Materialbedarf richtig planen: Was der Arbeitsvorbereiter am Donnerstag sieht
Fehlteile fallen oft erst am Montag am leeren Regal auf, obwohl man es am Donnerstag schon wissen konnte. Rechnet das System Bestand, Reservierungen und Bestellungen täglich zusammen, sieht der Arbeitsvorbereiter Lücken vor dem Start. So beginnt die Produktion pünktlich.
Donnerstag, 29. Oktober, 08:15, Arbeitsvorbereitung (AVOR) eines Apparatebauers mit 45 Mitarbeitenden, 1’800 Artikeln und rund 30 Fertigungsaufträgen pro Woche. Am Montag, 2. November, soll der Auftrag über 40 Steuereinheiten starten, Liefertermin beim Kunden ist Freitag, 13. November. Die Stückliste hat 18 Positionen: Gehäuse, Platine, Dichtungssatz, Schrauben, Kabel, Typenschild. Der Arbeitsvorbereiter, nennen wir ihn Herrn Keller, hat heute Morgen eine Frage, die über die nächste Woche entscheidet: Ist alles da?
In vielen Betrieben lautet die Antwort auf diese Frage: am Montag um 07:10. Dann steht der Monteur mit dem Auftrag am Regal, und das Fach mit den Dichtungssätzen enthält vier Stück statt vierzig. Der Rest liegt zwar im Bestand, ist aber für den Auftrag reserviert, der seit Dienstag läuft. Der Anruf beim Einkauf ergibt, dass 100 Stück bestellt sind, “irgendwann diese Woche”. Der Auftrag startet am Donnerstag statt am Montag, der Kunde bekommt seine Steuereinheiten am 18. statt am 13. November, und niemand hat einen Fehler gemacht. Es hat nur niemand gerechnet.
Was Materialbedarf im Alltag ist - und was nicht
Materialbedarf ist eine Rechnung, keine Lagerbesichtigung. Für jede Position der Stückliste gilt: Bedarf ist Menge je Stück mal Auftragsmenge, bei 40 Steuereinheiten mit je einem Dichtungssatz also 40. Dagegen steht nicht der Lagerbestand, sondern der freie Bestand: Lagerbestand minus das, was andere Aufträge bereits für sich beanspruchen. Und dagegen stehen offene Bestellungen, jede mit einem bestätigten Datum. Das Ergebnis ist pro Position eine von drei Aussagen: gedeckt, gedeckt ab einem Datum oder fehlt ohne Datum.
Die Rechnung ist nicht schwierig. Schwierig ist, sie für 18 Positionen und 30 Aufträge pro Woche jeden Tag neu zu machen, weil sich die Eingangsgrössen täglich ändern: Ein Auftrag reserviert Material, ein Wareneingang kommt, ein Lieferant verschiebt. Wer die Rechnung am Freitag mit Ausdruck und Lagerrundgang macht, hat am Montag eine Antwort von Freitag. Was dazwischen reserviert wurde, steht nicht auf dem Ausdruck. Genau deshalb fehlt Material so oft trotz vollem Lager: Die Menge war da, nur nicht frei.
Der Unterschied zwischen den beiden Zeitleisten ist nicht die Fehlmenge. In beiden Fällen fehlen 36 Dichtungssätze und 2 Platinen. Der Unterschied ist der Tag, an dem jemand davon erfährt. Am Donnerstag ist eine Fehlmenge eine Entscheidung: Express bestellen, Teilmenge starten, Reihenfolge tauschen. Am Montag ist sie ein Stillstand, und die Entscheidung trifft der Monteur am Regal.
Die Rechnung hinter einer Position
Nehmen wir den Dichtungssatz, weil er den typischen Fall zeigt. Lagerbestand 52 Stück, das sieht nach genug aus. Aber der Auftrag über 48 Pumpenmodule, der seit Dienstag läuft, hat 48 davon reserviert. Frei sind 4. Bedarf 40, Fehlmenge 36. Die offene Bestellung über 100 Stück hat der Einkauf am 20. Oktober ausgelöst, der Lieferant hat Mittwoch, 4. November, bestätigt. Die Position ist also nicht “fehlt”, sondern “gedeckt ab 4. November”. Das ist eine andere Aussage, und sie führt zu einer anderen Entscheidung.
Herr Keller sieht am Donnerstag beides, und daraus wird sein Plan für Montag: Die Mechanik der 40 Steuereinheiten beginnt wie geplant, der Dichtungssatz wird erst am dritten Tag beim Arbeitsgang Montage gebraucht, und bis dahin ist die Lieferung da. Die zweite Fehlposition ist die Platine: Bestand 38, Bedarf 40, keine Bestellung offen, Lieferzeit zehn Arbeitstage. Hier hilft kein Warten. Er bestellt zwei Stück per Express beim Zweitlieferanten und lässt den Auftrag mit 38 Stück anlaufen, zwei folgen im Nachlauf. Der Liefertermin am 13. November hält. Hätte er die Platine am Montag entdeckt, hätte er genau dieselben Optionen gehabt, nur drei Tage später.
Eine Fehlmenge am Donnerstag ist eine Entscheidung. Dieselbe Fehlmenge am Montag ist ein Stillstand.
