“Was kostet ein CRM?” ist eine der häufigsten Fragen in unseren Erstgesprächen - und eine der am schlechtesten beantworteten im Internet. Die meisten Angaben beschränken sich auf den Lizenzpreis pro Nutzer. Das ist ungefähr so aussagekräftig, wie ein Auto nur über den Benzinpreis zu kalkulieren.
Die ehrliche Antwort besteht aus vier Kostenblöcken. Und der grösste davon steht auf keiner Preisliste.
Die vier Kostenblöcke
1. Lizenzen. Der sichtbarste, aber meist kleinste Block: der monatliche Preis pro Nutzer. Er variiert je nach Lösungsmodell stark - von unter CHF 20.– bis über CHF 150.– pro Nutzer und Monat.
2. Einführung. Konfiguration des Systems auf Ihren Verkaufsprozess, Übernahme der bestehenden Kundendaten, Schulung des Teams. Dieser Block fällt einmalig an und hängt mehr von Ihrer Ausgangslage ab als vom gewählten Produkt.
3. Interne Aufwände. Der unterschätzte Block: die Zeit Ihrer eigenen Leute. Verkaufsprozess klären, Daten bereinigen, Testen, Schulungen besuchen, in den ersten Wochen langsamer arbeiten. Wer diesen Block ignoriert, budgetiert am realen Projekt vorbei.
4. Laufende Kosten. Nach dem Start: Anpassungen, Support, gelegentliche Nachschulung, Datenpflege. Klein pro Monat, aber über fünf Jahre relevant.
Kurz gesagt: Wer CRM-Angebote nur über den Lizenzpreis vergleicht, vergleicht den kleinsten der vier Kostenblöcke - und übersieht die Schnittstellen- und Doppelerfassungskosten, die erst im Betrieb sichtbar werden.
Drei Lösungsmodelle, drei Kostenprofile
Wie beim Nutzen gilt auch bei den Kosten: Es hängt vom Lösungsmodell ab. Die folgenden Bandbreiten sind Erfahrungswerte aus Projekten und Evaluationen für ein typisches Schweizer KMU - kein Angebot, aber eine realistische Orientierung.
Spezialisiertes CRM (reines Verkaufswerkzeug)
- Lizenzen: ca. CHF 15.– bis 40.– pro Nutzer/Monat
- Einführung: oft im Selbstausbau möglich; mit Begleitung typisch CHF 2’000.– bis 8’000.–
- Die versteckte Position: Das CRM endet beim Angebot. Offerten, Aufträge und Rechnungen laufen in anderen Systemen - jede Anbindung kostet extra, jede fehlende Anbindung kostet Doppelerfassung im Alltag.
Erweiterte CRM-Suite (Verkauf plus Marketing/Service-Module)
- Lizenzen: ca. CHF 50.– bis 150.– pro Nutzer/Monat, je nach Modulen und Edition
- Einführung: typisch CHF 10’000.– bis 30’000.–, weil mehr Prozesse konfiguriert werden
- Die versteckte Position: Funktionen, die im Verkaufsgespräch beeindrucken, aber nie genutzt werden - man zahlt sie trotzdem jeden Monat.
Integrierte Unternehmensplattform (CRM als Teil eines Gesamtsystems mit Offerten, Aufträgen, Rechnungen)
- Lizenzen: ca. CHF 25.– bis 45.– pro Nutzer/Monat - unabhängig davon, wie viele Bausteine Sie nutzen
- Einführung der CRM- und Verkaufsetappe: typisch CHF 8’000.– bis 25’000.–, je nach Datenlage und Prozessreife
- Die versteckte Position entfällt weitgehend: Schnittstellen zwischen CRM, Offerten und Rechnungen gibt es nicht, weil alles ein System ist. Dafür verdient die Einführung mehr Sorgfalt, weil sie mehr Prozesse berührt.
