Wie viele Phasen braucht eine gute Verkaufspipeline?
Drei Phasen sagen nichts, vierzehn pflegt niemand. Die richtige Zahl liegt dazwischen - und lässt sich mit einer einzigen Frage je Phase bestimmen.
Die Frage kommt in jedem CRM-Projekt, und sie wird meist mit einer Zahl beantwortet, die aus einer Vorlage stammt. Dabei gibt es eine einfache Regel, mit der sich die richtige Anzahl selbst bestimmen lässt.
Eine Phase ist berechtigt, wenn der Wechsel dorthin eine andere Handlung auslöst. Wenn nach dem Wechsel dasselbe passiert wie vorher, ist die Phase überflüssig.
Warum zu wenige Phasen nicht funktionieren
Mit drei Phasen - offen, Angebot, gewonnen - lässt sich nichts steuern. Alles Wichtige passiert in “offen”: Qualifizierung, Bedarfsklärung, Termine, Rückfragen. Die Pipeline zeigt eine grosse Menge undifferenzierter Vorgänge und sagt weder, wie weit sie sind, noch was als Nächstes zu tun ist.
Der praktische Nachteil: Eine Prognose ist unmöglich. Wenn achtzig Chancen in “offen” liegen, weiss niemand, ob davon fünf oder fünfzig abschliessen.
Warum zu viele Phasen auch nicht funktionieren
Bei zwölf oder vierzehn Phasen tritt ein anderes Problem auf: Die Pflege wird zur Belastung, und die Übergänge werden unscharf. Wo der Unterschied zwischen “Bedarf ermittelt” und “Lösung skizziert” nicht in einem Satz erklärbar ist, verschieben zwei Verkäufer dieselbe Chance unterschiedlich - und die Auswertung ist wertlos.
Zusätzlich entsteht ein Verhaltenseffekt: Wo viele kleine Schritte dokumentiert werden müssen, wird nachgetragen statt gepflegt. Die Pipeline zeigt dann den Stand von letzter Woche.
Kurz gesagt: Eine Phase ist berechtigt, wenn ihr Erreichen eine andere Handlung auslöst und sich die Abschlusswahrscheinlichkeit spürbar ändert. Fünf bis sieben Phasen erfüllen das in den meisten KMU - alles darüber wird nachgetragen statt gepflegt.
Die Grössenordnung, die funktioniert
Fünf bis sieben Phasen decken den Verkaufsprozess der meisten Schweizer KMU ab. Eine bewährte Aufteilung:
- Neu - erfasst, noch nicht bewertet
- Qualifiziert - Bedarf und Zuständigkeit geklärt
- Bedarf verstanden - man weiss, worum es geht und was es kosten darf
- Angebot - etwas Konkretes liegt vor
- Verhandlung - über Preis oder Umfang wird gesprochen
- Gewonnen oder Verloren
Wer einen mehrstufigen Verkauf hat - etwa mit Vorführung oder Testphase -, ergänzt eine Phase. Wer sehr kurze Verkaufszyklen hat, kommt mit vier aus.
Drei Fragen zur Prüfung einer Phase
Für jede bestehende oder geplante Phase:
- Gibt es ein überprüfbares Eintrittskriterium? Wenn nicht, ist die Phase Auslegungssache.
- Löst der Wechsel eine andere Handlung aus? Wenn nach dem Wechsel dasselbe passiert, kann sie mit der Nachbarphase verschmelzen.
- Ändert sich die Abschlusswahrscheinlichkeit spürbar? Zwei Phasen mit derselben Wahrscheinlichkeit sind eine Phase.
Zwei Phasen mit derselben Abschlusswahrscheinlichkeit sind in Wirklichkeit eine Phase.
Woran man sieht, dass die Aufteilung nicht stimmt
Zwei Muster in den eigenen Zahlen verraten es:
Eine Phase staut sich. Wenn siebzig Prozent der Chancen in derselben Phase stehen, ist sie zu breit - dort passieren mehrere unterschiedliche Dinge, die getrennt gehören.
Eine Phase ist immer leer. Dann wird sie übersprungen, weil sie im echten Ablauf nicht vorkommt. Sie gehört gestrichen.
Beide Auswertungen liefert jedes CRM ohne Zusatzaufwand, und beide sind aussagekräftiger als jede Diskussion über die richtige Zahl.
So sieht das in Odoo aus
Phasen sind in Odoo frei definierbar, mit hinterlegter Abschlusswahrscheinlichkeit je Phase - daraus entsteht die gewichtete Prognose. Wichtiger für den Alltag: Die Pipeline ist eine Arbeitsansicht, in der sich Chancen per Zug verschieben lassen, nicht ein Formular mit Auswahlfeld.
Und weil sich die Verweildauer je Phase auswerten lässt, ist die Prüfung oben keine Schätzung: Man sieht, wo sich Chancen stauen und welche Phase leer bleibt. Die Kennzahlen, die sich daraus ableiten lassen, stehen in Verkaufskennzahlen und Forecast.
Fazit
Fünf bis sieben Phasen sind für die meisten KMU richtig. Entscheidend ist aber nicht die Zahl, sondern die Prüfung je Phase: überprüfbares Kriterium, andere Handlung, andere Wahrscheinlichkeit.
Wo eine Phase diese drei Fragen nicht besteht, gehört sie zusammengelegt oder gestrichen. Und wenn sich Chancen in einer Phase stauen, ist das kein Verkaufsproblem, sondern ein Zuschnittproblem.
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