Warum Mitarbeitende Odoo nicht richtig nutzen
Zwei Jahre nach dem Go-live wird ein Drittel der eingeführten Abläufe wieder in Excel gemacht. Das ist kein Akzeptanzproblem - es ist ein Rückmeldungsproblem.
Ein Jahr nach dem Go-live sieht das Bild in vielen KMU ähnlich aus: Die Kernabläufe laufen im System, aber daneben existieren wieder Excel-Listen, Notizzettel und Mailverläufe. Ein Teil dessen, was eingeführt wurde, wird nicht benutzt.
Die übliche Erklärung heisst Gewohnheit. Sie erklärt einen kleinen Teil. Die anderen drei Ursachen sind sachlich - und alle drei sind behebbar.
Ursache 1: Der Weg im System ist länger als der Weg daneben
Die häufigste und berechtigtste Ursache. Wenn eine Erfassung im System sieben Klicks und vier Pflichtfelder braucht, die Excel-Zeile aber zwanzig Sekunden dauert, ist die Entscheidung für Excel rational.
Meist liegt es an der Konfiguration, nicht an der Software: Pflichtfelder, die im konkreten Moment nicht bekannt sind. Standardansichten mit dreissig Spalten, von denen fünf gebraucht werden. Fehlende Vorlagen für den Fall, der zwanzigmal pro Woche vorkommt.
Alle drei lassen sich ohne Entwicklung beheben. Sie werden nur nicht behoben, weil niemand davon erfährt.
Ursache 2: Es gibt keinen Weg, Reibung zu melden
Die eigentliche strukturelle Ursache. In den meisten KMU existiert nach dem Go-live kein definierter Weg für den Satz “das ist umständlich”. Wer trotzdem etwas sagt, sagt es beim Kaffee, und dort verschwindet es.
Damit entsteht ein Muster: Der Mitarbeitende hilft sich selbst, die Nebenlösung wird zur Gewohnheit, und niemand erfährt, dass das System an dieser Stelle nicht passt. Zwei Jahre später wirkt es wie mangelnde Akzeptanz - dabei war es eine unbeantwortete Rückmeldung.
Was hilft, ist unspektakulär: eine benannte Anlaufstelle und die glaubhafte Zusage, dass Meldungen behandelt werden. Wer diese Rolle übernehmen sollte, steht in Wer sollte Odoo intern verantworten?.
Kurz gesagt: Drei der vier Ursachen sind Konfigurations- und Organisationsfragen, keine Einstellungsfragen. Wer mit Ermahnung reagiert, behandelt das Symptom und verstärkt die Ursache.
Ursache 3: Der Nutzen ist nur für andere sichtbar
Wenn jemand Daten erfasst, deren einziger sichtbarer Zweck ein Bericht für die Geschäftsleitung ist, entsteht eine ehrliche Asymmetrie: Der Aufwand liegt bei ihm, der Nutzen bei anderen.
Die Antwort darauf ist nicht Motivation, sondern Rückgabe. Wer Zeiten erfasst, soll seine eigene Auslastung sehen. Wer Kundenkontakte dokumentiert, soll seine eigene Wiedervorlage bekommen. Wer Lagerbewegungen bucht, soll auf einen verlässlichen Bestand zugreifen können.
In den meisten Systemen ist dieser Rückkanal vorhanden und nur nicht eingerichtet - eine Ansicht, ein Filter, ein persönliches Dashboard.
Ursache 4: Es wurde nie verbindlich entschieden
Der Rest. Wenn nach der Einführung nicht klar gesagt wurde, dass ein Ablauf ab jetzt im System läuft und die alte Liste wegfällt, existieren beide Wege parallel - und der bekannte gewinnt.
Das ist eine Führungsentscheidung, keine Systemfrage. Sie muss ausgesprochen, terminiert und danach überprüft werden. Ohne Überprüfung wirkt sie nach vier Wochen nicht mehr.
Woran Sie es erkennen, bevor jemand es sagt
Excel-Dateien mit Datum im Namen. Der zuverlässigste Indikator überhaupt. Wo eine solche Datei entsteht, beantwortet das System eine Frage nicht.
Felder, die immer gleich ausgefüllt sind. Ein Pflichtfeld, in dem zu 95 Prozent derselbe Wert steht, wird umgangen, nicht benutzt.
Vorgänge, die tagelang im selben Status stehen. Entweder ist der Status überflüssig, oder niemand fühlt sich zuständig.
Fragen, die immer wieder gestellt werden. Dieselbe Frage von fünf Personen ist kein Schulungsproblem, sondern ein Hinweis auf eine unklare Stelle im Ablauf.
Jede Excel-Liste neben dem ERP ist eine Rückmeldung. Sie ist nur nie an der richtigen Stelle angekommen.
Was tatsächlich hilft
Die Reibung suchen statt Nutzung einfordern. Eine Stunde neben jemandem sitzen und zusehen, wie er arbeitet, liefert mehr als jede Umfrage.
Schnell etwas ändern. Die erste gemeldete Reibung sollte innerhalb einer Woche behoben sein. Das ist wichtiger als die Grösse der Änderung - es beweist, dass Melden sich lohnt.
Ansichten je Rolle einrichten. Nicht jeder braucht dieselbe Liste. Eine auf die Rolle zugeschnittene Startansicht spart täglich Minuten und ist eine Konfigurationsarbeit von Stunden.
Zeigen, was ohnehin da ist. Viele ungenutzte Funktionen sind nicht unbekannt, weil sie fehlen, sondern weil sie nie gezeigt wurden - Beispiele in Versteckte Odoo-Funktionen für den Arbeitsalltag.
Der Zusammenhang mit der Einführung
Ein Teil des Problems entsteht vor dem Go-live. Wer Abläufe im System abbildet, ohne sie mit den Ausführenden durchzugehen, bekommt eine Konfiguration, die auf dem Papier stimmt und im Alltag nicht - siehe Odoo-Schulung prozessbasiert statt modulweise.
Und ein Teil ist unvermeidlich: Ein Betrieb verändert sich, und ein System, das nach dem Go-live nicht mehr angefasst wird, passt nach zwei Jahren nicht mehr - siehe Warum Odoo kein einmaliges Projekt ist.
Fazit
Wenn Odoo nicht richtig genutzt wird, ist die erste Frage nicht “wie bringen wir die Leute dazu”, sondern “was ist im System umständlicher als daneben”.
Der wirksamste Einstieg kostet einen Nachmittag: bei drei Personen aus verschiedenen Bereichen zusehen, die Reibungspunkte notieren und den kleinsten davon innerhalb einer Woche beheben. Der Effekt auf die Bereitschaft, weiter zu melden, ist grösser als der Effekt der Änderung selbst.
Weiterführend: Themenwelt Odoo erfolgreich einsetzen · Lösung ERP. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Wird Ihr System tatsächlich genutzt?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns an, wo im Alltag an Odoo vorbeigearbeitet wird.
