Projekte korrekt fakturieren: Was die Projektleiterin am Monatsende sieht
Bei Projekten mit Festpreis, Aufwand und Pauschalen ist die Rechnung am Monatsende oft Puzzlearbeit. Werden Meilensteine, Stunden und Spesen laufend am Projekt erfasst, ist die Rechnung schnell geprüft. Sie geht früher raus, und keine Leistung bleibt liegen.
Freitag, 30.10., 15:40, Ingenieurbüro für Gebäudetechnik mit 25 Mitarbeitenden und rund fünfzehn laufenden Projekten. Die Buchhaltung will bis Montag wissen, was im Oktober verrechnet wird. Die Projektleiterin des Projekts Neubau Werkhalle Rhyner AG öffnet die Offerte als PDF: Planung zum Festpreis von CHF 84’000, fällig in drei Meilensteinen. Meilenstein 2, das Bauprojekt, wurde am Dienstag abgegeben. Dann den Stundenexport: Die Bauleitung läuft nach Aufwand, 124 Stunden im Oktober, aber sechs davon hat ein Kollege ohne Vermerk erfasst, und sie weiss nicht, ob sie verrechenbar sind. Dann die Pauschale für die Projektplattform, die im Vertrag steht und in keiner Liste. Dann das Postfach, weil die Spesenbelege für Fahrten und Plandrucke per Mail gekommen sind.
Um 17:20 hat sie eine Zahl. Sie schickt sie der Buchhaltung, die am Montag nachfragt, ob das Kostendach der Bauleitung noch reicht. Das weiss die Projektleiterin nicht auswendig. Die Rechnung geht am 13. November raus, zwei Wochen nach der Leistung, und die sechs Stunden fehlen darin, weil niemand mehr fragen wollte.
Was Projektfakturierung im Alltag ist - und was nicht
Ein Projekt hat selten nur eine Verrechnungsart. Die Planung ist offeriert, die Bauleitung lässt sich nicht offerieren und läuft nach Aufwand, die Plattform kostet monatlich dasselbe, und Spesen kommen dazu, wenn sie anfallen. Wie man sich zwischen Festpreis und Aufwand entscheidet, steht im Beitrag Festpreis oder Aufwand?. Dieser Beitrag beginnt danach, am Monatsende, wenn alle vier Arten gleichzeitig zur Rechnung werden sollen.
Korrekt fakturieren heisst dabei nicht, schön zu rechnen. Es heisst, dass am Monatsende vier Fragen ohne Suchen beantwortet sind:
- Welcher Meilenstein ist erreicht? Beim Festpreis entsteht die Rechnung nicht aus Stunden, sondern aus einem Ereignis. Wird das Ereignis nicht festgehalten, wartet der Meilenstein auf die Erinnerung der Projektleiterin.
- Welche Stunden sind verrechenbar und freigegeben? Beim Aufwand zählt nicht, was erfasst ist, sondern was die Projektleiterin dem Kunden zeigen will. Die Lücke dazwischen ist der eigentliche Monatsend-Aufwand.
- Wie viel vom Kostendach ist verbraucht? Wer nach Aufwand mit Obergrenze arbeitet, muss das vor der Rechnung wissen, nicht nach der Reklamation.
- Was ist sonst noch fällig? Pauschalen und weiterverrechenbare Spesen, die nirgends auffallen, weil sie klein sind.
Kurz gesagt: Am Monatsende fehlt selten eine Zahl. Es fehlt die Freigabe. Meilensteine ohne Datum, Stunden ohne Vermerk und Spesen im Postfach sind die drei Dinge, die eine Projektrechnung um zwei Wochen verzögern.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Wenn Meilenstein, Stunden, Pauschale und Spesen am Projekt hängen, sieht derselbe Freitag so aus: Die Projektleiterin öffnet das Projekt Rhyner AG und liest vier Zustände ab. Meilenstein 2 ist seit Dienstag als erreicht markiert, CHF 33’600 sind fakturierbar. Von 124 Stunden Bauleitung sind 118 verrechenbar und freigegeben, sechs warten auf ihre Entscheidung. Die Pauschale für Oktober ist fällig. Die Spesen über CHF 380 sind erfasst, weil die Kollegen sie mit Beleg am Projekt eingetragen haben, nicht im Postfach.
Die sechs Stunden schaut sie sich an. Es sind zwei Baustellenbesuche, die der Kollege im Projekt erfasst hat, ohne anzugeben, ob sie zur Bauleitung oder zur internen Qualitätskontrolle gehören. Sie fragt ihn um 15:45 am Telefon, nicht am 11. November per Mail. Beide Besuche waren interne Qualitätskontrolle, die sechs Stunden bleiben im Projekt sichtbar, aber nicht auf der Rechnung. Daneben steht das Kostendach: CHF 60’000 für die Bauleitung, mit der Oktoberrechnung zu 92 % verbraucht. Das schreibt sie dem Bauherrn am Montag in die Begleitmail, zusammen mit der Frage, ob die Bauleitung bis zur Abnahme im Dezember erweitert werden soll.
