Auftragsabwicklung beschleunigen
Wer die Auftragsabwicklung beschleunigen will, denkt an schnelleres Arbeiten. Der Hebel liegt woanders: Von fünf Tagen Durchlaufzeit sind meist vier Tage Wartezeit - Zeit, in der niemand weiss, dass er dran ist.
Wenn ein Auftrag fünf Tage bis zur Lieferung braucht, wird meist gefragt, wo schneller gearbeitet werden könnte. Die Frage führt in die Irre. Misst man nach, besteht die Durchlaufzeit typischerweise aus vier Tagen Warten und einem Tag Arbeit.
Wartezeit entsteht nicht, weil jemand langsam ist. Sie entsteht an Übergaben - immer dann, wenn ein Vorgang die Zuständigkeit wechselt und niemand weiss, dass er jetzt dran ist.
Wo die Wartezeit entsteht
Vier Stellen sind fast immer die gleichen:
Zwischen Auftragseingang und Freigabe. Der Auftrag ist erfasst, aber jemand muss Bonität, Preis oder Sonderkondition prüfen. Solange das im Postfach liegt, passiert nichts.
Zwischen Freigabe und Verfügbarkeitsprüfung. Ist alles da? Diese Frage wird oft erst gestellt, wenn der Auftrag kommissioniert werden soll - also zwei Tage zu spät.
Zwischen Kommissionierung und Versand. Fertig gepackt, aber der Spediteur kommt erst morgen, oder der Lieferschein fehlt noch.
Zwischen Lieferung und Rechnung. Der teuerste Wartepunkt für die Liquidität, weil er direkt das Zahlungsziel verschiebt.
Kurz gesagt: Von fünf Tagen Durchlaufzeit sind meist vier Tage Wartezeit an Übergaben. Wer schneller arbeiten lässt, verkürzt den einen Tag; wer die Übergaben automatisiert, verkürzt die vier.
Wie man die Durchlaufzeit misst
Bevor man beschleunigt, gehört gemessen - und zwar nicht die Gesamtdauer, sondern die Zeit je Abschnitt. Drei Zeitstempel genügen für den Anfang: Auftragseingang, Versandbereitschaft, Rechnungsstellung.
Daraus ergibt sich schon das Wesentliche: Wo dauert es lange, und ist das Bearbeitungs- oder Wartezeit? Die zweite Frage beantwortet man, indem man in den langen Abschnitten nachschaut, wie lange tatsächlich jemand daran gearbeitet hat. Der Unterschied ist regelmässig gross.
Wichtig ist die Verteilung, nicht der Durchschnitt: Wenn achtzig Prozent der Aufträge in zwei Tagen durchlaufen und zwanzig Prozent in zwölf, hilft der Mittelwert von vier Tagen niemandem. Die langen zwanzig Prozent haben eine gemeinsame Ursache, und die findet man nur, wenn man sie einzeln ansieht.
Vier Massnahmen, die wirken
Freigaben nach Regel statt nach Person. Aufträge unter einem Betrag, mit bekanntem Kunden und ohne Sonderkondition brauchen keine manuelle Freigabe. Das nimmt vier von fünf Aufträgen aus der Warteschlange.
Verfügbarkeit beim Auftrag prüfen, nicht bei der Kommissionierung. Wenn beim Erfassen klar ist, dass etwas fehlt, kann die Beschaffung sofort starten - statt zwei Tage später.
Der nächste Schritt startet von selbst. Der freigegebene Auftrag erzeugt den Kommissionierauftrag, die abgeschlossene Lieferung die Rechnung. Kein Zuruf, keine Liste, die jemand durchgeht.
Teillieferung als Normalfall zulassen. Wenn acht von zehn Positionen verfügbar sind, ist die Frage, ob der Kunde lieber acht heute oder zehn nächste Woche will. In vielen Betrieben wird diese Frage nie gestellt - der ganze Auftrag wartet auf die zwei fehlenden Positionen.
Wartezeit entsteht nicht, weil jemand langsam ist - sondern weil niemand weiss, dass er jetzt dran ist.
Was Beschleunigung nicht ist
Zwei Missverständnisse kosten Geld.
Mehr Bestand ist keine Prozessverbesserung. Wer die Verfügbarkeit durch höhere Lagerbestände sichert, kauft Durchlaufzeit mit gebundenem Kapital. Manchmal ist das richtig - aber es ist eine Finanzierungsentscheidung, keine Prozessoptimierung. Die Frage, welche Bestände tatsächlich nötig sind, gehört deshalb getrennt beantwortet - mit Blick auf Servicelevel und Kapitalbindung, nicht auf die Durchlaufzeit.
Druck auf die Beteiligten verkürzt die Bearbeitungszeit, nicht die Wartezeit. Wenn vier von fünf Tagen Warten sind, holt selbst doppelte Arbeitsgeschwindigkeit nur einen halben Tag heraus - bei entsprechenden Nebenwirkungen.
So sieht das in Odoo aus
Der Grund, warum Wartezeit in Odoo kürzer wird, ist unspektakulär: Es gibt keine Übergabe zwischen Systemen. Der freigegebene Auftrag erzeugt die Kommissionierung, die abgeschlossene Lieferung die Rechnung - jeweils sofort und ohne dass jemand etwas überträgt. Die Verfügbarkeit ist beim Erfassen sichtbar, weil Verkauf und Lager dieselben Bestände sehen.
Freigaberegeln nach Betrag, Kunde oder Marge lassen sich hinterlegen, sodass der Normalfall ohne Halt durchläuft. Und die Zeitstempel für die Messung fallen ohnehin an - eine Auswertung der Durchlaufzeit je Abschnitt braucht keine zusätzliche Erfassung. Wie der Prozess insgesamt aussehen sollte, beschreibt Vom Auftrag bis zur Auslieferung.
Fazit
Auftragsabwicklung wird nicht schneller, indem alle schneller arbeiten. Sie wird schneller, wenn die vier typischen Wartepunkte verschwinden - Freigabe, Verfügbarkeitsprüfung, Folgeschritt und Rechnungsstellung.
Der erste Schritt ist eine Messung mit drei Zeitstempeln und ein Blick auf die langsamsten zwanzig Prozent. Dort steckt fast immer eine gemeinsame Ursache - und die ist selten mangelnde Geschwindigkeit.
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