Welche Einkaufsprozesse sich automatisieren lassen
Der Einkauf verbringt in vielen KMU mehr Zeit mit Abtippen und Nachfragen als mit Verhandeln. Drei Bereiche lassen sich zuverlässig automatisieren - und einer davon setzt genau die Zeit frei, in der Einkauf tatsächlich Geld spart.
Fragt man einen Einkäufer im KMU, womit er seine Zeit verbringt, kommt selten “verhandeln”. Häufiger: Bedarfe zusammensuchen, Bestellungen tippen, Liefertermine nachfragen, Rechnungen mit Lieferscheinen abgleichen.
Das ist die Ausgangslage - und sie ist gut für Automatisierung, weil drei dieser vier Tätigkeiten festen Regeln folgen.
Bedarfsmeldung: aus dem System statt aus dem Zuruf
In vielen Betrieben entsteht ein Bedarf, indem jemand merkt, dass etwas fehlt, und es meldet - per Mail, Zettel oder im Vorbeigehen. Das funktioniert, solange die Person aufmerksam ist, und scheitert zuverlässig in den Ferien.
Automatisiert entsteht der Bedarf aus dem, was ohnehin im System steht:
- Aus dem Mindestbestand, wenn der Bestand unter die hinterlegte Menge fällt
- Aus dem Kundenauftrag, wenn ein Artikel nicht vorrätig ist
- Aus der Stückliste, wenn ein Fertigungsauftrag Komponenten braucht
Der Gewinn ist nicht die gesparte Meldezeit, sondern dass nichts mehr vergessen wird. Fehlteile entstehen fast immer dort, wo eine Meldung unterblieben ist.
Bestellauslösung: Vorschlag statt Erfassung
Aus dem Bedarf entsteht der Bestellvorschlag - mit Lieferant, Menge, Preis und Termin aus den hinterlegten Konditionen. Der Einkäufer prüft und bestätigt, statt zu erfassen.
Zwei Dinge lassen sich dabei zusätzlich automatisieren, und beide sparen mehr Zeit als das Erfassen selbst:
Vorschläge zusammenfassen. Fünf Bedarfe beim selben Lieferanten ergeben eine Bestellung, nicht fünf. Das reduziert Frachtkosten und Wareneingänge.
Terminverfolgung. Ein überfälliger Wareneingang meldet sich selbst, statt dass jemand eine Liste durchgeht. Das ist der häufigste Grund, warum Liefertermine kippen, ohne dass es rechtzeitig auffällt - siehe Warum Liefertermine nicht eingehalten werden.
Kurz gesagt: Bedarfsmeldung, Bestellauslösung und Rechnungsprüfung folgen festen Regeln und lassen sich automatisieren. Die Verhandlung, die Lieferantenauswahl und der Umgang mit Engpässen bleiben beim Menschen - und genau dafür entsteht die Zeit.
Rechnungsprüfung: der Dreiweg-Abgleich
Der dritte Bereich ist der mit dem grössten Zeitgewinn und der geringsten Sichtbarkeit. Klassisch prüft jemand von Hand, ob Bestellung, Lieferschein und Rechnung zusammenpassen - Menge, Preis, Konditionen.
Automatisiert läuft dieser Abgleich für den Normalfall von selbst: Stimmen alle drei überein, geht die Rechnung in die Freigabe. Nur Abweichungen landen bei einem Menschen - und dort gehören sie auch hin.
Der Effekt zeigt sich zweifach: Die Durchlaufzeit bis zur Zahlung sinkt, womit Skonto überhaupt erst erreichbar wird. Und Preisabweichungen fallen auf, statt durchzulaufen - in vielen Betrieben die häufigste unbemerkte Kostenquelle.
Einkauf spart kein Geld beim Erfassen von Bestellungen. Er spart es beim Verhandeln - und dafür braucht er die Zeit, die das Erfassen frisst.
Wo Automatisierung an ihre Grenze stösst
Drei Dinge gehören nicht in eine Regel:
Die Lieferantenauswahl. Preis ist eine Zahl, Zuverlässigkeit, Qualität und Reaktionsfähigkeit sind es nicht. Eine Regel, die nach dem günstigsten Angebot bestellt, kauft irgendwann teuer.
Die Verhandlung. Rahmenverträge, Mengenstaffeln, Zahlungskonditionen - das ist die Kernaufgabe des Einkaufs und der Ort, an dem er Geld verdient.
Der Engpass. Wenn ein Teil knapp ist, entscheidet nicht die Regel, welcher Auftrag es bekommt, sondern jemand, der die Kunden kennt.
So sieht das in Odoo aus
In Odoo entstehen Bedarfe aus Mindestbeständen, Kundenaufträgen und Stücklisten in derselben Rechnung, die auch die Fertigung versorgt. Daraus werden Bestellvorschläge mit Lieferant, Preis und Termin aus den hinterlegten Konditionen - zusammengefasst je Lieferant, wenn gewünscht.
Der Dreiweg-Abgleich läuft beim Rechnungseingang automatisch: Bestellung, Wareneingang und Rechnung liegen im selben System, Abweichungen werden angezeigt statt gesucht. Und weil die Belegerkennung eingehende Rechnungen liest und zuordnet, entfällt auch das Erfassen. Was sich im Dokumentenfluss darüber hinaus automatisieren lässt, steht in Welche Dokumentenprozesse sich automatisieren lassen; die Grundlagen des Einkaufs in Wie ein professioneller Einkaufsprozess aussieht.
Fazit
Bedarfsmeldung, Bestellauslösung und Rechnungsprüfung sind die drei Bereiche im Einkauf, in denen sich Automatisierung fast immer rechnet - weil alle drei wiederholbaren Regeln folgen und heute Zeit in kleinen Portionen verbrauchen.
Was bleibt, ist die eigentliche Einkaufsarbeit: Lieferanten auswählen, verhandeln, Engpässe entscheiden. Genau dafür entsteht Zeit, wenn der Rest von selbst läuft.
Weiterführend: Themenwelt Einkauf, Lager & Auftragsabwicklung · Lösung Einkauf · Lösung Lager. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Das könnte Sie auch interessieren
Womit verbringt Ihr Einkauf die Zeit?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns Ihre Beschaffung vom Bedarf bis zur Rechnung an.