Zwei Lesarten derselben Zahlen
Die Zahlen, die der Arbeitsvorbereiter täglich braucht, sind dieselben, die die Produktionsleitung monatlich braucht. Nur die Verdichtung ist anders.
| Kennzahl | Tagessicht des Arbeitsvorbereiters | Monatssicht der Produktionsleitung |
|---|---|---|
| Fehlteile | Je Auftrag: welche Position, wie viel, ab wann gedeckt | Fehlteilquote: Anteil der Aufträge, die beim Start nicht vollständig gedeckt waren |
| Frühester Start | Je Auftrag: das Datum, an dem alle Positionen frei sind | Verschobene Starts pro Monat und die durchschnittliche Verschiebung in Tagen |
| Reservierungen | Je Artikel: wer hat den Bestand, bis wann | Bestand an Zukaufteilen, der reserviert liegt, in Franken |
| Offene Bestellungen | Je Position: bestätigtes Datum, passt es zum Start | Termintreue der Lieferanten gegen den Fertigungsplan |
Die Tagessicht steuert den einzelnen Auftrag. Die Monatssicht zeigt, ob das Problem bei den Lieferanten liegt, bei zu knappen Meldebeständen oder bei der Reihenfolge der Aufträge. Eine Fehlteilquote von 19 % mit konstant demselben Lieferanten ist ein Lieferantenthema. Dieselbe Quote, verteilt über alle Lieferanten, ist ein Planungsthema. Ohne die Tagessicht gibt es die Monatssicht nicht, weil niemand die Fehlteile vom Montagmorgen aufschreibt.
Was der Arbeitsvorbereiter nicht mehr tut
Herr Keller druckt die Stückliste nicht mehr aus und geht nicht mehr mit ihr ins Lager, um Fächer zu zählen. Er führt keine Excel-Liste mehr mit den Beständen vom letzten Rundgang, die am Montag bereits falsch ist. Er ruft nicht mehr beim Einkauf an, um zu fragen, ob die Dichtungen bestellt sind und wann sie kommen, weil das Datum an der Position steht. Er hängt keinen Zettel mehr an die Maschine mit “Platinen: nur 38, Rest folgt”, weil die Teilmenge im Auftrag steht. Und er erklärt am Montag niemandem, warum die Fertigung steht.
Das sind pro Auftrag etwa 40 Minuten, bei 30 Aufträgen pro Woche ein voller Arbeitstag. Für die Produktionsleitung ist das die eine Hälfte der Wirkung: Kapazität in der Arbeitsvorbereitung. Die andere Hälfte ist grösser und schwerer zu sehen: Die drei Tage Verschiebung, die ein am Montag entdecktes Fehlteil kostet, fallen weg. Nicht, weil weniger fehlt, sondern weil früher bekannt ist, was fehlt.
Kurz gesagt: Materialbedarf planen heisst nicht, mehr Bestand zu halten, sondern pro Position zu wissen, was frei ist, was reserviert ist und was mit welchem Datum kommt. Der Lagerrundgang beantwortet nur die erste Frage, und auch die nur für Freitag.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo ist die Rechnung Teil des Fertigungsauftrags. Herr Keller sieht am Donnerstag den Auftrag über 40 Steuereinheiten mit seinen 18 Komponenten, und zu jeder Komponente stehen drei Zahlen nebeneinander: Bedarf, frei verfügbar, bestellt mit Datum. Die Positionen, die nicht gedeckt sind, stehen oben und sind markiert. Für den Dichtungssatz steht “4 frei, 100 bestellt, 04.11.”, für die Platine “38 frei, keine Bestellung”. Darüber zwei Zahlen, die er sofort braucht: wie viele Positionen fehlen und ab welchem Datum alles da wäre. Die Reservierung für den laufenden Pumpenauftrag ist nicht in einer anderen Liste, sondern genau der Grund, warum aus 52 Stück 4 freie werden. Was die Rechnung dahinter im Detail tut, steht im Beitrag MRP in Odoo verständlich erklärt.
Am selben Bildschirm entscheidet er: Teilmenge 38 starten, 2 im Nachlauf, Dichtungssatz-Arbeitsgang auf Donnerstag. Der Monteur sieht am Montag dieselbe Teilmenge an seinem Terminal, und der Einkauf sieht die Expressbestellung für zwei Platinen in seiner Liste, nicht in einem Anruf. Dass Zahlen aus der Halle überhaupt stimmen, hängt davon ab, dass Rückmeldungen am Arbeitsplatz entstehen und nicht auf Zetteln. Wie die Fertigung insgesamt in Odoo aussieht, zeigt der Beitrag Produktion mit Odoo.
Was Odoo nicht ersetzt: die Entscheidung, ob 38 Stück starten oder 40 warten, und die Pflege der Stückliste. Wenn dort ein Dichtungssatz je Stück steht und in Wirklichkeit zwei gebraucht werden, rechnet das System mit 40 statt 80, sauber und falsch. Die Rechnung ist nur so gut wie die Stückliste, die Lieferzeit am Artikel und die Reservierung, die der laufende Auftrag tatsächlich ausgelöst hat.
Fazit
Fehlteile sind selten ein Mengenproblem. Sie sind ein Zeitpunktproblem: Die Information, dass 36 Dichtungssätze fehlen und am Mittwoch kommen, existiert am Donnerstag bereits in Bestellung, Bestand und Reservierung. Sie wird nur nicht zusammengerechnet, bis der Monteur am Montag vor dem leeren Fach steht. Wer die Rechnung täglich hat, entscheidet am Donnerstag und startet am Montag. Für die Produktionsleitung heisst das weniger verschobene Starts und eine Fehlteilquote, die sich einem Lieferanten oder einem Meldebestand zuordnen lässt, statt dem Zufall.
Weiterführend: Themenwelt Produktion · Lösung Einkauf. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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