Mahnwesen professionell organisieren: Was die Sachbearbeiterin am Mahntag sieht
Letzter Freitag im Monat, 13:30: Die Sachbearbeiterin exportiert die offenen Posten, 84 Rechnungen sind überfällig. Drei Stunden später sind 61 Mahnungen draussen, und am Montag rufen zwei Kunden an. Einer hat am Donnerstag bezahlt, beim anderen hatte der Verkauf einen Aufschub zugesagt. Beides stand nirgends, wo sie es hätte sehen können.
Letzter Freitag im Monat, 13:30, Buchhaltung eines technischen Handelsunternehmens mit 35 Mitarbeitenden und rund 1’800 Kundenrechnungen im Jahr. Die Sachbearbeiterin exportiert die offenen Posten nach Excel. 84 Rechnungen sind überfällig. Für jede prüft sie, ob seit dem Export doch noch eine Zahlung auf dem Konto eingegangen ist, fragt bei zwölf davon im Verkauf nach, ob da etwas läuft, und schreibt die Mahnungen in Word, Kunde für Kunde. Um 16:30 sind 61 Briefe draussen.
Am Montag rufen zwei Kunden an. Der eine hat am Donnerstag bezahlt, die Zahlung lag noch nicht auf dem Kontoauszug. Der andere hatte mit dem Aussendienst einen Aufschub vereinbart, weil eine Lieferung unvollständig war. Beides stand nirgends, wo die Sachbearbeiterin es hätte sehen können. Sie entschuldigt sich zweimal für etwas, das sie nicht wissen konnte. Und die Rechnung, die am 2. des Monats fällig war, hat 26 Tage auf den Mahnlauf gewartet.
Was Mahnwesen im Alltag ist - und was nicht
Mahnwesen klingt nach Inkasso und Konflikt. Im Alltag ist es etwas Nüchterneres: ein Regelwerk, das festlegt, wann wer welche Nachricht bekommt, und wer vorher Bescheid sagen muss, damit sie unterbleibt. Drei Stufen reichen, und die Schweizer Praxis kennt sie alle:
- Zahlungserinnerung, zehn Tage nach Fälligkeit. Freundlich, sachlich, mit Rechnungskopie. Die meisten Kunden haben die Rechnung schlicht übersehen.
- Zweite Mahnung, 25 Tage nach Fälligkeit. Klar formuliert, mit Frist, allenfalls mit der Mahngebühr, die in den Geschäftsbedingungen vereinbart ist.
- Dritte Mahnung, 40 Tage nach Fälligkeit. Mit der Ankündigung des nächsten Schritts, und ab hier entscheidet nicht mehr die Buchhaltung, sondern die Geschäftsleitung.
Genauso wichtig wie die Stufen sind die Ausnahmen. Eine strittige Rechnung wird nicht gemahnt, solange der Streit nicht geklärt ist. Eine Zahlungsvereinbarung setzt die Stufen aus. Und ein Grosskunde mit eigener Kreditorenbuchhaltung bekommt vielleicht einen Anruf statt eines Briefes. Diese Ausnahmen gibt es in jedem Betrieb. Der Unterschied ist, ob sie im Kopf des Verkäufers stehen oder an der Rechnung.
Kurz gesagt: Mahnwesen scheitert selten an der Formulierung und fast immer am Takt und an den Ausnahmen. Eine Mahnung, die im Monatslauf bis zu 30 Tage wartet, verschenkt Liquidität. Eine, die trotz Zusage des Verkaufs rausgeht, verschenkt Vertrauen.
Was sich am Arbeitsplatz ändert
Mit einem System, in dem Rechnung, Zahlung und Kundenkontakt zusammenliegen, wird aus dem Mahnlauf am Freitag eine Liste am Morgen. Die Sachbearbeiterin sieht nicht 84 Rechnungen, sondern sechs Kunden, bei denen heute eine Stufe fällig ist. Zu jedem steht der überfällige Betrag, die älteste Rechnung und die vorgeschlagene Stufe. Die Zahlung vom Donnerstag ist schon abgeglichen, der Kunde steht gar nicht mehr auf der Liste. Die strittige Rechnung trägt den Vermerk des Aussendienstes, “Teillieferung, nicht mahnen bis Nachlieferung”, und ist aus dem Lauf genommen.
