Digitale Wareneingänge: Was die Wareneingangs-Mitarbeiterin beim Scan sieht
Beim digitalen Wareneingang wird die Lieferung direkt an der Rampe mit der Bestellung verglichen. Die Ware ist sofort buchbar, nicht erst am Nachmittag. Abweichungen werden gleich entschieden, und der Einkauf weiss, welcher Lieferant wie zuverlässig liefert.
Donnerstag, 08:20, Rampe eines Elektro-Grosshändlers mit 35 Mitarbeitenden und rund zwölf Lieferungen am Vormittag. Der Lastwagen der Suter AG stellt drei Paletten ab, der Lieferschein steckt unter der Folie: 40 Positionen. Die Wareneingangs-Mitarbeiterin geht ins Büro, sucht im Ordner die Bestellkopie des Einkaufs, kommt zurück und beginnt zu zählen. Karton für Karton, Position für Position, die Menge mit Kugelschreiber neben die Lieferscheinzeile. Bei Position 12 fehlen zwei Stück, Position 27 ist ein anderer Artikel als bestellt, ein Karton von Position 33 ist eingedrückt. Drei Kreuze am Rand, 50 Minuten.
Dann trägt sie den Lieferschein ins Büro, wo die Einkäuferin ihn am Nachmittag abtippt, Position für Position, 25 Minuten, und die drei Kreuze interpretiert, so gut es geht. Um 15:30 ist die Ware im System. Dazwischen liegen sieben Stunden, in denen der Verkauf dreimal am Telefon sagt: nicht an Lager. Die Kommissionierung wartet auf Position 8 für einen Kundenauftrag, der seit Montag im Rückstand ist, und holt sie sich schliesslich direkt von der Palette, mit einem Zettel am Regal.
Was ein Wareneingang im Alltag ist - und was nicht
Ein Wareneingang klingt nach Logistik, ist aber zuerst ein Vergleich: Was wurde bestellt, was ist gekommen, und stimmt das überein? Alles Weitere hängt an diesem Vergleich. Die Mitarbeiterin an der Rampe braucht dafür drei Dinge, und keines davon ist ein Scanner:
- Die Bestellung in dem Moment, in dem die Palette steht. Nicht die Kopie im Ordner, die der Einkauf vor zwei Wochen abgelegt hat, sondern die Bestellung mit dem Stand von heute, inklusive der Position, die der Lieferant letzte Woche telefonisch halbiert hat.
- Die Abweichung als Zustand, nicht als Kreuz am Rand. Fehlmenge, falscher Artikel, beschädigt: Jede dieser drei bedeutet etwas anderes für Einkauf, Verkauf und Buchhaltung. Ein Kreuz sagt nur, dass etwas nicht stimmt.
- Den Bestand in dem Moment, in dem sie fertig ist. Die Ware ist nicht da, wenn sie auf der Rampe steht, sondern wenn der Verkauf sie sieht.
Der Scanner ist nur das Werkzeug, das diese drei Dinge an die Rampe bringt. Ein Betrieb mit zwölf Lieferungen am Vormittag braucht keine Fördertechnik und keine automatische Vereinnahmung. Er braucht die Bestellung am Ort der Palette und eine Abweichung, die als Abweichung im System steht, statt als Handschrift auf einem Lieferschein, der um 15:30 gelesen wird.
Kurz gesagt: Ein Wareneingang ist nicht dann erledigt, wenn jemand im Büro den Lieferschein abgetippt hat, sondern in dem Moment, in dem die Mitarbeiterin an der Rampe die letzte Position bestätigt. Alles, was zwischen diesen zwei Momenten liegt, ist Wartezeit für Verkauf, Kommissionierung und Einkauf.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einem System, das die Bestellung kennt und die Lieferung erwartet, sieht derselbe Donnerstag so aus: Die Mitarbeiterin scannt die Bestellnummer auf dem Lieferschein, und am Bildschirm an der Rampe steht die erwartete Lieferung der Suter AG: 40 Positionen, je mit bestellter Menge, und die Position, die der Lieferant halbiert hat, steht schon mit 50 statt 100. Sie scannt jeden Artikel, die Menge wird vorgeschlagen, sie bestätigt oder korrigiert sie. Bei Position 12 tippt sie 18 statt 20, und die Zeile wechselt die Farbe. Bei Position 27 kennt das System den gescannten Artikel, aber er steht nicht auf der Bestellung, und die Zeile sagt das. Position 33 markiert sie als beschädigt, mit einem Foto vom Handgerät.
Um 09:12 bestätigt sie den Wareneingang. In dieser Sekunde sind 37 Positionen an Lager und für den Verkauf sichtbar, die Position 8 ist für den Kundenauftrag vom Montag reserviert, bevor jemand danach fragt, und die Einkäuferin sieht drei Abweichungen auf ihrer Liste, mit Menge, Artikel und Foto, statt drei Kreuzen am Nachmittag. 35 Minuten an der Rampe, kein Weg ins Büro.
