällt eine Abschrift, die regelmässig Abweichungen zwischen Verkauftem und Geplantem erzeugt.
Kurz gesagt: Automatisieren lässt sich der Projektstart, die Weitergabe erfasster Zeiten, die Rechnungsvorbereitung und die Fristenüberwachung. Nicht automatisieren lässt sich die Schätzung, die Priorisierung und das Gespräch mit dem Kunden.
Bereich 2: Zeiten und ihr Weg
Erfasste Stunden legen in vielen KMU einen erstaunlichen Weg zurück: vom Notizzettel in eine Excel-Liste, von dort in eine Monatsübersicht, von dort in die Rechnungsstellung und in die Lohnabrechnung. Jede Station ist eine Abschrift, und jede Abschrift ist eine Fehlerquelle.
Automatisierbar ist der ganze Weg nach der Erfassung: Die auf ein Arbeitspaket erfasste Stunde erhöht den Verbrauch des Projekts, erscheint in der Rechnungsvorbereitung, fliesst in die Auslastungsübersicht und in die Monatsabrechnung - ohne dass sie noch einmal angefasst wird.
Nicht automatisierbar ist die Erfassung selbst. Sie kann nur einfach gemacht werden, und das ist der eigentliche Hebel: Erfassung, die zwanzig Sekunden dauert, passiert täglich; Erfassung, die zehn Minuten dauert, passiert am Monatsende aus dem Gedächtnis.
Bereich 3: Die Abrechnung
Bei Abrechnung nach Aufwand ist die Rechnung eine Ableitung aus den erfassten Zeiten und Spesen - das kann vollständig vorbereitet werden, sodass nur noch geprüft und freigegeben wird.
Bei Festpreisen sind es Teilrechnungen nach Meilensteinen: Wenn der Meilenstein abgeschlossen wird, entsteht der Rechnungsvorschlag. Das schliesst die Lücke, in der Teilrechnungen schlicht vergessen werden - ein in KMU verbreiteter und unmittelbar liquiditätswirksamer Fehler.
Was Handarbeit bleibt: die Entscheidung, ob eine Position dem Kunden verrechnet wird oder nicht. Diese Frage kann kein System beantworten, weil sie von der Kundenbeziehung abhängt.
Bereich 4: Überwachung und Erinnerungen
Der unscheinbarste und in der Wirkung oft grösste Bereich. Vier Regeln decken das meiste ab:
Budgetschwelle. Bei siebzig Prozent des Budgets geht eine Meldung an den Projektleiter - früh genug, um mit dem Kunden zu sprechen.
Stillstehende Aufgaben. Ein Arbeitspaket ohne Bewegung seit zehn Tagen wird gemeldet. Blockiert oder vergessen: beides ist relevant.
Fällige Abnahmen und Fristen. Garantiefristen, Abnahmetermine, vertragliche Meldefristen - alles, was mit einem Datum kommt und ohne Erinnerung untergeht.
Ausstehende Kundenentscheide. Wenn seit fünf Tagen auf eine Freigabe gewartet wird, ist das eine Verzögerung, die bereits läuft. Sie fällt deshalb so oft zu spät auf, weil Wartezeit in keiner Aufwandsschätzung steht - gezählt werden die eigenen Stunden, nicht die Tage dazwischen.
Automatisierung im Projektgeschäft ersetzt keine Entscheidung. Sie sorgt dafür, dass die Entscheidung getroffen wird, solange sie noch etwas ändert.
Wo die Grenze verläuft
Automatisieren lässt sich, was regelbasiert ist: Wenn Zustand A eintritt, folgt Schritt B. Nicht automatisieren lässt sich, was Urteil verlangt - die Aufwandsschätzung, die Priorisierung bei Engpässen, die Frage, ob eine Zusatzleistung verrechnet wird, und jedes Gespräch, in dem etwas neu verhandelt wird.
Der praktische Fehler liegt selten darin, zu wenig zu automatisieren. Er liegt darin, eine Regel dort zu setzen, wo eine Beurteilung nötig wäre - etwa eine automatische Mahnung an einen Kunden, mit dem gerade über den Umfang gesprochen wird.
Was sich mit Odoo daran ändert
Alle vier Bereiche liegen im Projektbereich von Odoo, und der Grund, warum sie dort zusammenspielen, ist, dass Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung auf denselben Daten sitzen: Projektvorlagen für den Start, Zeiterfassung direkt am Arbeitspaket, Rechnungsvorbereitung aus abrechenbaren Zeiten und Meilensteinen, Regeln für Schwellen und Erinnerungen.
Entscheidend ist die Reihenfolge: Automatisierung setzt voraus, dass der Ablauf vorher sauber definiert ist. Wer einen unklaren Prozess automatisiert, bekommt einen schnelleren unklaren Prozess. Wie der Ablauf davor aussehen sollte, beschreibt Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung: Der ideale Projektprozess; die Zahlen, auf denen die Überwachung aufsetzt, stehen in Welche Kennzahlen Projektleiter benötigen.
Fazit
Der Hebel im Projektgeschäft liegt nicht in schnellerer Projektarbeit, sondern in weniger Verwaltung drumherum. Projektstart aus Vorlage, Zeiten ohne Abschriften, vorbereitete Rechnungen und vier Überwachungsregeln decken den grössten Teil davon ab.
Wer mit einem Bereich beginnen will, nimmt den Projektstart: Er ist am schnellsten umgesetzt, wirkt bei jedem Projekt und macht die übrigen drei Bereiche überhaupt erst möglich.
Weiterführend: Themenwelt Projekte & Dienstleistungen · Lösung Projektmanagement. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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