Welche Reports die Geschäftsleitung wirklich braucht
Ein dreissigseitiger Monatsbericht, der am 20. eintrifft, ist kein Führungsinstrument. Vier Berichte reichen - wenn sie rechtzeitig kommen und eine Frage beantworten.
Reporting in KMU leidet selten an zu wenig Zahlen. Es leidet an drei anderen Dingen: Die Berichte sind zu lang, sie kommen zu spät, und sie beantworten keine Frage - sie stellen Zahlen dar.
Ein Bericht ist dann gut, wenn die Geschäftsleitung nach dem Lesen weiss, worüber sie sprechen muss. Alles andere ist Dokumentation.
Bericht 1: Der Wochenblick, eine Seite
Fünf bis sieben Zahlen, jede Woche am selben Tag, ohne Kommentar: Auftragseingang der Woche, Auftragsbestand in Wochen, Liquidität und tiefster erwarteter Stand, überfällige Forderungen, Auslastung.
Er ersetzt keine Analyse und soll das auch nicht. Sein Zweck ist Frühwarnung - drei der fünf Zahlen bewegen sich, bevor die Erfolgsrechnung reagiert.
Der Aufwand muss bei null liegen. Ein Wochenbericht, den jemand erstellt, wird nach sechs Wochen unregelmässig und nach drei Monaten gar nicht mehr erstellt.
Bericht 2: Der Monatsabschluss, kurz und früh
Erfolgsrechnung gegen Budget, die wichtigsten fünfzehn bis fünfundzwanzig Positionen, mit Vormonat und Vorjahr. Dazu eine halbe Seite Kommentar zu den Abweichungen über der vereinbarten Schwelle.
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Ein Abschluss am 20. des Folgemonats ist Geschichte; einer am 5. ist Steuerung. Der Unterschied liegt fast nie an der Buchhaltung, sondern an Belegen, die zu spät ankommen - warum das so ist, steht in Warum Monatsabschlüsse zu lange dauern.
Was nicht hineingehört: jedes Konto. Ein Bericht mit hundertzwanzig Zeilen wird überflogen, nicht gelesen.
Kurz gesagt: Ein Monatsbericht am 5. mit zwanzig Positionen ist mehr wert als einer am 20. mit hundertzwanzig. Aktualität schlägt Vollständigkeit - immer.
Bericht 3: Die Deckungsbeitragsübersicht, quartalsweise
Deckungsbeitrag je Kunde, je Produktgruppe und je Auftragsart, mit Vergleich zum Vorquartal. Dieser Bericht beantwortet die Frage, wo das Ergebnis entsteht - und er führt zuverlässig zu Entscheidungen: Preise, Kundenauswahl, Sortiment, Fokus im Verkauf.
Quartalsweise reicht, weil sich diese Struktur langsam bewegt und weil die Auswertung sonst zur Routine ohne Konsequenz wird. Welche Grössen dahinterstehen, steht in Die wichtigsten Controlling-Kennzahlen für KMU.
Bericht 4: Die rollende Vorschau, monatlich
Nach vorn statt zurück: erwarteter Umsatz aus Auftragsbestand und Pipeline, geplante Kosten, Liquiditätsvorschau über dreizehn Wochen.
Dieser Bericht fehlt in den meisten KMU vollständig - und er ist derjenige, der Entscheidungen am stärksten verändert. Ein Blick auf die nächsten drei Monate führt zu anderen Gesprächen als ein Blick auf die letzten drei. Wie sich die Liquiditätsseite davon aufbauen lässt, beschreibt Liquiditätsplanung für KMU.
Woran ein nutzloser Bericht erkennbar ist
Niemand fragt nach, wenn er ausbleibt. Der einfachste und härteste Test. Wer ihn nicht besteht, wird eingestellt.
Er enthält keine Vergleichsgrösse. Eine Zahl ohne Plan, Vormonat oder Vorjahr ist nicht interpretierbar. Sie erzeugt Nachfragen statt Antworten.
Er kommt später als die Entscheidung. Ein Bericht, dessen Inhalt beim Erscheinen bereits durch Gespräche bekannt ist, dokumentiert nur noch.
Er wird von Hand zusammengestellt. Nicht per se falsch, aber ein Warnsignal: Handarbeit bedeutet Verzögerung, Fehleranfälligkeit und Abhängigkeit von einer Person.
Wenn niemand nachfragt, sobald ein Bericht ausbleibt, war er nie ein Führungsinstrument. Er war eine Gewohnheit.
Der Empfängerkreis gehört mitgeplant
Ein häufiger Fehler ist, denselben Bericht an alle zu verteilen. Der Verwaltungsrat braucht Quartalszahlen mit Vorschau und Entwicklung, nicht den Wochenblick. Die Bereichsleitung braucht ihre eigenen Zahlen, nicht den Gesamtabschluss.
Faustregel: Jeder Empfänger bekommt die Zahlen, die er beeinflussen kann. Alles andere erzeugt entweder Ohnmacht oder Desinteresse.
Was sich mit Odoo daran ändert
Die drei Probleme aus der Einleitung - zu lang, zu spät, ohne Frage - haben denselben Ursprung: Berichte werden zusammengetragen statt abgerufen. Wer Zahlen aus Buchhaltung, Verkauf, Lager und Zeiterfassung in einer Tabelle zusammenführt, kann das nicht wöchentlich und nicht am 5.
Wenn alle vier Bereiche dieselben Daten benutzen, ist ein Bericht eine gespeicherte Ansicht: einmal definiert, danach jederzeit aktuell. Das verändert vor allem den Takt - der Wochenblick wird möglich, weil er keine Arbeit mehr macht, und der Monatsbericht wird früh, weil nichts mehr abgeschrieben wird.
Ergänzend lassen sich Berichte terminiert versenden und je Empfängerkreis unterschiedlich zuschneiden, sodass die Bereichsleitung ihre Zahlen sieht und die Geschäftsleitung das Gesamtbild. Welche Zahlen im Einzelnen auf den Führungstisch gehören, steht in Welche Finanzkennzahlen jeder Geschäftsführer kennen sollte.
Fazit
Vier Berichte genügen: ein Wochenblick auf einer Seite, ein früher Monatsabschluss mit Budgetvergleich, eine quartalsweise Deckungsbeitragsübersicht und eine monatliche Vorschau nach vorn.
Wer heute mit einem beginnen will, nimmt die Vorschau. Sie fehlt am häufigsten, verändert Gespräche am stärksten - und sie ist der einzige der vier Berichte, der eine Entscheidung noch beeinflussen kann.
Weiterführend: Themenwelt Finanzen & Controlling · Lösung Buchhaltung. Den nächsten Schritt machen Sie mit dem kostenlosen Projekt-Check.
Kommen Ihre Zahlen rechtzeitig?
Im kostenlosen Projekt-Check schauen wir uns Ihr heutiges Reporting an und wo es hakt.
