Wie erstellt man ein realistisches Budget?
Die meisten KMU-Budgets sind Vorjahreszahlen plus fünf Prozent. Das ist kein Budget, sondern eine Fortschreibung - und sie erklärt, warum niemand hinschaut.
In vielen KMU entsteht das Budget im November, besteht aus den Vorjahreszahlen plus fünf Prozent und wird danach nicht mehr angesehen. Am Jahresende stellt jemand fest, dass die Abweichung erheblich war, und im November darauf beginnt derselbe Ablauf.
Das ist kein Argument gegen Budgets. Es ist ein Argument gegen diese Art, sie zu machen. Ein Budget ist nicht dazu da, das Jahr vorherzusagen - es ist dazu da, unterjährig Abweichungen sichtbar zu machen.
Schritt 1: Vom Umsatz her denken, aber nicht raten
Die Umsatzplanung ist der schwierigste Teil, weil hier am meisten Unsicherheit steckt. Drei Quellen machen sie belastbarer als eine Schätzung:
Wiederkehrender Umsatz. Wartungsverträge, Abonnemente, Rahmenverträge, Stammkunden mit regelmässigem Volumen. Diese Basis ist in den meisten KMU grösser als vermutet und lässt sich aus den Vorjahresdaten belegen.
Auftragsbestand. Was ist bereits bestätigt und fällt ins nächste Jahr.
Erwartetes Neugeschäft. Der unsichere Teil. Hier hilft eine ehrliche Rückschau: Wie viel Neugeschäft kam in den letzten drei Jahren tatsächlich zustande, und wie verteilte es sich über die Monate?
Wer diese drei Teile getrennt ausweist, kann später erkennen, welcher davon abweicht - und das ist die eigentliche Information.
Schritt 2: Kosten in drei Klassen trennen
Fixkosten. Löhne, Mieten, Versicherungen, Abonnemente. Sie fallen unabhängig vom Umsatz an und sind für die nächsten zwölf Monate weitgehend bekannt.
Variable Kosten. Material, Fremdleistungen, Provisionen. Sie werden als Prozentsatz vom Umsatz geplant, nicht als absoluter Betrag - sonst stimmt das Budget nur bei genau getroffener Umsatzprognose.
Einmalkosten. Investitionen, Projekte, Anschaffungen. Sie gehören einzeln aufgelistet und einzeln entschieden, nicht in einer Sammelposition versteckt.
Kurz gesagt: Variable Kosten als Prozentsatz vom Umsatz planen, nicht als Betrag. Sonst ist das Budget bereits im Februar falsch, wenn der Umsatz abweicht - und niemand kann sagen, ob das gut oder schlecht ist.
Schritt 3: Auf Monate verteilen, nicht durch zwölf teilen
Der häufigste handwerkliche Fehler. Kaum ein KMU hat zwölf gleiche Monate: Sommerpause, Jahresendgeschäft, Ferienabwesenheiten, saisonale Nachfrage.
Ein durch zwölf geteiltes Budget erzeugt jeden Monat eine Abweichung, die nichts bedeutet - und genau das trainiert allen Beteiligten ab, auf Abweichungen zu achten. Die Verteilung nach dem Vorjahresmuster ist in zwanzig Minuten gemacht und macht den Unterschied zwischen einem nützlichen und einem ignorierten Budget.
Dasselbe gilt für die Kostenseite: Der 13. Monatslohn, die Versicherungsprämien und die Mehrwertsteuer-Abrechnungen fallen in bestimmten Monaten an.
Schritt 4: Verantwortung je Position
Ein Budget ohne Zuständigkeit ist eine Tabelle. Jede grössere Positionsgruppe braucht eine Person, die sie verantwortet - Materialkosten, Personalkosten, Marketingausgaben.
In Betrieben mit fünf bis fünfzig Personen sind das drei bis fünf Verantwortliche, oft inklusive Geschäftsführung. Wichtiger als die Anzahl ist, dass die Verantwortlichen bei der Erstellung mitreden. Ein Budget, das jemandem vorgelegt wird, wird nicht verteidigt.
Schritt 5: Den Rhythmus vorher festlegen
Der Punkt, der über Nutzen oder Nutzlosigkeit entscheidet. Vor der Verabschiedung wird vereinbart: Wann wird verglichen, mit wem, und ab welcher Abweichung passiert etwas.
Ein praktikabler Standard im KMU: monatlicher Vergleich der wichtigsten zehn bis fünfzehn Positionen, Besprechung im Führungskreis, Handlungsbedarf ab einer Abweichung von zehn Prozent oder einem definierten Frankenbetrag - je nachdem, was zuerst eintritt.
Ein Budget ist keine Prognose. Es ist ein Massstab - und ein Massstab, den niemand anlegt, ist nur ein Blatt Papier.
Die vier häufigsten Fehler
Vorjahr plus X. Schreibt Fehler fort und macht Strukturänderungen unsichtbar.
Zu detailliert. Sechzig Positionen kann niemand monatlich prüfen. Fünfzehn bis fünfundzwanzig reichen im KMU.
Nur Erfolgsrechnung. Ein Budget ohne Blick auf die Liquidität kann vollständig eingehalten werden und trotzdem in einen Engpass führen - siehe Liquiditätsplanung für KMU.
Nachträglich angepasst. Wer das Budget an die Realität anpasst, verliert den Massstab. Abweichungen werden erklärt, nicht wegdefiniert.
Was sich mit Odoo daran ändert
Ein Budget entfaltet seinen Nutzen erst im Vergleich mit den tatsächlichen Zahlen - und genau dieser Vergleich ist der Aufwand, an dem es in KMU scheitert. Wer Ist-Zahlen aus der Buchhaltung exportiert, in eine Budgettabelle einpflegt und Differenzen von Hand rechnet, macht das ein- bis zweimal im Jahr.
Wenn das Budget im selben System hinterlegt ist, in dem gebucht wird, ist der Plan-Ist-Vergleich eine Ansicht statt einer Arbeit: je Konto oder Kostenstelle, je Monat, mit Abweichung in Franken und Prozent. Damit wird aus dem jährlichen Ritual eine monatliche Routine von fünfzehn Minuten.
Zusätzlich lassen sich Budgets je Bereich oder Kostenstelle führen, sodass die Verantwortlichen aus Schritt 4 ihre eigenen Zahlen sehen. Welche Kennzahlen für die Führung daraus abzuleiten sind, steht in Welche Finanzkennzahlen jeder Geschäftsführer kennen sollte.
Fazit
Ein realistisches Budget entsteht aus getrennter Umsatzbasis, nach Kostenarten unterschiedener Planung, monatlicher Verteilung nach echtem Muster, benannten Verantwortlichen und einem vorher vereinbarten Vergleichsrhythmus.
Der Aufwand für die Erstellung liegt bei ein bis zwei Tagen. Der Aufwand für die monatliche Nutzung liegt bei fünfzehn Minuten - und nur dieser zweite Teil entscheidet, ob sich der erste gelohnt hat.
Weiterführend: Themenwelt Finanzen & Controlling · Lösung Buchhaltung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
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