Die Rechnung geht am Montag raus, nicht in zwei Wochen, und die sechs Stunden sind darin entschieden statt vergessen.
Was die Projektleiterin nicht mehr tut: die Offerte nach Meilensteinen durchsuchen, einen Stundenexport mit Spesenmails abgleichen, die Pauschale aus dem Vertrag abschreiben und der Buchhaltung eine Zahl schicken, die dort niemand nachvollziehen kann. Was sie stattdessen tut: einmal im Monat vier Zustände prüfen und die wenigen offenen Punkte entscheiden. Die Rechnung selbst entsteht aus dem, was schon da ist.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Die Projektleiterin liest die Zahlen am Monatsende je Projekt. Die Geschäftsleitung liest dieselben Zahlen über alle fünfzehn Projekte, und für sie sind sie keine Rechnung, sondern Liquidität.
| Zahl | Projektleiterin, am Monatsende je Projekt | Geschäftsleitung, monatlich über alle Projekte |
|---|---|---|
| Fakturierbar, noch nicht verrechnet | Was geht diesen Monat an den Kunden? | Wie viel geleistete Arbeit liegt als unverrechnete Leistung in Franken in den Projekten? |
| Nicht freigegebene Stunden | Welche Einträge muss ich vor der Rechnung entscheiden? | In welchen Projekten bleibt regelmässig Aufwand liegen, und wie viel davon wird nie verrechnet? |
| Kostendach verbraucht | Muss ich mit dem Kunden über eine Erweiterung reden? | Welche Projekte laufen über das Offerierte hinaus, und wer verhandelt das? |
| Tage von Leistung bis Rechnung | Ist meine Rechnung draussen? | Wie lange finanziert das Büro seine Kunden vor? |
Die letzte Zeile ist die, an der die Geschäftsleitung den Unterschied am deutlichsten sieht. Dreizehn Tage Verzug nach Monatsende bedeuten bei einem Büro mit CHF 250’000 Monatsleistung rund CHF 100’000, die jeden Monat zusätzlich in den Projekten stecken, bevor überhaupt eine Rechnung existiert. Warum die Stunden an der Quelle stimmen müssen, damit diese Zahlen tragen, steht im Beitrag Welche Zeiten wirklich erfasst werden sollten, wie der ganze Weg vom Auftrag zur Schlussrechnung aussieht, in Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo steht hinter dem Projekt ein Verkaufsauftrag, und jede Position darin trägt ihre Verrechnungsart: die Planung als Festpreis mit drei Meilensteinen, die Bauleitung nach erfassten Stunden zum vereinbarten Satz, die Plattform als monatliche Pauschale. Erfasste Stunden und Spesen landen an der Aufgabe, und die Aufgabe weiss, zu welcher Position sie gehört. Am Projekt sieht die Projektleiterin deshalb, was fakturierbar ist, was auf ihre Freigabe wartet und wie viel vom vereinbarten Umfang verbraucht ist. Die Rechnung entsteht aus diesem Stand, mit den Sätzen der Mitarbeitenden als Zeilentext, und die Buchhaltung sieht dieselbe Rechnung, ohne nachzufragen.
Was Odoo nicht ersetzt, sind zwei Entscheidungen. Ob eine Stunde verrechenbar ist, beurteilt die Projektleiterin, und dafür braucht es im Büro eine klare Regel, was intern bleibt: Qualitätskontrolle, Nacharbeit, Einarbeitung. Ohne Regel landet jede Unsicherheit wieder in der Freigabe-Spalte. Und wann ein Meilenstein erreicht ist, steht im Vertrag mit dem Kunden, nicht in der Software. Wer Meilensteine wie “Bauprojekt” ohne Abnahmekriterium offeriert, diskutiert sie auch mit Odoo. Was die Projekt-App insgesamt abdeckt, steht in Projekte mit Odoo verwalten, wie Verbrauch und Prognose zur Projektsteuerung werden, in Projekte wirtschaftlich steuern.
Fazit
Projekte korrekt zu fakturieren ist am Monatsende keine Rechenarbeit, sondern eine Prüfung von vier Zuständen: Meilenstein erreicht, Stunden freigegeben, Kostendach verbraucht, Pauschalen und Spesen fällig. Wenn diese Zustände am Projekt entstehen, während gearbeitet wird, entscheidet die Projektleiterin am Freitag nur noch die sechs offenen Stunden, die Rechnung geht am Montag raus, und die Geschäftsleitung sieht, wie viel Leistung in den Projekten liegt, bevor sie zur Liquiditätsfrage wird.
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