Für die integrierte Variante können Sie die Lizenzseite selbst durchrechnen: Unser Odoo-Lizenzrechner zeigt die offiziellen Preise für beide Betriebsvarianten in einer Minute.
Ein Rechenbeispiel: 10 Nutzer, erstes Jahr
Damit die Blöcke greifbar werden, ein vereinfachtes Beispiel für ein KMU mit 10 CRM-Nutzern im ersten Jahr (Lizenzen plus Einführung, ohne interne Aufwände):
| Modell | Lizenzen/Jahr | Einführung | Total Jahr 1 |
|---|---|---|---|
| Spezialisiertes CRM | ca. CHF 2’400.– bis 4’800.– | CHF 2’000.– bis 8’000.– | ca. CHF 4’000.– bis 13’000.– |
| Erweiterte Suite | ca. CHF 6’000.– bis 18’000.– | CHF 10’000.– bis 30’000.– | ca. CHF 16’000.– bis 48’000.– |
| Integrierte Plattform | ca. CHF 3’000.– bis 5’400.– | CHF 8’000.– bis 25’000.– | ca. CHF 11’000.– bis 30’000.– |
Wichtig zur Einordnung: Das günstigste erste Jahr ist nicht automatisch die günstigste Entscheidung. Beim spezialisierten CRM kommen Schnittstellen oder Doppelerfassung dazu, sobald Offerten und Rechnungen ins Spiel kommen. Bei der integrierten Plattform kauft man mit der CRM-Etappe das Fundament, auf dem später weitere Bereiche ohne neues System aufbauen.
Entscheidend ist nicht, was ein CRM im ersten Jahr kostet - sondern was Ihr Verkaufsprozess über fünf Jahre kostet, mit und ohne System.
Was die Kosten wirklich treibt
Aus unseren Projekten sind es fünf Faktoren - drei davon haben Sie selbst in der Hand:
- Datenlage: Saubere Kundendaten machen die Migration günstig. Jahrzehnte gewachsene Excel-Listen mit Dubletten machen sie teuer.
- Prozessklarheit: Ist der Verkaufsprozess definiert, wird konfiguriert. Ist er es nicht, wird im Projekt diskutiert - auf Stundenbasis.
- Sonderwünsche: Jede Abweichung vom Standard kostet doppelt - einmal beim Bau, dann bei jedem Update. Standard vor Individualisierung lohnt sich fast immer.
- Anzahl Nutzer: Treibt die Lizenzkosten linear - deshalb ehrlich klären, wer wirklich einen Zugang braucht.
- Schulung: Der Faktor mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis. Hier zu sparen ist die teuerste Entscheidung im ganzen Projekt, denn ein ungenutztes CRM kostet gleich viel wie ein genutztes - liefert aber nichts.
Wo Sie sparen können - und wo nicht
Sparen können Sie: bei ungenutzten Modulen und Editionen, bei Nutzerlizenzen für Personen, die nur mitlesen müssen, bei Sonderanpassungen, die ein Standardprozess genauso gut löst.
Nicht sparen sollten Sie: bei der Prozessklärung vor dem Projekt, bei der Datenbereinigung und bei der Schulung. Diese drei Positionen entscheiden darüber, ob die übrigen Ausgaben Wirkung entfalten.
Was ein CRM dafür im Alltag leistet - und woran Sie erkennen, ob Ihr KMU überhaupt eines braucht - haben wir im Grundlagenbeitrag eingeordnet: Was ein CRM für ein KMU wirklich leistet. Mehr zur Auswahl und Einführung finden Sie in der Themenwelt CRM & Vertrieb; wie wir Verkaufsprozesse konkret umsetzen, zeigt Verkauf & Kundenprozesse.
Weiterführend: Themenwelt CRM & Vertrieb · Lösung CRM. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Was würde ein CRM bei Ihnen kosten?
Im kostenlosen Projekt-Check klären wir Ausgangslage und Anforderungen - und Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung des Kostenrahmens statt einer Standardofferte.