Die Ware ist nicht da, wenn sie auf der Rampe steht, sondern wenn der Verkauf sie sieht.
Was die Wareneingangs-Mitarbeiterin nicht mehr tut: die Bestellkopie im Ordner suchen, Mengen mit Kugelschreiber neben Lieferscheinzeilen schreiben, Kreuze setzen, die jemand anders deuten muss, den Lieferschein ins Büro tragen, den Verkauf per Zuruf informieren, dass die Ware da ist, und der Kommissionierung erklären, warum die Palette noch nicht eingelagert ist. Was die Einkäuferin nicht mehr tut: 40 Positionen abtippen. Was sie stattdessen tut: drei Abweichungen entscheiden, während der Lastwagen noch im Hof steht.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Der Wareneingang liefert je Lieferung drei Zahlen: die Zeit von der Rampe bis zum buchbaren Bestand, die Abweichungen je Lieferung und die offenen Eingänge des Tages. Die Mitarbeiterin liest sie an der Rampe, die Lagerleitung und der Einkauf am Ende der Woche. Für die eine sind sie ein Takt, für die anderen eine Liste von Lieferanten.
| Zahl | Wareneingangs-Mitarbeiterin, je Lieferung | Lagerleitung und Einkauf, je Woche |
|---|---|---|
| Rampe bis buchbar | Ist die Suter-Lieferung um 09:12 durch, bevor der nächste Lastwagen kommt? | Wie viele Stunden Bestand liegen im Schnitt unsichtbar auf der Rampe, und an welchem Wochentag am längsten? |
| Abweichungen je Lieferung | Welche drei Positionen, und was ist mit jeder zu tun? | Welcher Lieferant liefert bei jeder dritten Lieferung falsch, und steht das in seiner Bewertung? |
| Offene Eingänge heute | Welche Lieferung zuerst, weil ein Kundenauftrag darauf wartet? | Reicht eine Person an der Rampe am Donnerstag, oder brauchen wir zwei? |
Die zweite Zeile ist die, an der Einkauf und Wareneingang zusammenkommen: Die Abweichung, die die Mitarbeiterin um 08:40 bestätigt, ist dieselbe Zahl, die der Einkäufer am Montag in der Lieferantenbewertung sieht. Wie aus Mengentreue und Termintreue eine Bewertung wird, die der Lieferant nicht bestreiten kann, steht im Beitrag Lieferantenleistung bewerten. Und die dritte Zeile entscheidet, ob die Kommissionierung am Nachmittag Rückstände abbaut oder neue produziert, wie im Beitrag Kommissionierung effizient organisieren beschrieben.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo entsteht der Wareneingang aus der bestätigten Bestellung, bevor der Lastwagen kommt: eine erwartete Lieferung mit allen Positionen und Mengen, mit dem Stand, den der Einkauf zuletzt geändert hat. Am Bildschirm an der Rampe oder auf dem Handgerät steht diese Lieferung, sobald die Mitarbeiterin die Bestellnummer scannt. Jeder gescannte Artikel bestätigt seine Position, eine abweichende Menge bleibt als Differenz zur Bestellung sichtbar, ein Artikel ohne Bestellposition wird als solcher gemeldet. Mit der Bestätigung ist der Bestand verfügbar, und Kundenaufträge, die auf einen Artikel warten, bekommen ihn reserviert. Die Fehlmenge bleibt als offener Rest an der Bestellung, sichtbar für den Einkauf, bis der Lieferant nachliefert oder die Position gestrichen wird. Kommt später die Rechnung, wird sie gegen die gelieferte Menge geprüft, nicht gegen die bestellte, wie im Beitrag Digitale Belegverarbeitung beschrieben.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Der Vergleich an der Rampe ist nur so gut wie die Bestellung im System: Eine Bestellung, die der Einkauf telefonisch aufgegeben und nirgends erfasst hat, erwartet niemand, und die Palette steht dann ohne Gegenstück da. Und Artikel ohne Barcode oder ohne hinterlegte Lieferanten-Artikelnummer lassen sich nicht scannen, sondern nur suchen, was den Scan zum Suchen macht. Beides ist Pflege, keine Software, und beides entscheidet darüber, ob die 35 Minuten an der Rampe tatsächlich 35 bleiben. Wie Einkauf, Lager und Bestand in Odoo zusammenhängen und wo ein eigenes Lagerverwaltungssystem beginnt, steht im Beitrag Einkauf und Lager mit Odoo.
Fazit
Digitale Wareneingänge heissen nicht, schneller zu zählen, sondern den Vergleich mit der Bestellung an die Rampe zu holen und die Abweichung als Zustand zu erfassen, nicht als Kreuz. Die Ware ist buchbar, wenn die Mitarbeiterin die letzte Position bestätigt, nicht wenn jemand den Lieferschein abgetippt hat. Aus sieben Stunden wird eine knappe Stunde, aus drei Kreuzen werden drei Entscheidungen, und aus derselben Abweichung wird am Montag die Zahl, mit der der Einkauf dem Lieferanten gegenübersitzt.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Lager · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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