Die Zahlungserinnerung der ersten Stufe geht automatisch per E-Mail hinaus, mit Rechnungskopie, ohne dass jemand sie anfasst. Die zweite und dritte Stufe schaut sie sich an, weil dort das Gespräch beginnt. Zwanzig Minuten am Morgen statt drei Stunden am Freitag, und die Rechnung, die am 2. fällig war, bekommt ihre Erinnerung am 12. und nicht am 28.
Nicht 84 Rechnungen, sondern sechs Kunden, bei denen heute eine Stufe fällig ist.
Was die Sachbearbeiterin nicht mehr tut: offene Posten exportieren, den Kontoauszug gegen die Liste prüfen, im Verkauf nachfragen, Briefe in Word schreiben, sich am Montag entschuldigen. Was der Verkauf stattdessen tut: den Streitfall an der Rechnung vermerken, in dem Moment, in dem er ihn erfährt. Das ist die einzige neue Pflicht, und sie kostet ihn dreissig Sekunden.
Dieselben Zahlen, zwei Lesarten
Die Liste der überfälligen Kunden liest die Sachbearbeiterin jeden Morgen, die Finanzleitung einmal im Monat. Für die eine ist sie eine Arbeitsliste, für die andere eine Kennzahl.
| Zahl | Sachbearbeiterin, täglich | Finanzleitung, monatlich |
|---|---|---|
| Überfällige Kunden und Stufe | Wen mahne ich heute, wen rufe ich an? | Debitorenfrist in Tagen, und geht sie rauf oder runter? |
| Strittige Rechnungen | Worauf warte ich vom Verkauf? | Wie viel Umsatz hängt in Reklamationen, und seit wann? |
| Zahlungsverhalten je Kunde | Braucht dieser Kunde den Anruf statt den Brief? | Bei wem Kreditlimite, Vorkasse oder ein Gespräch der Geschäftsleitung? |
Die erste Zeile ist die, an der Liquidität hängt. Warum die Debitorenfrist die am schnellsten beeinflussbare Grösse im Cashflow ist und was ein konsequentes Nachfassen bringt, steht im Beitrag Cashflow verstehen und richtig steuern. Dort steht auch der Satz, der dieses Thema zusammenfasst: Was Beziehungen kostet, ist nicht die Zahlungserinnerung, sondern die unerwartete Betreibung nach Monaten des Schweigens.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo ist der Mahntag eine Ansicht: die Nachverfolgung der Debitoren zeigt pro Kunde den überfälligen Betrag, die älteste offene Rechnung, die vorgeschlagene Stufe nach den hinterlegten Tagen und die fällige Aktion. Die Zahlungserinnerung der ersten Stufe geht aus einer Vorlage automatisch hinaus, die weiteren Stufen bestätigt die Sachbearbeiterin oder ersetzt sie durch einen Anruf, den sie gleich dort notiert. Eine strittige Rechnung wird an der Rechnung selbst aus der Nachverfolgung genommen, mit Grund, und erscheint auf keiner Mahnung mehr, bis der Vermerk aufgehoben ist. Weil der Bankabgleich täglich läuft, steht die Zahlung vom Donnerstag am Freitag im System.
Zwei Dinge liefert Odoo nicht von sich aus. Mahngebühren und Verzugszinsen rechnet es nur, wenn sie hinterlegt sind, und ob sie verlangt werden dürfen, entscheiden die Geschäftsbedingungen, nicht die Software. Und der Schritt nach der dritten Mahnung, die Betreibung, läuft ausserhalb des Systems. Odoo hält fest, dass er eingeleitet wurde, mehr nicht. Was die Buchhaltung in Odoo insgesamt abdeckt, steht in Buchhaltung mit Odoo, die Reihenfolge der Automatisierung im Debitorenprozess in Welche Finanzprozesse sich automatisieren lassen.
Fazit
Ein professionelles Mahnwesen erkennt man nicht am Brief, sondern am Takt: täglich statt monatlich, nach Kunde statt nach Rechnung, mit Ausnahmen, die an der Rechnung stehen und nicht im Kopf des Verkaufs. Dann hat die Sachbearbeiterin am Morgen sechs Kunden statt am Freitag 84 Rechnungen, der Kunde vom Donnerstag bekommt keinen Brief, und die Finanzleitung sieht die Debitorenfrist sinken, ohne dass jemand verhandelt hat.
Weiterführend: Themenwelt Finanzen & Controlling · Lösung Buchhaltung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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